Criar e acompanhar uma tarefa

Use uma tarefa quando uma demanda precisa ganhar um responsável, um prazo e um lugar no fluxo. Isso evita que um pedido importante continue preso em uma conversa ou dependa da memória de quem o recebeu.

Neste guia, você vai criar uma tarefa dentro de um pipeline, acompanhar o avanço pelo Quadro e confirmar que a entrega chegou à etapa certa.

O exemplo continua o onboarding do Cliente Horizonte: Ana organiza a entrega no pipeline da Empresa Aurora e Bruno fica responsável por preparar o kickoff.

Antes de começar

Você precisa de permissão para criar tarefas. Para acompanhar a entrega em um fluxo, também precisa de um pipeline com etapas configuradas.

Antes de abrir o formulário, responda quatro perguntas:

1. Qual entrega precisa ficar pronta?
2. Quem conduz essa entrega?
3. Quando ela precisa terminar?
4. A qual cliente, empresa ou processo ela pertence?

Se ainda não existe um pipeline, comece por Tarefas: organize o trabalho do time.

Crie a tarefa

1. No topo do app, clique em Nova. O botão Nova tarefa, no fim da barra do pipeline, abre o mesmo formulário.
2. Em Nome da tarefa, escreva uma ação e o objeto da entrega. No exemplo, Ana usa Preparar kickoff do Cliente Horizonte, que é mais claro do que “Kickoff Horizonte”.
3. Em Localização, escolha o Pipeline em que o trabalho será acompanhado. Neste caso, Onboarding de clientes.
4. Em Etapa, selecione o ponto em que a tarefa começa. Ana escolhe A fazer.

Defina dono e prazo e crie

5. Em Responsáveis, escolha quem conduz a entrega. Ana atribui a tarefa a Bruno. A tarefa pode ter mais de uma pessoa, mas deve estar claro quem acompanha o avanço.
6. Em Datas, informe o Início quando ele for importante e sempre registre a Entrega de uma tarefa com prazo.
7. Use Clientes (contatos) e Empresas quando a tarefa estiver ligada a um atendimento, contrato ou projeto. Ana vincula o Cliente Horizonte em Empresas para que Bruno encontre o contexto sem procurar em outro lugar.
8. Se ajudar na priorização, preencha Prioridade, Tempo estimado e Tags.
9. Clique em Criar tarefa. Você também pode usar Ctrl + Enter ou ⌘ + Enter.

O Hub mostra a mensagem Tarefa criada! quando o registro foi concluído.

Se você fechar o formulário antes de criar, o rascunho fica fixado na parte inferior da tela. Clique nele para continuar de onde parou ou exclua o rascunho se a demanda não for mais necessária.

Complete o contexto da entrega

Depois de criar, clique na tarefa para abrir os detalhes. Registre somente o que ajuda o trabalho a avançar:

• descreva o resultado esperado e os critérios importantes;
• transforme partes menores em itens com Criar checklist ou em tarefas próprias com Adicionar subtarefa;
• anexe os arquivos que serão usados na execução com Anexar arquivo, Do computador ou Do Drive;
• use comentários para decisões e atualizações. Eles ficam na coluna Atividade, junto do histórico da tarefa. Uma lista colada no comentário, como a ata de uma reunião, mantém os tópicos juntos;
• cole prints na descrição ou no comentário quando a imagem explicar melhor. Clique na imagem para vê-la ampliada; clicar no texto da descrição continua editando;
• adicione observadores em Observadores, no botão Adicionar, quando outras pessoas precisarem acompanhar as mudanças;
• relacione tarefas com Vincular dependência quando uma entrega depender de outra.

Uma descrição útil explica o que precisa ficar pronto. Ela não precisa repetir o nome da tarefa nem narrar todo o histórico da demanda.

Acompanhe pelo Quadro

1. Abra o pipeline da tarefa.
2. Selecione a visualização Quadro.
3. Localize o card na etapa escolhida durante a criação.
4. Quando o trabalho mudar de estado, arraste o card para a etapa seguinte.
5. Abra o card para atualizar responsável, datas, prioridade ou qualquer informação necessária.

Algumas etapas podem exigir campos obrigatórios. Se faltar uma informação, o Hub bloqueia a mudança e informa quais campos precisam ser preenchidos. Complete os campos indicados e mova a tarefa novamente.

Você também pode usar:

• Lista para comparar campos e revisar muitas tarefas;
• Calendário para acompanhar entregas pelas datas;
• Atribuídas a mim para ver o que está sob sua responsabilidade;
• Hoje e atrasadas para priorizar o que pede atenção agora.

Use a barra acima do quadro

No computador, a barra do pipeline separa o que muda a exibição do que filtra o trabalho:

• À esquerda, a exibição: o agrupamento (por Etapa, Responsável, Prioridade, Prazo e outros), Ordenar na Lista, Expandir tudo ou Recolher tudo, Exibir subtarefas e Colunas.
• À direita, os filtros: Filtros, Prioridade, Ocultar concluídas, Responsáveis, Apenas minhas, Buscar, Gerenciar etapas e Personalizar visualização. Nova tarefa fica no fim.

Colunas, Gerenciar etapas e Personalizar visualização só aparecem para quem pode alterar a visualização ou o pipeline. Quando a janela é estreita, os filtros da direita se recolhem no botão Filtros. No celular, a barra continua compacta.

Os filtros valem também para o Calendário: ele mostra só as tarefas que a barra deixa passar. Numa pasta, o calendário não mistura tarefas de pipelines de outra pasta.

Abra a tarefa pelo aviso

Quando alguém atribui uma tarefa a você ou ela se aproxima do prazo, o aviso chega no sino do Hub. Clique nele para abrir o pipeline da tarefa com o detalhe já aberto.

• Se a tarefa foi para a lixeira, o Hub avisa A tarefa está na lixeira. e abre a lixeira.
• Se você não tem mais acesso, o Hub avisa A tarefa não existe ou você não tem acesso a ela.
• Quando a tarefa vai para a lixeira, é arquivada ou excluída, os avisos dela saem do sino. Quando ela é concluída, saem só os lembretes de prazo.

Como saber que deu certo

A tarefa foi criada e está pronta para acompanhamento quando:

• aparece no pipeline e na etapa esperados;
• mostra pelo menos uma pessoa responsável quando a entrega pertence ao time;
• tem data de entrega quando existe um compromisso de data;
• abre com o contexto necessário para outra pessoa entender o resultado;
• muda de etapa sem perder responsáveis, datas ou vínculos.

Quando chegar a uma etapa do tipo concluída, a tarefa deixa de aparecer entre os trabalhos abertos.

Problemas comuns

Próximos passos

• Registrar e revisar horas de trabalho: acompanhe o esforço real da entrega.
• Fazer solicitações virarem tarefas: reduza o cadastro manual de demandas recorrentes.
• Tarefas: organize o trabalho do time: revise a estrutura de Spaces, pipelines e etapas.