A saída de uma pessoa, sem ponta solta

Desligamento é o processo em que o esquecimento custa mais caro: acesso que ninguém revogou, equipamento que ninguém pediu de volta, organograma que continua mostrando alguém que saiu. Este caso mostra a saída conduzida de ponta a ponta, com cada pendência visível enquanto ainda dá tempo.

A situação

Na Empresa Aurora, alguém pediu demissão. Existem três frentes que acontecem ao mesmo tempo e costumam se perder entre pessoas diferentes: a formalização no Departamento Pessoal, a retirada de acesso aos sistemas, e a reorganização do time que fica.

O papel de cada app

1. Garantir que os motivos existem

Antes da primeira saída, os Motivos de desligamento precisam estar cadastrados, no grupo Pessoas do menu do Departamento Pessoal. Sem isso cada pessoa escreve o motivo do seu jeito, e daqui a um ano ninguém consegue responder por que as pessoas saíram.

Um detalhe de hoje, para você não se enganar: marcar um motivo como Inativo não o esconde da lista no momento de registrar o desligamento. Ele continua aparecendo para escolha.

2. Abrir o processo no funil

Em Processos, use Selecionar funil e escolha o funil de desligamento. A pessoa entra e passa a caminhar pelas etapas.

O ganho de conduzir por funil, em vez de por uma lista de tarefas soltas, é que quem anda na etapa é a pessoa. Você olha o quadro e vê em que ponto cada saída está, não em que ponto cada tarefa está.

3. Cumprir as tarefas de cada etapa

Cada etapa tem as suas tarefas ligadas ao processo: recolher documento assinado, receber equipamento, encerrar pendência de ponto, comunicar quem precisa saber. Elas são o checklist daquela fase e só precisam estar feitas ou não.

É aqui que a ponta solta aparece enquanto ainda é barata. A tarefa aberta numa etapa que você quer avançar é o aviso de que algo não foi feito.

4. Remover o acesso, que é o passo que ninguém lembra

O desligamento no Departamento Pessoal trata do vínculo da pessoa com a empresa. Ele não é o mesmo que a remoção do acesso aos apps do Hub, que é feita na gestão de membros e permissões.

São dois lugares diferentes, de propósito: uma pessoa pode ser membro do Hub sem ser colaboradora, e vice-versa. Mas isso significa que concluir o desligamento não revoga acesso sozinho. Deixe essa remoção como uma tarefa explícita numa etapa do funil, com responsável, senão ela cai no vão entre as duas áreas.

5. Chegar à etapa terminal

Algumas etapas são terminais: chegar nelas encerra o processo e aplica a saída no cadastro da pessoa, junto com os dados do desligamento, na mesma operação.

Por isso a etapa terminal é a última coisa a fazer, não a primeira. Confira as pendências antes de mover.

6. Reorganizar o time que fica

Com a saída aplicada, o Gente e Cultura é onde o time se reorganiza: quem responde a quem no organograma, o que acontece com as responsabilidades que ficaram sem dono, e a conversa com quem fica, que costuma ser a parte mais esquecida de um desligamento.

O resultado

A saída acontece com registro: motivo padronizado, cada etapa cumprida com responsável, acesso removido de propósito e não por sorte, cadastro refletindo a realidade e organograma atualizado. E como o motivo é padronizado, depois de alguns desligamentos você consegue ler um padrão em vez de reler texto livre.

Problemas comuns

Próximo passo

Para o passo a passo das duas pontas, veja Admissão e desligamento como processo. Para a remoção de acesso, veja Membros e permissões.