Criar e acompanhar uma tarefa

Use uma tarefa quando uma demanda precisa ganhar um responsável, um prazo e um lugar no fluxo. Isso evita que um pedido importante continue preso em uma conversa ou dependa da memória de quem o recebeu.

Neste guia, você vai criar uma tarefa dentro de um pipeline, acompanhar o avanço pelo Quadro e confirmar que a entrega chegou à etapa certa.

O exemplo continua o onboarding do Cliente Horizonte: Ana organiza a entrega no pipeline da Empresa Aurora e Bruno fica responsável por preparar o kickoff.

Antes de começar

Você precisa de permissão para criar tarefas. Para acompanhar a entrega em um fluxo, também precisa de um pipeline com etapas configuradas.

Antes de abrir o formulário, responda quatro perguntas:

1. Qual entrega precisa ficar pronta?
2. Quem conduz essa entrega?
3. Quando ela precisa terminar?
4. A qual cliente, empresa ou processo ela pertence?

Se ainda não existe um pipeline, comece por Tarefas: organize o trabalho do time.

Crie a tarefa

1. No topo do app, clique em Nova.
2. Em Nome da tarefa, escreva uma ação e o objeto da entrega. No exemplo, Ana usa Preparar kickoff do Cliente Horizonte, que é mais claro do que “Kickoff Horizonte”.
3. Em Localização, escolha o Pipeline em que o trabalho será acompanhado. Neste caso, Onboarding de clientes.
4. Em Etapa, selecione o ponto em que a tarefa começa. Ana escolhe A fazer.
5. Em Responsáveis, escolha quem conduz a entrega. Ana atribui a tarefa a Bruno. A tarefa pode ter mais de uma pessoa, mas deve estar claro quem acompanha o avanço.
6. Em Datas, informe o início quando ele for importante e sempre registre o vencimento de uma entrega com prazo.
7. Use Clientes e Empresas quando a tarefa estiver ligada a um atendimento, contrato ou projeto. Ana vincula o Cliente Horizonte para que Bruno encontre o contexto sem procurar em outro lugar.
8. Se ajudar na priorização, preencha Prioridade, Tempo estimado e Tags.
9. Clique em Criar tarefa. Você também pode usar Ctrl + Enter ou ⌘ + Enter.

O Hub mostra a mensagem Tarefa criada! quando o registro foi concluído.

Se você fechar o formulário antes de criar, o rascunho fica fixado na parte inferior da tela. Clique nele para continuar de onde parou ou exclua o rascunho se a demanda não for mais necessária.

Complete o contexto da entrega

Depois de criar, clique na tarefa para abrir os detalhes. Registre somente o que ajuda o trabalho a avançar:

• descreva o resultado esperado e os critérios importantes;
• transforme partes menores em checklist ou subtarefas;
• anexe arquivos que serão usados na execução;
• use comentários para decisões e atualizações;
• adicione observadores quando outras pessoas precisarem acompanhar as mudanças;
• relacione tarefas quando uma entrega depender de outra.

Uma descrição útil explica o que precisa ficar pronto. Ela não precisa repetir o nome da tarefa nem narrar todo o histórico da demanda.

Acompanhe pelo Quadro

1. Abra o pipeline da tarefa.
2. Selecione a visualização Quadro.
3. Localize o card na etapa escolhida durante a criação.
4. Quando o trabalho mudar de estado, arraste o card para a etapa seguinte.
5. Abra o card para atualizar responsável, datas, prioridade ou qualquer informação necessária.

Algumas etapas podem exigir campos obrigatórios. Se faltar uma informação, o Hub bloqueia a mudança e informa quais campos precisam ser preenchidos. Complete os campos indicados e mova a tarefa novamente.

Você também pode usar:

• Lista para comparar campos e revisar muitas tarefas;
• Calendário para acompanhar entregas pelas datas;
• Atribuídas a mim para ver o que está sob sua responsabilidade;
• Hoje e atrasadas para priorizar o que pede atenção agora.

Como saber que deu certo

A tarefa foi criada e está pronta para acompanhamento quando:

• aparece no pipeline e na etapa esperados;
• mostra pelo menos uma pessoa responsável quando a entrega pertence ao time;
• tem vencimento quando existe um compromisso de data;
• abre com o contexto necessário para outra pessoa entender o resultado;
• muda de etapa sem perder responsáveis, datas ou vínculos.

Quando chegar a uma etapa do tipo concluída, a tarefa deixa de aparecer entre os trabalhos abertos.

Problemas comuns

Próximos passos

• Registrar e revisar horas de trabalho: acompanhe o esforço real da entrega.
• Fazer solicitações virarem tarefas: reduza o cadastro manual de demandas recorrentes.
• Tarefas: organize o trabalho do time: revise a estrutura de Spaces, pipelines e etapas.