Configurar os funis do Departamento Pessoal

Os funis são as etapas que um processo de Departamento Pessoal percorre, como admissão ou rescisão. Além de acompanhar, o funil pode ter efeito: ao chegar no fim, ele efetiva ou encerra o vínculo da pessoa. É essa escolha que decide se o processo é só acompanhamento ou se ele muda a situação de alguém.

Antes de começar

• Acesso às Configurações do Departamento Pessoal, com a permissão Gerenciar funis e etapas de DP. Sem ela, você vê os funis, mas não cria nem muda nada.
• O desenho do processo já combinado com o time. Funil é a formalização de um processo que já existe, não o lugar de inventar um.
• A decisão sobre o efeito. Ela é tomada uma vez só, na criação do funil. Se você não souber ainda, deixe sem efeito: um funil que só acompanha nunca causa surpresa.

Crie o funil

Na lista de Funis e etapas, Duplicar modelo cria um funil pronto a partir de um modelo de fábrica, como Admissão ou Rescisão, já com as etapas e o efeito. Os passos abaixo montam um funil do zero.

1. Abra Configurações e, em Seu funil de processos, abra Funis e etapas.
2. Clique em Novo funil.
3. Dê o Nome. É o nome que o time vai ver, como Admissão, Rescisão ou Transferência.
4. Escreva a Descrição e escolha a Cor. A descrição aparece na lista de funis, ao lado do número de etapas, e a cor é o que separa os funis de relance no quadro.
5. Escolha o Efeito no vínculo. As opções são Admissão (ao chegar numa etapa final, o processo efetiva o vínculo) e Rescisão (ao chegar numa etapa final, o processo encerra o vínculo). Deixando em Nenhum, o funil só acompanha o processo, sem mexer no vínculo. Na lista de funis, o efeito aparece como Efetiva o vínculo ou Encerra o vínculo. Escolha com calma: o efeito só aparece na criação, e ao editar o funil depois o campo não está mais lá.
6. Clique em Criar funil. A confirmação é que o funil foi criado. Ele nasce com uma etapa inicial e uma etapa final, que você ajusta em seguida.

Monte as etapas

1. Na lista de Funis e etapas, abra o funil criado. As etapas ficam numa tabela, na própria página do funil.
2. Crie cada etapa em Adicionar etapa: escreva o nome e clique em Criar. Escreva a etapa como o time a chama no dia a dia, não como o sistema a chamaria.
3. Escolha o Tipo de cada etapa: Em andamento, Concluído ou Cancelado. Etapas concluídas ou canceladas encerram o processo assim que recebem um card.
4. Ordene arrastando pela alça à esquerda da linha. A ordem é a sequência que o processo percorre. As etapas em andamento ficam sempre antes das concluídas e canceladas: o arraste reordena dentro de cada um desses blocos, não de um para o outro.
5. Configure os campos da etapa, quando a etapa exigir informação para avançar: o botão Campos da etapa fica na linha dela. Marque Visível e Obrigatório nos campos que a etapa pede e clique em Salvar campos. O processo só entra na etapa com os campos obrigatórios preenchidos. Na mesma linha ficam também os botões do formulário e das tarefas da etapa e, nas etapas em andamento, o das aprovações.

O efeito, na prática

O efeito só acontece quando o processo chega em uma etapa final:

• Efetiva o vínculo: ao concluir, quem estava desligado volta a ter o vínculo ativo, como numa readmissão. Numa admissão nova a pessoa já entra ativa no momento em que é admitida, e concluir o funil não muda o cadastro. É o desenho típico de um funil de admissão.
• Encerra o vínculo: ao concluir, o vínculo é encerrado. É o desenho típico de um funil de rescisão.
• Sem efeito: o processo caminha e conclui, e a situação da pessoa não muda.

O efeito também pede documentos. Para efetivar o vínculo, o processo precisa ter preenchidos o documento de identidade, o CPF e o contrato de trabalho assinado; para encerrar, o termo de rescisão assinado e o exame demissional (ASO). Sem eles, o processo não chega à etapa final.

Vale conferir isso antes de mover o primeiro card de verdade, porque o efeito não se troca depois da criação. Um funil de rescisão criado sem efeito parece funcionar, mas deixa a pessoa ativa; e um funil de acompanhamento criado com efeito de encerrar desliga alguém que ninguém quis desligar.

Como saber que deu certo

• O funil aparece na lista com o nome e a cor escolhidos.
• As etapas aparecem na ordem que você arrastou, e cada uma mostra o tipo. A etapa inicial leva o selo Inicial.
• Ao abrir um processo naquele funil, as etapas oferecidas são as que você montou.
• Concluindo um processo em funil com efeito, a situação do vínculo muda de acordo, e é o que a ficha da pessoa passa a mostrar.

Problemas comuns

Próximo passo

• Admissão e desligamento como processo: os funis em uso.
• Transferir um colaborador entre empresas: quando a pessoa muda de empresa em vez de entrar ou sair.
• Departamento Pessoal: como usar: o app inteiro.