Reservas: do agendamento ao pagamento, sem sair do app

O Reservas é o app do Hub para quem aluga ou agenda algo por tempo: uma sala, uma quadra, um equipamento, um horário de serviço. Cada reserva registra quem reservou, o quê, por qual período e por quanto, e caminha do rascunho até a conclusão, com o pagamento recebido no próprio app. Ele é conectado ao PDV: os dois apps compartilham a mesma lógica de caixa e sessões.

O que é e quando usar

Uma reserva junta três coisas: um período (início e fim), os itens reservados e o grupo de contatos (o titular e, se houver, participantes). O total é calculado pelo app a partir da unidade de cobrança de cada recurso: noite, diária, hora ou sessão. Um item pode ser um recurso que ocupa agenda (a quadra, o equipamento: enquanto reservado, ninguém mais reserva) ou um item avulso, cobrado uma vez sem bloquear a agenda.

Use o Reservas para	Não use o Reservas para
Alugar ou agendar um recurso por período (equipamento, sala, quadra, horário de serviço)	Venda de balcão sem período: use o PDV
Controlar retirada e devolução, com pagamento no caixa	Negociar antes de fechar: use o CRM (a oportunidade pode ser vinculada à reserva)
Gerar o contrato da locação em PDF	Contas a pagar e a receber do dia a dia: use a Tesouraria

O que o Reservas entrega hoje:

• Reserva com período, itens e contatos (titular e participantes), com total calculado pela unidade de cobrança.
• Ciclo de vida completo: rascunho, confirmada, ativa (retirada registrada) e concluída (devolução registrada), com cancelamento a qualquer momento (e reembolso guiado quando a reserva já foi paga).
• Verificação automática de disponibilidade na confirmação: o app impede duas reservas do mesmo recurso no mesmo período.
• Recebimento dentro do app: caixa com sessões (abrir, fechar, sangria e aporte) e pagamento em mais de uma vez, até quitar.
• Lista, quadro (Kanban) e calendário das reservas, etiquetas, campos personalizados, linha do tempo de acompanhamento e painel com ocupação e status.
• Contratos em PDF gerados de modelos, com os dados da reserva preenchidos automaticamente.
• Conexão com o PDV: os dois apps compartilham a mesma lógica de caixa e sessões, e o recebimento funciona do mesmo jeito nos dois.

Conceitos e acesso

Termo	O que é	Onde aparece
Reserva	O compromisso de uso: quem reservou, o quê, de quando até quando, por quanto	Aba Reservas, no topo do app
Recurso reservável	Um produto do catálogo habilitado para locação (sala, quadra, equipamento)	Configurações › Produtos, com Pode ser reservado ligado
Item avulso	Item cobrado uma vez na reserva, sem ocupar a agenda do recurso	Itens da reserva, ao montá-la
Unidade de cobrança	Como o total é contado: noite, diária, hora ou sessão	Etapa Período do assistente de reserva
Caixa e Sessões	Onde o pagamento entra; a sessão é o turno de operação do caixa	Abas Caixas e Sessões, no topo do app
Contratos	Modelos de documento que geram o PDF da reserva com os dados preenchidos	Configurações › Contratos
Painel	Visão de ocupação, status e métricas das reservas	Aba Painel, no topo do app

O ciclo de vida é: Rascunho › Confirmada › Ativa › Concluída, com cancelamento possível em qualquer ponto. A reserva fica Ativa quando a retirada é registrada e Concluída quando a devolução é registrada.

Acesso. O administrador da sua organização libera o app e as permissões, que são separadas por ação: operar reservas é uma coisa, mexer no caixa (abrir, fechar, receber) é outra. Se uma ação citada neste guia não aparecer para você, peça a permissão ao administrador.

Primeiro uso: habilite o que pode ser reservado

O primeiro uso tem cinco momentos, um por seção: habilitar o recurso, criar a reserva, confirmar e receber, acompanhar até a devolução e, se precisar, gerar o contrato.

1. Abra os produtos. No topo do app, clique em Configurações e, no menu da esquerda, em Produtos.
2. Abra o produto. Clique no produto que vai ser alugado ou agendado, como uma sala ou um equipamento. Abre a janela Editar produto.
3. Marque como reservável. Desça até a seção Reservas e ligue Pode ser reservado. Com isso, o produto pode ser reservado no app e é cobrado por período; desligado, ele é apenas vendido.
4. Salve. Clique em Salvar produto. Para cadastrar um recurso que ainda não existe, use Criar produto, no alto da lista.

Primeiro uso: crie a reserva pelo assistente

1. Comece a reserva. Na aba Reservas, clique em Nova reserva. O assistente tem seis etapas: Cliente, Período, Itens, Personalizado, Acompanhamento e Revisão. À direita, o Resumo acompanha o total enquanto você preenche.
2. Cliente. Em Titular da reserva, busque o contato e clique nele. Se o cliente ainda não existe, crie o contato na hora, sem sair do fluxo. Em Participantes do grupo, adicione quem mais vai usar a reserva. Clique em Avançar.
3. Período. Em Unidade de cobrança, escolha Noite, Diária, Hora ou Sessão: é como o período é contado e cobrado. Depois informe o início e o término e clique em Avançar.
4. Itens. Clique em Adicionar itens e escolha o recurso. O app mostra quantos estão disponíveis no período e calcula o subtotal pela unidade de cobrança. Clique em Avançar.
5. Personalizado. Preencha os campos personalizados da sua operação. Dá para criar um campo novo na hora, sem sair do fluxo. Clique em Avançar.
6. Acompanhamento. Se quiser, escreva uma anotação inicial: ela vira o primeiro item da linha do tempo da reserva. Clique em Avançar.
7. Revisão. Confira cliente, período e itens e clique em Confirmar reserva. A reserva é criada como Rascunho e abre na tela da própria reserva.

