Descobrir que uma automação falhou

Uma automação que rodou bem por três meses e falha numa terça de madrugada precisa chegar a alguém. O Hub tenta de novo sozinho, guarda o que aconteceu e avisa os Donos da automação, mas o aviso não cobre tudo, e quem decide o que fazer é você. Este guia mostra o que o motor repete por conta própria, o que ele avisa e como montar a rotina de conferência que evita descobrir a falha pela reclamação do cliente.

Antes de começar

• Acesso ao app Automações. Leitura basta para conferir; tentar de novo um passo exige permissão de gerenciar.
• Saber quem é Dono de cada automação que importa, em Acesso da automação (o ícone de pessoas no topo do editor). É para essas pessoas que o aviso de falha vai.
• Saber onde o resultado do fluxo deveria aparecer: a tarefa criada, a mensagem enviada, o lançamento feito.

O que o Hub repete sozinho

O motor separa dois tipos de problema, e trata cada um de um jeito.

Tipo de problema	Exemplo	O que acontece
Passageiro	O app de destino ficou indisponível por alguns segundos	O passo é tentado três vezes, com espera crescente entre elas. Se o app voltar, o fluxo segue como se nada tivesse acontecido
De configuração	O passo pede um campo que ficou vazio, ou um valor que o app de destino recusa	Não adianta repetir: um passo mal configurado não fica válido por insistência. Ele aparece como Dados inválidos e espera correção

Nos dois casos nada desaparece. O passo guarda o erro completo, a execução fica no histórico e você decide quando reenviar. Execuções resolvidas ficam 30 dias; as que falharam ou ficaram parciais ficam 90 dias, porque são as que alguém ainda vai precisar investigar.

O passo que para leva junto o que vinha depois dele

Os passos de um caminho entram na fila conforme o anterior termina bem. Quando um passo no meio do fluxo para, o que estava pendurado nele não roda. Um caminho paralelo que não depende daquele passo continua normalmente, e é justamente por isso que existe a execução Parcial: parte do fluxo entregou, parte não.

Vale ler isso ao contrário quando desenhar o fluxo. Se o aviso para a equipe estiver pendurado depois do passo mais frágil, é exatamente o aviso que você não vai receber no dia em que precisar dele.

Leia o status da execução

O status da execução inteira responde antes de abrir passo por passo.

Status	O que significa
Na fila	A execução entrou e ainda não começou
Executando	Está rodando agora
Aguardando	Um passo Esperar está contando o tempo
Pausada	Uma pessoa pausou a execução. Se ninguém retomar em 7 dias, ela é cancelada
Concluída	Todos os passos que deveriam rodar terminaram bem
Parcial	Parte dos passos entregou e parte não. Quase sempre é aqui que mora o problema silencioso
Falhou	A execução terminou em falha. O passo que falhou traz o motivo
Cancelada	A execução foi interrompida antes de terminar, por uma pessoa, pela regra de cancelamento ou porque a automação foi desligada
Parada (loop)	O fluxo alimentou o próprio gatilho e bateu no teto de encadeamento
Parada (limite)	O teto de execuções por registro ou por organização foi alcançado
Parada (acesso perdido)	A pessoa em nome de quem a automação roda perdeu o acesso a um recurso que ela usa
Parada (registro mudou na espera)	Durante uma espera, o registro mudou de um jeito que tirou o sentido de continuar
Não entrou na automação	O registro nem chegou a entrar no fluxo, então não existe passo nenhum. O motivo está no relatório

Parcial merece atenção especial. Ela não aparece como erro no dia a dia de quem só olha se a automação está ativa, e é o estado em que metade do combinado aconteceu.

O aviso que chega aos Donos

Quando uma execução termina como Falhou ou Parcial, o Hub avisa as pessoas que são Dono daquela automação, no sino e por e-mail. Se a automação não tem Dono, o aviso vai para os administradores do espaço.

1. Quando o aviso chega, o sino do topo ganha um número. Clique nele. Os avisos vêm agrupados por app, e o da falha fica em Automações.
2. Leia o aviso Automação falhou. O título diz qual automação falhou; o texto diz quantas execuções falharam, com qual registro foi a última e o motivo dela.
3. Clique no aviso. Ele abre o relatório da última execução que falhou, no passo que parou, com o motivo inteiro e o que fazer.

