Plano de contas e centro de custo: dar sentido aos números

O plano de contas é o que transforma uma lista de lançamentos em informação. Sem ele, você sabe quanto entrou e quanto saiu. Com ele, você sabe de onde entrou e no que saiu, e aí dá para decidir alguma coisa. No Hub, o plano de contas aparece como Categorias.

Este é o único ajuste do financeiro em que o erro passa em silêncio: um lançamento classificado na categoria errada não gera aviso, não desequilibra saldo nenhum, e aparece dois meses depois como um número estranho no relatório. Vale fazer com calma.

Antes de começar

O Hub já entrega um plano de contas padrão junto com a sua organização. Você não parte do zero: parte de uma estrutura pronta, e a ajusta ao seu negócio.

Então o trabalho não é criar cento e cinquenta contas. É percorrer as que existem, renomear as que sua empresa chama de outro nome, criar as que faltam e ignorar as que você não usa.

As duas perguntas que o plano responde

Separar isso resolve metade das dúvidas de classificação:

Aluguel é uma categoria. O setor que ocupa a sala é um centro de custo. A mesma categoria de aluguel serve a vários centros de custo, e é assim que deve ser.

Quem tenta responder as duas perguntas com o plano de contas acaba com categorias como “Aluguel do comercial” e “Aluguel do operacional”, e perde a capacidade de saber quanto a empresa gasta de aluguel no total.

Monte as Categorias

1. Na Tesouraria, abra as Categorias.
2. Percorra a estrutura padrão e compare com o que a sua empresa usa hoje.
3. Renomeie a conta padrão quando a sua empresa chama aquilo de outro nome.
4. Crie as contas que faltam, no nível certo da árvore.
5. Defina a natureza de cada uma: entrada ou saída.
6. Deixe quieto o que você não usa. Conta sem movimento não incomoda o relatório.

São até três níveis. Os dois primeiros organizam, o terceiro é onde o lançamento acontece de verdade.

Prefira renomear a criar. Se a sua empresa tem uma conta que o padrão não previu, e existe no padrão uma conta que você nunca vai usar, renomear a do padrão é melhor: aproveita o código, não deixa conta órfã na árvore, e é reversível.

O que não muda depois

Renomear é livre. Mas o nível, o tipo e o lugar da conta na árvore não se alteram depois que ela existe. Se uma conta precisa mudar de lugar, o caminho é criar no lugar certo.

Por isso vale pensar a árvore antes de sair criando: o nome se conserta, a posição não.

Natureza da conta

Toda categoria precisa saber se é entrada ou saída. Categoria sem natureza definida não classifica, e o lançamento fica de fora do relatório sem nenhum aviso.

Se você criou uma categoria e o valor dela não aparece no fluxo de caixa, comece verificando isso.

Centros de custo

Se você quer saber quanto custa cada setor, projeto ou unidade, os centros de custo são o caminho. Eles são independentes do plano de contas, e é o cruzamento dos dois que responde às perguntas boas.

O Hub já entrega centros de custo padrão junto com a organização, e você ajusta como fez com as categorias.

Um caso que vale nomear: despesa pessoal de sócio. Ela costuma aparecer como categoria dentro do plano de contas da empresa, misturando pessoa física com jurídica. O lugar dela é centro de custo, não categoria. Assim o plano de contas continua sendo o retrato do negócio, e você ainda consegue isolar quanto saiu por essa via.

Rateio: uma despesa, várias áreas

Quando um gasto serve a mais de uma área, você não precisa escolher uma nem partir a nota em vários lançamentos. O Hub permite ratear a despesa por porcentagem entre categorias.

Um exemplo: a conta de internet do escritório atende comercial e operação. Em vez de lançar tudo num centro de custo e distorcer os dois, você lança uma vez e distribui a porcentagem.

Duas notas práticas:

• as porcentagens precisam somar o total do lançamento;
• rateio recorrente vale ser combinado com quem lê o relatório, para o critério não mudar de mês para mês.

O cuidado ao trazer um plano de contas de outro sistema

Se a sua empresa vem de outro sistema e você quer preservar a estrutura que já conhece, existe uma armadilha específica.

Case as contas pelo nome, não pelo código. O código é frágil: quem inseriu uma conta no meio da estrutura ao longo dos anos empurrou todas as seguintes um número para frente. O resultado é que o mesmo código existe nos dois lugares apontando para coisas diferentes, e a classificação sai errada em silêncio.

Pelo nome, a correspondência é quase toda direta. Normalize acento, maiúscula e pontuação antes de comparar, e o que sobrar de dúvida é pouco e resolve-se olhando.

Como saber que deu certo

• Cada categoria que você usa existe, no nível certo, com natureza definida.
• Nenhuma categoria repete a mesma coisa com nome diferente.
• Você não tem categorias que misturam o que foi gasto com onde foi gasto.
• Centros de custo criados, se você acompanha por setor ou projeto.
• Um lançamento de teste classificado aparece no fluxo de caixa onde você esperava.

Esse último item é a conferência que vale mais: lance um valor, olhe o relatório, confirme que ele apareceu no lugar certo. É rápido e resolve a dúvida antes de virar um mês de lançamentos torto.

Problemas comuns

Próximo passo

• Títulos, parcelas e baixas: o lançamento que vai usar essas categorias todo dia.
• Resultados Econômico-Financeiros: onde a estrutura que você montou vira o fluxo de caixa do gestor.
• Do lançamento ao fechamento do mês: o caso completo, da operação ao relatório pronto.