Primeiro uso: confirme e receba o pagamento

1. Confirme. Na reserva em rascunho, clique em Confirmar. Na confirmação, o app confere a disponibilidade do recurso e bloqueia o período; a reserva passa a Confirmada. Se ela estiver vinculada a uma oportunidade do CRM, a oportunidade é marcada como ganha.
2. Receba o pagamento. Com uma sessão de caixa aberta em Caixas, clique em Receber. Na janela Receber pagamento, clique em Adicionar pagamento e escolha a forma de pagamento.
3. Avance. Confira o valor e clique em Avançar. O app mostra os pagamentos, o total e o que foi recebido.
4. Finalize. Clique em Finalizar reserva. O recebimento entra no caixa, vinculado à reserva. Aceita mais de um recebimento até quitar; quando quita, a reserva ganha o selo Reserva paga.

Primeiro uso: acompanhe até a devolução

1. Registre a retirada. Quando o cliente retira ou começa a usar o recurso, clique em Registrar retirada. A reserva passa a Ativa.
2. Anote o que acontecer. Na aba Acompanhamento da reserva, escreva a nota e clique em Adicionar nota. As mudanças de situação e as suas notas formam a linha do tempo.
3. Registre a devolução. No fim do período, clique em Registrar devolução. A reserva passa a Concluída.
4. Veja o conjunto. Na aba Reservas, use o botão de modo de visualização para alternar entre Lista, Quadro e Calendário.
5. Acompanhe a ocupação. Na aba Painel, veja as reservas por situação, a ocupação por recurso e as devoluções atrasadas.

Primeiro uso: gere o contrato (se precisar)

1. Monte o modelo uma vez. Em Configurações › Contratos, clique em Novo modelo e escreva o contrato com os campos da reserva.
2. Gere na reserva. Na reserva, abra a aba Contrato e clique em Gerar contrato.
3. Escolha o modelo. Clique no modelo: o documento sai com os dados da reserva preenchidos e fica na lista, pronto para Imprimir ou salvar em PDF.

Checklist do primeiro uso: habilitar um produto como reservável, criar uma reserva real pelo assistente, confirmar, receber um pagamento no caixa e registrar retirada e devolução.

Campos e propriedades

Além dos campos fixos da reserva (período, itens, contatos e valor), você cria campos personalizados para capturar o que a sua operação precisa: número do contrato, tipo de evento, dados de retirada, o que fizer sentido. Eles aparecem na etapa Personalizado do assistente de reserva, onde dá para criar um campo novo na hora, sem sair do fluxo, e passam a compor a ficha da reserva. Para ver e editar todos os campos, use Configurações › Campos.

Grupo	Tipos disponíveis
Texto	Texto (uma linha), Texto longo, E-mail, Telefone, URL
Seleção	Sim/Não, Seleção única (opções com cor e ícone), Multi-seleção
Valores	Número (inteiro ou decimal), Moeda
Datas	Data, Data e hora, Intervalo de datas
Referências	Contato, Empresa (um ou vários) e Usuário do time
Documentos	CPF, CNPJ e CEP, com máscara e validação
Arquivo	Upload com limite de tipo e tamanho

Cada campo aceita regras de preenchimento: obrigatório, mínimo e máximo para números, comprimento e máscara para texto, restrição de datas e limites de arquivo. Prefira Seleção única a texto livre quando as respostas forem uma lista conhecida (tipo de evento, origem): campo de seleção vira filtro e etiqueta na lista; texto livre, não.

Limites e erros comuns

Expectativa	Realidade hoje
O cliente reserva sozinho por um link público	Ainda não existe: a reserva é criada pela sua equipe
Uma resposta de formulário vira reserva	os formulários de entrada ainda não criam reservas
Confirmar dispara aviso ou cobrança automática ao cliente	Não há automação por etapa: avisos e cobranças são manuais
A agenda sincroniza com calendários externos	A disponibilidade é controlada dentro do app, por recurso
A reserva gera tarefa de preparação ou de cobrança	Ainda não: tarefas são criadas à parte, no app Tarefas
No-show cobra multa automaticamente	Não existe multa automática; o cancelamento de reserva paga tem reembolso guiado, e qualquer taxa é decisão manual

Erros comuns de quem começa: criar a reserva sem antes habilitar o produto como reservável (o recurso precisa estar configurado); deixar a reserva em rascunho achando que a data está garantida (só a confirmação bloqueia o recurso); e tentar receber sem sessão de caixa aberta (abra o caixa em Caixas antes).

Próximo passo

Com as reservas rodando, o valor aparece nas conexões:

• PDV: Reservas e PDV são conectados e compartilham a mesma lógica de caixa e sessões: quem opera o caixa de um já sabe operar o do outro.
• Tesouraria: cada pagamento recebido no caixa entra na Tesouraria como recebimento registrado, sem redigitação.
• CRM: vincule a oportunidade à reserva; ao confirmar, a oportunidade é marcada como ganha.
• Marvin: peça em linguagem natural e ele consulta disponibilidade, cria, confirma, registra retirada e devolução e cancela reservas; nas ações mais sensíveis, como confirmar e cancelar, ele mostra um resumo e pede sua confirmação antes de aplicar.