WhatsApp: um número da empresa, o time inteiro atendendo

O WhatsApp da empresa preso no celular de uma pessoa é um risco conhecido: o atendimento para quando ela sai de férias, e o histórico vai embora quando ela vai embora. O app WhatsApp do Hub espelha o número da empresa dentro da plataforma: várias pessoas atendem o mesmo número ao mesmo tempo, cada uma com seu nível de acesso, e cada conversa pode ser vinculada a um contato do Hub.

O que é e quando usar

O app funciona como um espelho do WhatsApp dentro do Hub. Você conecta um ou mais números por QR Code, e cada número vira uma sessão que pode ser compartilhada com colegas por papéis (Gestor, Atendente ou Observador). A grande vantagem é essa: o número é da empresa e o time inteiro trabalha nele, sem cada pessoa precisar do seu próprio.

O que o WhatsApp entrega hoje:

• Conexão de um ou mais números por QR Code, cada um como uma sessão com apelido e status de conexão.
• Sessão compartilhada com colegas do time por papéis: Gestor, Atendente e Observador.
• Conversas em tempo real: texto, imagem, vídeo, áudio de voz, documento, localização e contato.
• Organização da caixa: busca, filtros de não lidas e arquivadas, fixar, silenciar, favoritar e arquivar conversas.
• Marcar como não lida uma conversa que precisa de retorno, pelo menu dela na lista. A marca aparece para quem usa o número no Hub, mas não muda o estado no celular.
• Listas para agrupar conversas por situação, com cor própria e filtro na caixa.
• Responsável por conversa, com filtro por responsável e filtro de não atribuídas.
• Mensagens com resposta, edição, reação com emoji, encaminhamento e favoritas, além de busca por texto e tipo de mídia.
• Vínculo de uma conversa a um contato do Hub, com galeria de mídias e links compartilhados da conversa.
• Da conversa, cadastrar um contato novo no Hub, criar uma oportunidade no CRM e criar uma reserva (cada um precisa da configuração do app de destino).
• Criar uma conversa informando um número novo, consultar o histórico antes de enviar e escolher como será a primeira mensagem.
• Criar grupos e, em Dados do grupo, adicionar ou remover participantes e definir quem administra o grupo.
• Transcrição automática dos áudios recebidos, ativada por você em cada conexão.

Conceitos e acesso

Quatro termos bastam para se situar.

Sobre os papéis, na prática: Observador acompanha as conversas mas não envia mensagens (apenas leitura), Atendente vê tudo e opera as conversas, e Gestor também pode convidar e remover outras pessoas da sessão.

Acesso. O administrador da sua organização libera o app. Dentro dele, o acesso a cada sessão é por convite: cada pessoa vê as sessões que conectou e as que foram compartilhadas com ela, com o papel que recebeu.

Primeiro uso: passo a passo

Cinco passos levam do número no celular ao time atendendo no Hub. Os quatro primeiros têm uma seção própria logo abaixo.

1. Conecte o número da empresa. Crie uma sessão, dê um apelido que identifique o número (Comercial, Suporte, Financeiro) e escaneie o QR Code com o celular onde esse número está ativo. Acompanhe o status até a sessão aparecer como conectada.
2. Compartilhe a sessão com o time. Convide os colegas que vão atender e defina o papel de cada um: Atendente para quem responde, Observador para quem só acompanha, Gestor para quem administra a sessão.
3. Organize a caixa de entrada. Fixe as conversas prioritárias, arquive as encerradas, silencie o que pode esperar e use a busca e os filtros de não lidas e arquivadas para nada passar batido. Quando o volume crescer, monte listas por situação e defina o responsável de cada conversa (veja Listas e responsável).
4. Vincule as conversas aos contatos. Ao vincular uma conversa a um contato do Hub, o número ganha nome e contexto. Pelo painel de contato da conversa você cadastra um contato novo e, quando já for negociação, cria a oportunidade no CRM sem sair dali.
5. Atenda. Envie texto, imagem, vídeo, áudio de voz, documento, localização ou contato. Responda a uma mensagem específica, reaja com emoji, edite o que enviou, encaminhe para outras conversas e favorite o que precisar achar depois.

