WhatsApp: um número da empresa, o time inteiro atendendo

O WhatsApp da empresa preso no celular de uma pessoa é um risco conhecido: o atendimento para quando ela sai de férias, e o histórico vai embora quando ela vai embora. O app WhatsApp do Hub espelha o número da empresa dentro da plataforma: várias pessoas atendem o mesmo número ao mesmo tempo, cada uma com seu nível de acesso, e cada conversa pode ser vinculada a um contato do Hub.

O que é e quando usar

O app funciona como um espelho do WhatsApp dentro do Hub. Você conecta um ou mais números por QR Code, e cada número vira uma sessão que pode ser compartilhada com colegas por papéis (manager, agent ou observer). A grande vantagem é essa: o número é da empresa e o time inteiro trabalha nele, sem cada pessoa precisar do seu próprio.

O que o WhatsApp entrega hoje:

• Conexão de um ou mais números por QR Code, cada um como uma sessão com apelido e status de conexão.
• Sessão compartilhada com colegas do time por papéis: manager, agent e observer.
• Conversas em tempo real: texto, imagem, vídeo, áudio de voz, documento, localização e contato.
• Organização da caixa: busca, filtros de não lidas e arquivadas, fixar, silenciar, favoritar e arquivar conversas.
• Listas para agrupar conversas por situação, com cor própria e filtro na caixa.
• Responsável por conversa, com filtro por responsável e filtro de não atribuídas.
• Mensagens com resposta, edição, reação com emoji, encaminhamento e favoritas, além de busca por texto e tipo de mídia.
• Vínculo de uma conversa a um contato do Hub, com galeria de mídias e links compartilhados da conversa.
• Da conversa, cadastrar um contato novo no Hub, criar uma oportunidade no CRM e criar uma reserva (cada um precisa da configuração do app de destino).
• Transcrição automática dos áudios recebidos, ativada por você em cada conexão.

Conceitos e acesso

Quatro termos bastam para se situar.

Sobre os papéis, na prática: observer acompanha as conversas mas não envia mensagens, agent atende normalmente, e manager tem o controle da sessão.

Acesso. O administrador da sua organização libera o app. Dentro dele, o acesso a cada sessão é por convite: cada pessoa vê as sessões que conectou e as que foram compartilhadas com ela, com o papel que recebeu.

Primeiro uso: passo a passo

1. Conecte o número da empresa. Crie uma sessão, dê um apelido que identifique o número (Comercial, Suporte, Financeiro) e escaneie o QR Code com o celular onde esse número está ativo. Acompanhe o status até a sessão aparecer como conectada.
2. Compartilhe a sessão com o time. Convide os colegas que vão atender e defina o papel de cada um: agent para quem responde, observer para quem só acompanha, manager para quem administra a sessão.
3. Organize a caixa de entrada. Fixe as conversas prioritárias, arquive as encerradas, silencie o que pode esperar e use a busca e os filtros de não lidas e arquivadas para nada passar batido. Quando o volume crescer, monte listas por situação e defina o responsável de cada conversa (veja Listas e responsável).
4. Vincule as conversas aos contatos. Ao vincular uma conversa a um contato do Hub, o número ganha nome e contexto. Pelo painel de contato da conversa você cadastra um contato novo e, quando já for negociação, cria a oportunidade no CRM sem sair dali.
5. Atenda. Envie texto, imagem, vídeo, áudio de voz, documento, localização ou contato. Responda a uma mensagem específica, reaja com emoji, edite o que enviou, encaminhe para outras conversas e favorite o que precisar achar depois.

Checklist do primeiro uso: conectar o número por QR Code, convidar o time com papéis, fixar e arquivar conversas, vincular uma conversa a um contato e responder a primeira mensagem pelo Hub.

Limites e erros comuns

Erros comuns de quem começa: cada pessoa conectar o próprio número em vez de compartilhar a sessão do número da empresa (se perde justamente a vantagem do time no mesmo número), atender sem vincular a conversa ao contato (o histórico fica solto, sem contexto de quem é o cliente), esperar que um observer responda (o papel dele é só acompanhar), e deixar a caixa sem responsável definido quando mais de duas pessoas atendem.

Próximo passo

Com o número conectado e o time atendendo, o salto seguinte é dar contexto às conversas:

• Listas e responsável: organizar a caixa quando mais de duas pessoas atendem o mesmo número.
• Transcrição automática dos áudios: ler o que chega em áudio sem parar para ouvir.
• Criar uma oportunidade a partir do WhatsApp: cadastrar o contato, escolher o funil e confirmar o negócio.