Três regras evitam que o aviso vire ruído:

• chega no máximo um aviso por automação a cada hora;
• quem não quer receber desliga o aviso Automação falhou nas próprias preferências de notificação (veja Notificações: onde cada aviso chega);
• quem é Editor ou Visualizador não recebe. Se a pessoa certa não é Dono, ajuste em Acesso da automação, como na seção abaixo.

O aviso não cobre tudo. Uma execução Parada (por limite, por laço ou por registro que mudou) não é falha e não gera aviso. E uma automação que simplesmente parou de disparar, porque o gatilho deixou de acontecer, também não avisa ninguém.

Três falhas de canal têm acontecimento próprio e podem virar um fluxo de aviso para a equipe inteira, com o passo Avisar pessoas:

• Conexão de WhatsApp caiu
• Envio de WhatsApp falhou
• Transcrição falhou, no Gravador

Quem recebe o aviso

Quem recebe o aviso de falha é quem é Dono da automação. Para conferir e ajustar:

1. Na lista de Automações, abra a automação que importa.
2. No topo do editor, ao lado da pasta, clique no ícone de pessoas, com a dica Acesso da automação. A gaveta abre com Membros e Roda como.
3. Em Membros, veja o papel de cada pessoa: Dono, Editor ou Visualizador. Só quem é Dono recebe o aviso, e a automação precisa de ao menos um Dono.
4. Para alguém passar a receber o aviso, escolha Dono no papel dessa pessoa. A mudança vale na hora. Quem ainda não está na lista entra por Adicionar membro…, já com o papel escolhido.

Só um Dono da automação muda papéis e adiciona membros. Na Empresa Aurora, Carla é Dono da automação que cria a tarefa de primeiro contato e passou Bruno, que era Editor, para Dono: agora os dois recebem o aviso quando ela falha.

Monte a sua conferência

1. Abra Execuções na barra lateral do app Automações.

2. Em Situação, escolha Precisam de atenção. É onde ficam as falhas, as parciais e as paradas. Use Motivo para separar um caso do outro.

3. Ajuste o Período para Últimos 7 dias se a conferência for semanal, ou Últimas 24h se o fluxo for crítico.

4. Volte à lista de automações e leia duas colunas: Últimos 7 dias (se o gatilho aconteceu e quanto terminou bem) e Última execução (quando foi a última vez).

5. Combine um responsável e uma frequência. Na Empresa Aurora, Ana é Dono das automações de cobrança e recebe o aviso de falha. Toda segunda, antes da reunião de operação, ela abre Precisam de atenção e leva só o que ainda estiver sem solução.

Fluxos que movem dinheiro, prazo ou mensagem para cliente merecem conferência mais curta que fluxos internos de organização.

Como saber que deu certo

• Precisam de atenção aparece vazio no período conferido.
• A barra de Últimos 7 dias dos fluxos que importam está estável, sem queda de uma semana para a outra.
• O Dono de cada automação crítica recebe o aviso Automação falhou quando ela falha.
• Quando algo aparece, existe um responsável que já sabe o que fazer com aquilo, e não uma descoberta de última hora.

Problemas comuns

Sintoma	Causa provável	O que fazer
O cliente avisou antes de nós	Quem recebe o aviso não é quem cuida do processo, ou a execução parou sem falhar	Confira quem é Dono da automação e ponha a conferência de Precisam de atenção na rotina
Ninguém recebeu o aviso de falha	A automação não tem Dono ativo, ou o aviso foi desligado nas preferências	Defina um Dono em Acesso da automação e confira as preferências de notificação dele
A automação está ativa e mesmo assim faltou coisa	A execução terminou como Parcial: parte do fluxo entregou	Abra a execução e veja em qual passo o caminho parou
Corrigi o passo e nada mudou	Corrigir o fluxo não refaz o que já falhou	Use Tentar de novo no passo, dentro da própria execução, ou provoque o acontecimento de novo
O passo esgotou as tentativas com erro de permissão	A automação não alcança o app de destino	Peça ao administrador o acesso daquele app e tente de novo o passo
A falha é antiga e sumiu do histórico	Existe prazo de retenção	Falhas e parciais ficam 90 dias; resolvidas ficam 30

Próximo passo

• Acompanhar execuções e consertar uma automação: ler o motivo da falha e tentar de novo o passo corrigido.
• Automações: o que roda sozinho entre os apps: os tetos que explicam uma execução parada.
• A conexão do WhatsApp caiu e o time soube na hora: o exemplo de falha que o Hub consegue avisar sozinho.