Campos personalizados: a quem cada informação pertence

Quem vem de uma planilha ou de uma ferramenta de tarefas chega no Hub com um hábito: colocar tudo em coluna. Nome do cliente, CNPJ, data do contrato, se a campanha foi otimizada, login do marketplace, tudo vira coluna na mesma linha. Funciona por um tempo, e um dia vira bagunça: coluna repetida, campo em branco, e ninguém consegue mais responder perguntas simples como “quantos clientes estão com a entrega em atraso?”.

O Hub organiza de outro jeito, e entender esse jeito é o que faz a ferramenta trabalhar a seu favor. A ideia cabe em uma frase: cada informação pertence a alguém. Este guia mostra a quem.

A pergunta que resolve tudo: “de quem é esse dado?”

No Hub, os dados moram em entidades diferentes: a empresa (a pessoa jurídica cliente), o contato (a pessoa física), e a tarefa (o que precisa ser feito). Cada informação pertence a uma delas. Pela própria palavra, propriedade é o que pertence a algo. Então, antes de criar um campo, pergunte: de quem é esse dado?

Repare: se você tentasse guardar o nome dos sócios como colunas, precisaria de “sócio 1”, “sócio 2”, “sócio 3”, e sobraria coluna em branco na maioria das empresas. Esse é o sinal de que o dado está no lugar errado: sócio é um contato vinculado à empresa, não uma coluna dela. Sempre que der vontade de numerar colunas, o dado provavelmente pertence a outra entidade.

[!box] O atalho mental Empresa e contato respondem “quem é o cliente?”. Tarefa responde “o que precisa ser feito?”. Não misture os dois: o que é do cliente vai no cadastro dele; o que se faz vira tarefa.

O que é um campo personalizado

Os campos que já vêm no Hub (CNPJ, razão social, e-mail) cobrem o básico. Os campos personalizados são os que você cria para a base caber na realidade do seu negócio: segmento, origem do cliente, número do contrato, plano contratado. Você cria em Cadastros › Campos personalizados, e escolhe a qual entidade ele pertence: contato, empresa ou negócio.

Escolher a entidade certa na hora de criar o campo é o passo que a maioria pula, e é o que separa uma base que responde perguntas de uma planilha que só acumula colunas.

Trabalho que se repete é tarefa, não status

Um erro comum é criar uma coluna “otimização” que muda de status e volta pro começo toda semana. O problema: como é sempre a mesma linha indo e voltando, você nunca sabe se a entrega saiu no prazo, quantas estão atrasadas, qual o histórico.

No Hub, trabalho recorrente é uma tarefa recorrente: quando alguém conclui, o sistema já gera a próxima com a data de vencimento. Aí você passa a enxergar o que a coluna escondia: o que está em dia, o que está atrasado, o SLA de cada responsável. A tarefa fica vinculada à empresa, então continua fácil ver “as tarefas deste cliente”, sem precisar de uma coluna para cada tipo de trabalho.

O que você ganha organizando assim

• Filtros e relatórios que funcionam. “Clientes do segmento X com contrato vencendo” só é possível quando segmento e data são campos da empresa, não texto solto numa tarefa.
• A Ficha 360. Ao abrir uma empresa, você vê tudo que se liga a ela: oportunidades, tarefas, contatos, páginas do Brain. Isso só existe porque cada coisa está na entidade certa.
• Medir execução. Recorrência vira SLA, em dia × atrasado, taxa de entrega.
• A IA entende. Quando você pede um relatório ao Marvin (“quais clientes estão com otimização atrasada?”), ele consegue responder porque os dados estão separados por a quem pertencem, não amontoados numa coluna.

Erros comuns de quem começa

Mãos à obra

Abra Cadastros › Campos personalizados e olhe um campo que você usaria hoje. Faça a pergunta: de quem é esse dado? Se for do cliente, crie como campo de empresa; se for da pessoa, de contato; se for algo a fazer, não é campo, é tarefa. Comece por um, veja a Ficha 360 preencher, e o resto vira hábito.

Onde aprofundar

• Cadastros: contatos, empresas e produtos em um lugar só: onde os campos vivem e os tipos disponíveis.
• Tarefas: organize o trabalho: recorrência, prazo e responsável.
• Primeiros passos no Hub: a visão geral de por onde começar.