Campos personalizados: a quem cada informação pertence
O modelo mental que faz o Hub trabalhar a seu favor. Entenda por que cada dado pertence a uma coisa (empresa, contato ou tarefa) e pare de misturar tudo numa planilha de colunas.
Guias do Cadastros 1
Etapa 1 de 1
Mãos à obra
Crie um campo na entidade a que o dado pertence.
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Em Cadastros, abra Campos personalizados.
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Plano contratado é do cliente. Por isso, no seletor Cadastro, escolha Empresas.
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Use Novo campo e dê um nome ao campo, como Plano contratado.
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Para respostas conhecidas, escolha Seleção e preencha as opções. Vira filtro, não texto solto.
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O assistente mostra um resumo antes de salvar. Confira e conclua com Criar campo.
Precisa de mais? Abra um chamado dentro do Hub.
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Quem vem de uma planilha ou de uma ferramenta de tarefas chega no Hub com um hábito: colocar tudo em coluna. Nome do cliente, CNPJ, data do contrato, se a campanha foi otimizada, login do marketplace, tudo vira coluna na mesma linha. Funciona por um tempo, e um dia vira bagunça: coluna repetida, campo em branco, e ninguém consegue mais responder perguntas simples como “quantos clientes estão com a entrega em atraso?”.
O Hub organiza de outro jeito, e entender esse jeito é o que faz a ferramenta trabalhar a seu favor. A ideia cabe em uma frase: cada informação pertence a alguém. Este guia mostra a quem.
A pergunta que resolve tudo: “de quem é esse dado?”
No Hub, os dados moram em entidades diferentes: a empresa (a pessoa jurídica cliente), o contato (a pessoa física), e a tarefa (o que precisa ser feito). Cada informação pertence a uma delas. Pela própria palavra, propriedade é o que pertence a algo. Então, antes de criar um campo, pergunte: de quem é esse dado?
| A informação | Pertence a | Por quê |
|---|---|---|
| CNPJ, razão social, endereço, data de início do contrato, aviso prévio, login do marketplace | à empresa | é um dado do cliente, vale para ele independente de qualquer tarefa |
| Cargo, e-mail pessoal, aniversário, o time que a pessoa torce | ao contato | é da pessoa, não da empresa. A empresa tem vários contatos |
| ”Otimizar a campanha”, “ligar amanhã”, “revisar a conta” | à tarefa | é uma ação a executar, com prazo e responsável |
Repare: se você tentasse guardar o nome dos sócios como colunas, precisaria de “sócio 1”, “sócio 2”, “sócio 3”, e sobraria coluna em branco na maioria das empresas. Esse é o sinal de que o dado está no lugar errado: sócio é um contato vinculado à empresa, não uma coluna dela. Sempre que der vontade de numerar colunas, o dado provavelmente pertence a outra entidade.
O atalho mental
Empresa e contato respondem “quem é o cliente?”. Tarefa responde “o que precisa ser feito?”. Não misture os dois: o que é do cliente vai no cadastro dele; o que se faz vira tarefa.
O que é um campo personalizado
Os campos que já vêm no Hub (CNPJ, razão social, e-mail) cobrem o básico. Os campos personalizados são os que você cria para a base caber na realidade do seu negócio: segmento, origem do cliente, número do contrato, plano contratado. Você cria em Cadastros › Campos personalizados, e escolhe a qual entidade ele pertence: contato ou empresa. O campo que é do negócio em andamento (a oportunidade) é criado no próprio CRM.
Escolher a entidade certa na hora de criar o campo é o passo que a maioria pula, e é o que separa uma base que responde perguntas de uma planilha que só acumula colunas.
Trabalho que se repete é tarefa, não status
Um erro comum é criar uma coluna “otimização” que muda de status e volta pro começo toda semana. O problema: como é sempre a mesma linha indo e voltando, você nunca sabe se a entrega saiu no prazo, quantas estão atrasadas, qual o histórico.
No Hub, trabalho recorrente é uma tarefa recorrente: quando alguém conclui, o sistema já gera a próxima com a data de vencimento. Aí você passa a enxergar o que a coluna escondia: o que está em dia, o que está atrasado, o SLA de cada responsável. A tarefa fica vinculada à empresa, então continua fácil ver “as tarefas deste cliente”, sem precisar de uma coluna para cada tipo de trabalho.
O que você ganha organizando assim
- Filtros e relatórios que funcionam. “Clientes do segmento X com contrato vencendo” só é possível quando segmento e data são campos da empresa, não texto solto numa tarefa.
- A Ficha 360. Ao abrir uma empresa, você vê tudo que se liga a ela: oportunidades, tarefas, contatos, páginas do Brain. Isso só existe porque cada coisa está na entidade certa.
- Medir execução. Recorrência vira SLA, em dia × atrasado, taxa de entrega.
- A IA entende. Quando você pede um relatório ao Marvin (“quais clientes estão com otimização atrasada?”), ele consegue responder porque os dados estão separados por a quem pertencem, não amontoados numa coluna.
Erros comuns de quem começa
| O hábito antigo | O jeito do Hub |
|---|---|
| Colocar tudo como coluna na “linha do cliente” | Perguntar de quem é o dado e criar o campo na entidade certa |
| Nome do sócio em coluna (sócio 1, 2, 3) | Cadastrar cada sócio como contato vinculado à empresa |
| Coluna de status que se repete toda semana | Tarefa recorrente, que mede prazo e atraso |
| Campo de texto livre para respostas conhecidas | Campo do tipo Seleção, com as opções da lista (vira filtro, não texto solto) |
Mãos à obra
Abra Cadastros › Campos personalizados e olhe um campo que você usaria hoje. Faça a pergunta: de quem é esse dado? Se for do cliente, crie como campo de empresa; se for da pessoa, de contato; se for algo a fazer, não é campo, é tarefa. Comece por um, veja a Ficha 360 preencher, e o resto vira hábito.
Na tela, quem define a entidade é o seletor Cadastro, no alto da lista: escolha Contatos ou Empresas e use Novo campo. O assistente pede o nome do campo e o Tipo de campo (para respostas conhecidas, Seleção, com as opções da lista) e mostra um resumo para você conferir antes de Criar campo. O passo a passo completo está em Criar e administrar campos personalizados.
Onde aprofundar
- Cadastros: contatos, empresas e produtos em um lugar só: onde os campos vivem e os tipos disponíveis.
- Tarefas: organize o trabalho: recorrência, prazo e responsável.
- Primeiros passos no Hub: a visão geral de por onde começar.
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