Brain: o conhecimento da empresa em um lugar só

O Brain é a base de conhecimento do Hub: o lugar onde o que a sua empresa sabe (processos, políticas, decisões, notas de reunião) mora uma vez só e fica pesquisável. É também o que dá memória à IA: o Marvin consulta o Brain para responder e agir com o contexto do seu negócio, e toda mudança que a IA sugere passa pela sua aprovação antes de valer.

O que é e quando usar

O Brain organiza o conhecimento em cofres: contêineres por área ou propósito (a empresa, o comercial, a diretoria), cada um com o próprio controle de acesso. Dentro de cada cofre, o conteúdo vive em páginas numa árvore de pastas. Uma página pode ser uma nota (texto num editor de blocos), uma pasta (que agrupa outras páginas) ou um canvas (um quadro visual livre). As páginas se conectam por links entre si, ganham tags e podem ser vinculadas a contatos e empresas do cadastro. Quanto mais conectado o conhecimento, mais fácil de achar: para as pessoas e para a IA.

O que o Brain entrega hoje:

• Cofres por área ou propósito, cada um com nome, ícone e a instrução “o que deve ser salvo aqui”, que orienta as pessoas e o próprio Marvin na hora de arquivar.
• Acesso por cofre: público (todos no Brain consultam) ou privado (só os membros listados), com papéis por pessoa (visualizador, editor, proprietário).
• Mover páginas entre cofres, uma a uma ou em massa, com aviso quando o destino é mais aberto que a origem.
• Páginas de três tipos (nota, pasta e canvas) numa árvore hierárquica, com título, ícone, cores, reordenação por arrastar e soltar e arquivamento.
• Arquivadas e Lixeira separadas: a página arquivada sai da árvore e fica guardada sem prazo; a Lixeira reúne o que foi excluído, para restaurar ou excluir de vez, com retenção configurável (apagar após um prazo ou nunca).
• Links entre páginas, backlinks (quem aponta para esta página), visão de grafo, lista de páginas órfãs e de links que ainda não viraram página.
• Busca por texto e busca por significado (semântica), sempre respeitando o que cada pessoa pode ver.
• Tags (com renomear, mesclar e excluir) e vínculos de páginas com contatos, empresas e usuários, com filtro por vínculo.
• Anexos por página, com o conteúdo pesquisável: texto de PDFs, transcrição de áudio e vídeo, OCR e legenda de imagens, sempre respeitando a permissão da página.
• Operações em massa: mover, arquivar ou excluir várias páginas de uma vez.
• Curadoria: mudanças propostas pela IA caem numa Caixa de entrada para você aprovar, editar antes de aprovar (Editar e aprovar) ou rejeitar, com histórico de quem mudou o quê.
• Governança: papéis dentro do app, visibilidade e membros por cofre e por página, e auto-aprovação opcional por pessoa (Publicar direto).

Conceitos e acesso

Acesso. O Brain abre pelo menu de aplicativos, no topo do Hub (busque por Brain). O administrador da sua organização libera o app e define os papéis de cada pessoa no Brain. A partir daí, o acesso se controla por cofre: um cofre pode ser público (todos no Brain consultam) ou privado (só os membros listados), e cada membro tem um papel (visualizador consulta, editor edita, proprietário edita e gerencia o acesso). Cofres novos nascem privados. Cada página ainda pode ter visibilidade e membros próprios; a busca e a IA só devolvem o que cada pessoa tem permissão de ler. Se você não encontra uma página que sabe que existe, verifique o acesso com quem é proprietário do cofre.

Cofres: o conhecimento por área, com o acesso certo

O cofre resolve o problema de toda base de conhecimento que cresce: nem tudo é para todo mundo. A política de férias é pública; a estratégia de preços é da diretoria. Em vez de controlar página por página, você organiza por cofre:

1. Crie um cofre por área ou propósito. Dê um nome, um ícone e escreva a instrução “o que deve ser salvo aqui”. Ela não é decorativa: orienta o time e é o que o Marvin usa para escolher o destino certo quando arquiva conhecimento por você.
2. Defina quem entra. Cofre público, todos consultam. Cofre privado, só quem você listar, cada um com o seu papel (visualizador, editor ou proprietário).
3. Mova sem medo. Páginas mudam de cofre (uma ou várias de uma vez), e o Brain avisa quando o destino é mais aberto que a origem, para nenhum conteúdo sensível vazar por engano.

