Títulos, parcelas e baixas: o dia a dia do contas a pagar e a receber

É o trabalho mais frequente do financeiro: registrar o que a empresa deve, o que tem a receber, e marcar o que foi pago. Este guia cobre o fluxo completo, incluindo a parte que raramente está escrita em lugar nenhum: como desfazer quando entra errado.

Antes de começar

Você precisa de três coisas prontas, e as três só se fazem uma vez:

• as contas da empresa cadastradas, com saldo inicial;
• o plano de contas montado, com natureza definida;
• o cliente ou fornecedor no cadastro do Hub.

Esse terceiro item merece uma frase: o cliente que o comercial fechou é o mesmo que o financeiro cobra, cadastrado uma vez só. Se você criar o cadastro de novo aqui, a empresa passa a ter duas versões da mesma pessoa e nenhum relatório fecha.

O vocabulário, em três palavras

Um título de doze mil reais em três vezes é um título e três parcelas. O status anda por parcela, não pelo título: você pode ter a primeira paga, a segunda vencida e a terceira pendente ao mesmo tempo.

Lance um título

1. Na Tesouraria, escolha contas a pagar ou a receber.
2. Informe o cliente ou fornecedor, buscando no cadastro que já existe.
3. Informe o valor total e a descrição.
4. Escolha a categoria do plano de contas, e o centro de custo se você usa.
5. Defina as parcelas: quantas e com que vencimentos.
6. Se a despesa serve a mais de uma área, use o rateio por porcentagem.
7. Salve.

O título nasce com as parcelas em aberto, e o status de cada uma caminha sozinho: pendente até o vencimento, vencida depois dele, parcial quando recebe parte, paga quando quita.

Dê baixa

1. Abra o título e escolha a parcela.
2. Registre a baixa com a data em que o dinheiro se moveu, não a data de hoje.
3. Escolha a conta que pagou ou recebeu.
4. Informe a forma de pagamento.
5. Confirme.

O saldo da conta se ajusta na hora.

A data da baixa é a data real. Parece detalhe e não é: é ela que coloca o valor no mês certo do relatório. Uma baixa lançada com a data de hoje para um pagamento de semana passada joga o valor para o mês errado, e o fechamento sai torto.

Baixa parcial

Recebeu parte? Informe o valor que entrou, não o valor do título. A parcela fica com status parcial, e o restante continua em aberto.

É onde a conferência de saldo mais escorrega: quem soma só o que está marcado como pago deixa de fora o que entrou parcialmente, e conclui que está faltando dinheiro que na verdade está lá.

Lance em ordem cronológica

Se você está registrando histórico, e não o movimento de hoje, lance do mais antigo para o mais recente.

O motivo é o saldo. Cada baixa mexe no saldo da conta, e conta do tipo caixa não aceita ficar negativa. Em ordem cronológica, o saldo caminha como caminhou na vida real, e cada baixa encontra o saldo que existia na época. Fora de ordem, você bate em recusa sem entender por quê.

Se a recusa aparecer mesmo em ordem cronológica, o problema é o tipo da conta: uma conta que já ficou negativa na vida real precisa ser do tipo banco, não caixa.

Desfazer, na ordem certa

A Tesouraria é reversível, o que é uma boa notícia. Mas cada situação tem um caminho, e a ordem importa.

Duas armadilhas de ordem, que valem decorar:

Título cancelado não pode ser excluído. A exclusão é recusada enquanto ele estiver cancelado. Descancele, depois exclua.

Estornar antes de recriar pode travar. Numa conta que não aceita saldo negativo, estornar um recebimento tira o dinheiro que a operação seguinte precisava. Nesses casos, inverta a ordem: crie o registro novo primeiro, remova o antigo depois.

Corrigir competência é seguro. Mudar o mês de competência de um título não mexe no status nem na baixa. Se o valor está certo e só o mês está errado, é a correção mais barata que existe.

Um hábito que economiza horas

Ao lançar histórico ou volume, escreva na descrição ou observação de cada título uma referência à origem: o número da nota, o identificador do sistema anterior, o que for único.

Parece burocracia e é a coisa mais útil do processo. Serve para três coisas: conferir um a um depois, achar o registro quando você não souber se lançou, e responder ao cliente quando ele perguntar de onde veio um número.

Sem essa referência, a pergunta “eu já lancei este?” só se responde contando na mão.

Como saber que deu certo

• O saldo de cada conta bate com o extrato do banco na data.
• Nenhum título duplicado, verificado pela referência de origem.
• Cada baixa com a data real do movimento.
• Os valores parciais contabilizados na conferência.
• O fluxo de caixa do mês mostra os valores nos meses certos.

Problemas comuns

Próximo passo

• Parcela vencida vira cobrança: deixe o Hub abrir a tarefa de cobrança no dia do vencimento, com dono e prazo.
• Resultados Econômico-Financeiros: onde esses lançamentos viram o fluxo de caixa do gestor.
• Plano de contas e centro de custo: o que dá sentido à classificação de cada título.