Admissão e desligamento como processo, não como aviso

Admitir e desligar alguém não é um evento, é um processo com várias etapas e gente diferente envolvida. No Departamento Pessoal cada pessoa caminha por um funil, e o quadro de Processos mostra em que ponto ela está. Vale usar quando hoje a admissão é um aviso no grupo e a checagem de pendência depende de alguém lembrar. O problema que isso evita é a etapa esquecida: documento que ninguém pediu, acesso que ninguém revogou.

O Hub já vem com dois funis prontos: admissão e desligamento.

Antes de começar

• Acesso ao app Departamento Pessoal. No menu, Admissão fica no grupo Pessoas e o quadro fica em Processos. Os cadastros que sustentam o processo, Funis e etapas e Motivos de desligamento, moram em Configurações, porque são coisas que um gestor ajusta de vez em quando e não todo dia.
• Permissões distintas por tela: Admissão exige permissão de criar colaborador, Motivos de desligamento exige a de atualizar, e Processos exige duas ao mesmo tempo (ler processos e ler funis). Sem elas o item não aparece no menu, e dentro de Configurações cada cadastro aparece conforme a permissão dele.
• Para desligamento, os Motivos de desligamento precisam estar cadastrados.
• Cada pessoa tem um processo aberto por funil ao mesmo tempo. Se já existe uma admissão em andamento, conclua ou cancele antes de abrir outra.

Admitir uma pessoa

1. No grupo Pessoas do menu, abra Admissão.
2. No campo Pessoa, clique em Selecione o contato…, busque e escolha a pessoa.
3. Confira o Tipo de contrato e escolha o Cargo, o Departamento e o Gestor direto.
4. Escolha a Modalidade e informe a data de Início do vínculo.
5. Clique em Admitir colaborador. A ficha da pessoa abre em seguida, já como ativa.

Abra o processo no quadro

A admissão cria o vínculo. O processo, que conduz a pessoa pelas etapas, é aberto no quadro de Processos.

1. No grupo Processos do menu, abra Processos. O quadro mostra um funil por vez.
2. No seletor de funil, no alto do quadro, escolha o funil de admissão. Se as etapas dele ainda não estão do jeito do time, ajuste em Configurações > Funis e etapas. Veja configurar os funis do Departamento Pessoal.
3. Clique em Novo processo. O processo entra no funil aberto, na etapa inicial dele.
4. Em Colaborador, busque e escolha a pessoa que você acabou de admitir.
5. Clique em Abrir processo. O card da pessoa aparece na primeira etapa do funil.

Conduza o processo pelas etapas

Cada etapa pode ter suas próprias tarefas ligadas ao processo. Elas são o checklist daquela fase: pedir documento, criar acesso, preparar equipamento. A sofisticação está no funil, não na tarefa: a tarefa só precisa estar feita ou não.

1. No card da pessoa, clique em Tarefas. Ali ficam o checklist da etapa e os dados do processo.
2. Marque cada tarefa quando ela ficar pronta.
3. Arraste o card para a etapa seguinte quando a etapa se cumprir.

Cadastrar os motivos de desligamento

Antes de conduzir a primeira saída, padronize os motivos. Sem isso, cada pessoa escreve o motivo do seu jeito e a informação não serve para nada depois.

1. Abra Configurações e, em Seu funil de processos, abra Motivos de desligamento. Clique em Novo motivo.
2. Em Descrição, dê um nome objetivo, como Pedido de demissão. Escreva de um jeito que evite dois motivos parecidos sendo usados como sinônimo.
3. Escolha o Tipo: Voluntário ou Involuntário.
4. Deixe Ativo ligado e clique em Salvar. O motivo entra na lista como Ativo.

O motivo tem um estado Ativo ou Inativo. Atenção a um detalhe de hoje: marcar como Inativo não tira o motivo da lista no momento de registrar o desligamento, ele continua aparecendo para escolha. Trate o estado como sinalização para o time, não como um filtro, e combine internamente quais motivos ainda valem.

Conduzir um desligamento

O desligamento segue a mesma lógica da admissão: a pessoa entra no funil de desligamento e caminha pelas etapas, com o motivo registrado e as tarefas de cada fase.

1. No seletor de funil, escolha o funil de desligamento e ache o card da pessoa.
2. Abra o card em Tarefas e confira as pendências: as tarefas feitas e os documentos do processo no lugar. Para concluir, o processo precisa do termo de rescisão assinado e do exame demissional (ASO).
3. Arraste o card para a etapa que conclui o processo.
4. Na janela Concluir rescisão, informe a Data do desligamento e escolha o Motivo. O Tipo vem do motivo.
5. Clique em Continuar. O Hub confere o que muda no acesso da pessoa ao Hub e, se ela cuidava de algo, pergunta quem assume.
6. Clique em Confirmar desligamento.

Algumas etapas são terminais, ou seja, encerram o processo. No desligamento, chegar à etapa terminal aplica a saída no cadastro da pessoa, junto com os dados do desligamento, tudo na mesma operação. Por isso confira as pendências antes de mover: etapa terminal não é só uma coluna a mais no quadro.

Na admissão o comportamento é diferente, e vale saber para não estranhar: a pessoa já entra ativa quando é admitida, então concluir o funil de admissão não muda o cadastro. O funil serve para conduzir e enxergar o que falta, não para ativar a pessoa no fim. A exceção é a readmissão: quando a pessoa estava desligada, concluir o funil de admissão abre a janela Concluir readmissão, que pede a data de início do novo vínculo.

Como saber que deu certo

Na admissão, a confirmação é a ficha abrir com a pessoa ativa e, depois, o card dela aparecer no quadro, na etapa em que você o colocou. No desligamento, é o processo encerrado e o cadastro da pessoa refletindo a saída, com o motivo registrado. Se a pessoa continua como ativa depois de você concluir, o processo não chegou à etapa terminal.

Problemas comuns

Próximo passo

Para o resto do Departamento Pessoal, veja Departamento Pessoal. Para o começo da pessoa depois da admissão, veja Onboarding de colaborador. Para o acompanhamento contínuo, veja PDI, 1:1 e feedback.