Os cofres que a empresa já tem ao começar (como o do contexto da empresa) são fixos: não podem ser renomeados nem arquivados, porque outros apps e o Marvin dependem deles. E um cofre personalizado só pode ser arquivado vazio: mova ou arquive as páginas antes.

Configurações e Lixeira

Quem tem a permissão de configurar o Brain abre Configurações, na barra de ícones à esquerda. Ali fica a retenção da Lixeira: em Apagar páginas da lixeira após, escolha o prazo em dias (o padrão é 30, entre 1 e 3.650), ou ligue Nunca apagar, se preferir guardar para sempre.

A auto-aprovação não fica nas Configurações: ela é ligada pessoa por pessoa, em Gerenciar acesso do cofre (ou em Compartilhar, numa página com acesso próprio), na escolha Publicar direto. Toda decisão automática fica registrada na atividade, com o selo auto-aprovada, e é reversível. O passo a passo está em Cofres do Brain: quem vê o quê.

A Lixeira é a página que lista o que foi excluído (Mover para a lixeira), com quanto tempo falta para cada página sumir de vez. No … da página, Restaurar traz a página de volta e Excluir definitivamente apaga na hora. O que foi arquivado não vai para a Lixeira: fica em Arquivadas, sem prazo.

Primeiro uso: passo a passo

1. Comece pela estrutura mínima. No cofre padrão da empresa, crie uma nota por área (Comercial, Financeiro, Operação): no cofre, clique em Novo e em Nova nota. Não desenhe o organograma inteiro: comece pelo que o time realmente consulta. Cofres novos entram depois, quando uma área pedir acesso próprio.
2. Escreva a primeira nota. A nota nasce Sem título: dê um título claro e registre no editor de blocos como aquela área funciona: o processo, as regras, o que um novato precisaria saber. Se quiser, troque o ícone.
3. Conecte e classifique. Crie links de uma página para outra sempre que os assuntos se tocarem (digite [[ e escolha a página) e adicione tags aos temas recorrentes (digite # e o nome do tema). Os backlinks e o grafo mostram como o conhecimento se relaciona: no rodapé da página citada, o Brain mostra quantas páginas a mencionam.
4. Vincule ao cadastro. Se a página fala de um cliente (uma ata, um combinado, um histórico), vincule a página ao contato e à empresa, em Vincular contato e Vincular empresa, no alto da página. Depois dá para filtrar todo o conhecimento por cliente.
5. Teste a busca. Em Buscar páginas, procure por uma palavra exata e depois por uma pergunta em linguagem natural: a busca semântica encontra páginas pelo significado, não só pelo termo.
6. Adote a curadoria no dia a dia. Peça ao Marvin para registrar ou reorganizar conhecimento: a sugestão vira uma proposta na Caixa de entrada, e você decide em Aprovar, Editar e aprovar ou Rejeitar.

Checklist do primeiro uso: criar as notas das áreas, escrever uma nota real de uma área, ligar duas páginas entre si, vincular uma página a um cliente e encontrar tudo isso pela busca.

Limites e erros comuns

Erros comuns de quem começa: montar uma árvore enorme de pastas vazias antes de escrever qualquer nota (estrutura sem conteúdo não ajuda ninguém), concentrar tudo numa página gigante em vez de páginas focadas e conectadas (a busca semântica funciona melhor com páginas de um assunto só), criar um cofre para cada assunto miúdo (cofre é fronteira de acesso, não de tema; para tema, use pastas e tags) e deixar as propostas acumulando na Caixa de entrada sem revisar (a curadoria é o que mantém a base confiável).

Próximo passo

Com o conhecimento organizado, o Brain começa a trabalhar para os outros apps:

• Marvin: consulta o Brain para responder com o contexto real da sua empresa e propõe páginas novas ou reorganizações que você aprova na Caixa de entrada.
• Gravador de Voz: uma reunião gravada pode ser promovida a uma página no Brain, com áudio e transcrição, ligada aos contatos e empresas envolvidos.
• CRM e cadastros: os vínculos entre páginas e contatos ou empresas transformam o Brain num histórico de conhecimento por cliente, filtrável a qualquer momento.