Brain: o conhecimento da empresa em um lugar só

O Brain é a base de conhecimento do Hub: o lugar onde o que a sua empresa sabe (processos, políticas, decisões, notas de reunião) mora uma vez só e fica pesquisável. É também o que dá memória à IA: o Marvin consulta o Brain para responder e agir com o contexto do seu negócio, e toda mudança que a IA sugere passa pela sua aprovação antes de valer.

O que é e quando usar

O Brain organiza o conhecimento em cofres: contêineres por área ou propósito (a empresa, o comercial, a diretoria), cada um com o próprio controle de acesso. Dentro de cada cofre, o conteúdo vive em páginas numa árvore de pastas. Uma página pode ser uma nota (texto num editor de blocos), uma pasta (que agrupa outras páginas) ou um canvas (um quadro visual livre). As páginas se conectam por links entre si, ganham tags e podem ser vinculadas a contatos e empresas do cadastro. Quanto mais conectado o conhecimento, mais fácil de achar: para as pessoas e para a IA.

O que o Brain entrega hoje:

• Cofres por área ou propósito, cada um com nome, ícone e a instrução “o que deve ser salvo aqui”, que orienta as pessoas e o próprio Marvin na hora de arquivar.
• Acesso por cofre: público (todos no Brain consultam) ou privado (só os membros listados), com papéis por pessoa (visualizador, editor, proprietário).
• Mover páginas entre cofres, uma a uma ou em massa, com aviso quando o destino é mais aberto que a origem.
• Páginas de três tipos (nota, pasta e canvas) numa árvore hierárquica, com título, ícone, cores, reordenação por arrastar e soltar e arquivamento.
• Lixeira dedicada, com todas as páginas arquivadas num lugar só, restauração ou exclusão definitiva, e retenção configurável (apagar após um prazo ou nunca).
• Links entre páginas, backlinks (quem aponta para esta página), visão de grafo, lista de páginas órfãs e de links que ainda não viraram página.
• Busca por texto e busca por significado (semântica), sempre respeitando o que cada pessoa pode ver.
• Tags (com renomear, mesclar e excluir) e vínculos de páginas com contatos, empresas e usuários, com filtro por vínculo.
• Anexos por página, com o conteúdo pesquisável: texto de PDFs, transcrição de áudio e vídeo, OCR e legenda de imagens, sempre respeitando a permissão da página.
• Operações em massa: mover, arquivar ou excluir várias páginas de uma vez.
• Curadoria: mudanças propostas pela IA caem numa Caixa de entrada para você aprovar, editar antes de aprovar ou rejeitar, com histórico de quem mudou o quê.
• Governança: papéis dentro do app, visibilidade e membros por página, e auto-aprovação opcional para mudanças triviais.

Conceitos e acesso

Acesso. O administrador da sua organização libera o app e define os papéis de cada pessoa no Brain. A partir daí, o acesso se controla por cofre: um cofre pode ser público (todos no Brain consultam) ou privado (só os membros listados), e cada membro tem um papel (visualizador consulta, editor edita, proprietário edita e gerencia o acesso). Cofres novos nascem privados. Cada página ainda pode ter visibilidade e membros próprios; a busca e a IA só devolvem o que cada pessoa tem permissão de ler. Se você não encontra uma página que sabe que existe, verifique o acesso com quem é proprietário do cofre.

Cofres: o conhecimento por área, com o acesso certo

O cofre resolve o problema de toda base de conhecimento que cresce: nem tudo é para todo mundo. A política de férias é pública; a estratégia de preços é da diretoria. Em vez de controlar página por página, você organiza por cofre:

1. Crie um cofre por área ou propósito. Dê um nome, um ícone e escreva a instrução “o que deve ser salvo aqui”. Ela não é decorativa: orienta o time e é o que o Marvin usa para escolher o destino certo quando arquiva conhecimento por você.
2. Defina quem entra. Cofre público, todos consultam. Cofre privado, só quem você listar, cada um com o seu papel (visualizador, editor ou proprietário).
3. Mova sem medo. Páginas mudam de cofre (uma ou várias de uma vez), e o Brain avisa quando o destino é mais aberto que a origem, para nenhum conteúdo sensível vazar por engano.

Os cofres que a empresa já tem ao começar (como o do contexto da empresa) são fixos: não podem ser renomeados nem arquivados, porque outros apps e o Marvin dependem deles. E um cofre personalizado só pode ser arquivado vazio: mova ou arquive as páginas antes.

Configurações e Lixeira

Quem tem a permissão de configurar o Brain encontra duas decisões nas Configurações:

• Auto-aprovar propostas triviais: páginas novas criadas pela IA entram sem revisão, somente quando não sobrescrevem nada. Toda decisão automática fica registrada na atividade, com selo, e é reversível.
• Retenção da Lixeira: páginas arquivadas são apagadas de vez após o prazo que você definir (o padrão é 30 dias), ou nunca, se preferir guardar para sempre.

A Lixeira é a página que lista tudo que foi arquivado, com há quanto tempo, para restaurar ou excluir definitivamente em um clique.

Primeiro uso: passo a passo

1. Comece pela estrutura mínima. No cofre padrão da empresa, crie uma nota por área (Comercial, Financeiro, Operação). Não desenhe o organograma inteiro: comece pelo que o time realmente consulta. Cofres novos entram depois, quando uma área pedir acesso próprio.
2. Escreva a primeira nota. Abra a página e registre no editor de blocos como aquela área funciona: o processo, as regras, o que um novato precisaria saber. Dê um título claro e, se quiser, ícone e cor.
3. Conecte e classifique. Crie links de uma página para outra sempre que os assuntos se tocarem e adicione tags aos temas recorrentes. Os backlinks e o grafo mostram como o conhecimento se relaciona.
4. Vincule ao cadastro. Se a página fala de um cliente (uma ata, um combinado, um histórico), vincule a página ao contato e à empresa. Depois dá para filtrar todo o conhecimento por cliente.
5. Teste a busca. Procure por uma palavra exata e depois por uma pergunta em linguagem natural: a busca semântica encontra páginas pelo significado, não só pelo termo.
6. Adote a curadoria no dia a dia. Peça ao Marvin para registrar ou reorganizar conhecimento: a sugestão vira uma proposta na Caixa de entrada, e você aprova, edita antes de aprovar ou rejeita com uma nota.

Checklist do primeiro uso: criar a pasta da empresa, escrever uma nota real de uma área, ligar duas páginas entre si, vincular uma página a um cliente e encontrar tudo isso pela busca.

Limites e erros comuns

Erros comuns de quem começa: montar uma árvore enorme de pastas vazias antes de escrever qualquer nota (estrutura sem conteúdo não ajuda ninguém), concentrar tudo numa página gigante em vez de páginas focadas e conectadas (a busca semântica funciona melhor com páginas de um assunto só), criar um cofre para cada assunto miúdo (cofre é fronteira de acesso, não de tema; para tema, use pastas e tags) e deixar as propostas acumulando na Caixa de entrada sem revisar (a curadoria é o que mantém a base confiável).

Próximo passo

Com o conhecimento organizado, o Brain começa a trabalhar para os outros apps:

• Marvin: consulta o Brain para responder com o contexto real da sua empresa e propõe páginas novas ou reorganizações que você aprova na Caixa de entrada.
• Gravador de Voz: uma reunião gravada pode ser promovida a uma página no Brain, com áudio e transcrição, ligada aos contatos e empresas envolvidos.
• CRM e cadastros: os vínculos entre páginas e contatos ou empresas transformam o Brain num histórico de conhecimento por cliente, filtrável a qualquer momento.