Conecte o número da empresa

1. No WhatsApp, abra Sessões e clique em + Sessão.
2. Em Nome da sessão, escreva o apelido do número, como Comercial.
3. Clique em Conectar ao WhatsApp. A sessão é criada e o Hub mostra o QR Code, na tela Escaneie para entrar.
4. No celular onde o número está ativo, abra o WhatsApp e escaneie o QR Code.
5. Acompanhe a conexão. Quando a sessão fica conectada, a caixa de entrada do número abre no Hub, e o cartão da sessão em Sessões mostra Conectado.

Compartilhe a sessão com o time

1. Na caixa de entrada da sessão, clique em Compartilhar, no trilho à esquerda. O painel Compartilhar WhatsApp abre, com quem já tem acesso.
2. Clique em Adicionar pessoa e escolha o colega.
3. Escolha o papel: Atendente, Observador ou Gestor.
4. Clique no botão de adicionar, ao lado do papel. A pessoa entra na lista com o papel escolhido, e dá para trocar o papel ou remover a pessoa ali mesmo.

Organize a caixa de entrada

1. Na caixa de entrada, passe o cursor pela conversa e clique na seta de opções. Ali estão Fixar conversa, Arquivar conversa, Silenciar notificações, Marcar como não lida e Adicionar aos Favoritos.
2. Fixe as conversas prioritárias: elas sobem para o topo da caixa.
3. Arquive as encerradas: elas saem da caixa e ficam em Arquivadas, no topo da lista.
4. Use Marcar como não lida na conversa que precisa de retorno. A marca aparece para quem usa o número no Hub, mas não muda o estado no celular.
5. Use a busca e os filtros Não lidas, Favoritas e Grupos para nada passar batido.

Vincule as conversas aos contatos

1. Abra a conversa. Sem vínculo, ela aparece com o número e o nome do perfil do WhatsApp.
2. Clique no nome no topo da conversa. O painel Dados do contato abre.
3. Clique em Vincular contato e busque o contato do Hub por nome, e-mail, CPF ou telefone. Se a pessoa ainda não está no Hub, use Cadastrar contato ou Cadastrar novo contato.
4. Escolha o contato. O aviso Contato vinculado com sucesso confirma, e a conversa passa a mostrar o nome dele.

Comece uma conversa ou organize um grupo

Em Nova conversa > Inserir número novo, digite o número em Telefone, com DDD, e clique em Abrir conversa. Você pode conferir o histórico antes de enviar a primeira mensagem; não precisa mandar um texto só para abrir a tela. Para conversar com várias pessoas, use Nova conversa > Novo grupo. Depois, abra Dados do grupo para incluir ou remover participantes e promover ou retirar administradores, conforme o seu acesso à sessão.

O Hub ainda não edita nome, descrição ou foto do grupo, nem gera um link de convite. Se a conversa deve voltar para sua fila, use Marcar como não lida no menu dela. Quem só observa a sessão não recebe essa ação.

Checklist do primeiro uso: conectar o número por QR Code, convidar o time com papéis, fixar e arquivar conversas, vincular uma conversa a um contato e responder a primeira mensagem pelo Hub.

Limites e erros comuns

Erros comuns de quem começa: cada pessoa conectar o próprio número em vez de compartilhar a sessão do número da empresa (se perde justamente a vantagem do time no mesmo número), atender sem vincular a conversa ao contato (o histórico fica solto, sem contexto de quem é o cliente), esperar que um Observador responda (o papel dele é só acompanhar), e deixar a caixa sem responsável definido quando mais de duas pessoas atendem.

Próximo passo

Com o número conectado e o time atendendo, o salto seguinte é dar contexto às conversas:

• Listas e responsável: organizar a caixa quando mais de duas pessoas atendem o mesmo número.
• Transcrição automática dos áudios: ler o que chega em áudio sem parar para ouvir.
• Criar uma oportunidade a partir do WhatsApp: cadastrar o contato, escolher o funil e confirmar o negócio.