Criar a sua primeira automação

Este guia leva você do canvas vazio até um fluxo ligado. O caminho mais rápido é começar de um modelo, ajustar o que é da sua operação e testar antes de ligar. Na Empresa Aurora, Carla quer que cada negócio novo do CRM gere a tarefa de primeiro contato, e é esse o exemplo usado aqui.

Antes de começar

• Acesso ao app Automações com permissão de gerenciar. Sem ela, o botão Nova automação não aparece.
• O destino do passo já existente. Se a automação vai criar tarefa no app Tarefas, o pipeline precisa existir antes.
• A certeza de que o processo já é o mesmo para todo mundo. Automatizar um processo em disputa multiplica a bagunça.

Comece de um modelo

1. Em Automações, clique em Nova automação e, no canvas vazio, em Começar de um modelo.
2. A galeria separa 14 modelos por objetivo: Populares, Vendas, Atendimento, Pós-venda, Cobrança e Rotina do time. Escolha um, como Criar a tarefa de primeiro contato de cada negócio novo, na aba Vendas.
3. Ao lado, confira Como funciona, com o fluxo passo a passo, e Antes de salvar, com o que ainda é escolha sua (a caixa de e-mail que envia, a conexão de WhatsApp, o funil da tarefa). Quando não sobra nada, a galeria diz Nada a escolher. Revise o texto e salve.
4. Clique em Usar este modelo. O canvas abre com o nome, o gatilho, os passos e a condição de entrada já montados.

Se nenhum modelo serve, escreva o que você quer no campo do topo da galeria (“quando entrar um lead pelo formulário, crie uma tarefa para a Carla”) e clique em Criar com o Marvin. O Marvin monta a automação inteira como rascunho desligado, e você revisa no canvas antes de ligar.

Monte do zero: gatilho e primeiro passo

1. Abra Nova automação e clique em Escolher o gatilho. Na galeria de modelos, Começar do zero leva ao mesmo canvas vazio.
2. Escolha o gatilho. O painel O que inicia este fluxo? traz Executar manualmente, Em uma programação, Webhook recebido e Em um evento de app. Os acontecimentos dos apps ficam em Em um evento de app, separados por app, com busca. Abra o app, como o CRM, e escolha o que descreve o momento em que a ação precisa acontecer, como Negócio criado.
3. Confira o gatilho. Ele abre na bancada, com Filtrar por. Sem filtro, todo evento dispara o fluxo. Clique em Concluído para voltar ao canvas.
4. Adicione o primeiro passo. Use o + na saída do gatilho. O painel O que acontece depois? traz as ações, também com busca. Escolha Criar tarefa na oportunidade, do CRM.

Monte do zero: configure, dê nome e salve

1. Configure o passo. O passo abre na bancada. Em Como criar a tarefa, escolha Escrever a tarefa aqui e preencha os Parâmetros, como o Título. Para usar um dado do gatilho num campo de texto, como o nome do negócio, clique em Inserir dado do fluxo ao lado do campo. O dado entra como um chip; para trocar por outro, clique no chip ou use Alt + Enter ao lado dele.
2. Dê um nome ao fluxo. Volte ao canvas pela seta da bancada e clique no nome, no topo do editor. Enquanto ele estiver em branco, o Hub sugere um a partir do gatilho e do primeiro passo.
3. Salve. Clique em Salvar. O fluxo fica como Rascunho e a confirmação diz Fluxo salvo como rascunho. Ligue quando estiver pronto.

Dá para salvar mesmo sem ter escolhido o gatilho: o fluxo fica como rascunho, e na lista a coluna Gatilho mostra Sem gatilho. O que não dá é ligar sem ele.

Para restringir o que entra, abra o gatilho e use Filtrar por ou Só dispara quando. Os detalhes estão em Condição, espera e caminhos.

Teste antes de ligar

Clique em Testar fluxo, no rodapé do canvas. O teste executa o fluxo de verdade, mesmo com a automação desligada. Quando há ação que cria registro, manda mensagem ou chama um serviço externo, o Hub lista essas ações em Executar ações reais deste fluxo? e só segue se você confirmar em Executar ações reais.

O resultado aparece numa mensagem no canto da tela:

• Teste concluído, com quantos passos rodaram: o fluxo fez o que devia.
• O teste falhou em, seguido do nome do passo: abra o passo e corrija.
• Revise o passo destacado. Há campos inválidos.: falta um campo obrigatório, ou o dado usado não existe naquele gatilho.

Ligue o fluxo

Com o teste limpo, clique em Ligar, no topo do editor. A confirmação diz Automação ligada. e o estado ao lado do nome passa a Ativa. A partir daí ela vale para os próximos acontecimentos.

Cada passo também pode ser ligado e desligado separadamente: clique no passo e use Desligar passo, no menu dele. Por isso a lista mostra Ativa em parte quando só uma parte do fluxo está no ar.

Como saber que deu certo

• A lista de automações mostra o fluxo com o Estado Ativa.
• Depois do primeiro acontecimento real, Última execução mostra quando foi e Últimos 7 dias deixa de dizer Nenhum passo.
• O resultado existe no app de destino: na aba Tarefas do negócio, no CRM, está a tarefa Fazer o primeiro contato criada pela automação.

Problemas comuns

Próximo passo

• Editar uma automação na bancada: mover passos, trocar ligações e ler os dados de cada passo.
• Condição, espera e caminhos diferentes: para o fluxo decidir sozinho.
• Acompanhar execuções: ler o erro e tentar de novo um passo.