Cofres do Brain: quem vê o quê

O cofre é a divisão de primeiro nível do Brain: dentro dele ficam as pastas e as páginas. Ele existe para separar o que todo mundo pode ler do que é restrito, sem espalhar o conhecimento em ferramentas diferentes. Vale entender isso antes de subir conteúdo, porque mover uma página depois pode mudar quem a enxerga. O problema que os cofres evitam é o extremo dos dois lados: conhecimento trancado que ninguém acha, e documento sensível visível para a empresa inteira.

Isso importa duas vezes, porque o Marvin consulta o Brain para responder. Quem não pode ler uma página no Brain também não recebe aquele conteúdo pelo Marvin.

Antes de começar

• Acesso ao app Brain.
• Para criar cofre e mudar a visibilidade, ser administrador ou gerente no Brain. Quem é Proprietário de um cofre também gerencia quem entra nele. Ler e escrever página são permissões diferentes de gerenciar quem entra no cofre.
• Na barra lateral, você enxerga somente os cofres a que tem acesso. Uma lista mais curta que a de um colega não é erro.

Um cofre novo começa fechado

Para criar, abra o seletor de cofre, no topo da barra lateral (em Cofre), e clique em Novo cofre, no fim da lista. Dê um Nome, escolha o Ícone e responda O que deve ser salvo aqui? A instrução orienta o time e ajuda o Marvin a escolher o destino certo. Depois clique em Criar cofre, e ele já aparece no seletor.

Ao criar um cofre, ele nasce Privado e sem ninguém na lista de pessoas: quem criou entra, o resto do time não. A liberação é um passo explícito.

O motivo é a assimetria do erro. Um cofre que nasce aberto pode expor um documento sensível antes de alguém notar, e não existe como desfazer o que já foi lido. Um cofre que nasce fechado gera, no pior caso, um pedido de acesso.

Então, depois de criar um cofre, libere o acesso, senão ele fica útil só para você.

Definir quem acessa

O acesso fica em Gerenciar acesso: com o cofre aberto no seletor, clique no botão … ao lado dele. Ali, a Visibilidade tem dois modos:

• Público: todos no Brain podem consultar.
• Privado: somente membros listados.

Em Pessoas, clique em Adicionar pessoa, busque por nome ou e-mail, escolha o papel e clique no botão ao lado para adicionar. Os papéis são Visualizador (consulta as páginas do cofre), Editor (consulta e edita) e Proprietário (edita e gerencia o acesso ao cofre). Para tirar alguém, clique no X ao lado do nome e confirme em Remover: a pessoa perde o acesso que vinha do cofre.

Escolha Público para o que ganha valor circulando (manual, política, processo, base de resposta) e Privado para o que tem recorte de área ou de cargo. Na dúvida entre os dois, comece em Privado: abrir depois é trivial, e desexpor não é.

O seu cofre pessoal

Cada pessoa tem um cofre pessoal, que aparece no seletor de cofre como Pessoal: o espaço de rascunho e de anotação individual. Ele é diferente dos outros num ponto central: ele não é compartilhável. Não existe como convidar alguém para o seu cofre pessoal.

Isso tem uma consequência prática que vale conhecer antes de acontecer: ao mover uma página do cofre pessoal para um cofre da empresa, o Hub avisa que você está saindo do pessoal e pede confirmação. É o momento em que um rascunho passa a ser visível para outras pessoas.

Para mover, clique no … da página na barra lateral e em Mover para…. Escolha o cofre de destino e clique em Mover para topo de (o nome do cofre). Na janela Sair do cofre pessoal?, clique em Confirmar. Quando o destino é mais aberto que a origem, o Hub avisa: Conteúdo movido para um destino mais permissivo.

Use o pessoal para o que ainda está tomando forma, e mova para o cofre da empresa quando o conteúdo já serve a alguém além de você. Conhecimento útil parado no pessoal é conhecimento que o time e o Marvin não têm.

Confiança para o Marvin escrever sozinho

Quando o Marvin propõe uma alteração no Brain, ela passa por aprovação. Dá para dispensar essa revisão através da auto-aprovação, e o ponto importante é onde ela mora: a confiança é por pessoa, não por pasta.

Ela se liga em Gerenciar acesso, na lista de pessoas do cofre: ao lado do nome de cada pessoa, troque Revisar antes (o padrão) por Publicar direto. A partir daí, as propostas que essa pessoa pedir ao Marvin naquele cofre entram sem passar pela Caixa de entrada. Uma página com acesso próprio tem a mesma escolha em Compartilhar.

A leitura certa é essa: você não está dizendo “esta pasta aceita qualquer coisa”, está dizendo “o que vier a pedido desta pessoa entra direto”. O histórico registra o humano que pediu a alteração, não o Marvin, então a responsabilidade continua endereçada.

Comece sem auto-aprovação, veja as propostas chegarem por um tempo e libere pessoa por pessoa, quando você já sabe o que esperar do uso de cada uma.

Arquivar em vez de apagar

Cofre e página que saíram de uso podem ser arquivados. O arquivado sai do caminho na navegação sem desaparecer, e o Brain tem uma lixeira própria para o que foi excluído.

• Página: no … da página, clique em Arquivar. Ela sai da árvore e fica em Arquivadas, no fim da barra lateral, de onde dá para restaurar.
• Lixeira: é outra coisa. O que vai para a lixeira (Mover para a lixeira) é excluído em definitivo no fim do prazo de retenção. Para guardar sem prazo, use Arquivar.
• Cofre: com o cofre vazio, clique no … ao lado dele, em Arquivar e confirme em Arquivar cofre. Cofres arquivados deixam de aparecer na navegação. Os cofres que a empresa já tem ao começar não são arquivados.

Prefira arquivar. Conhecimento antigo costuma responder a pergunta de origem (“por que fazemos assim?”) muito depois de deixar de ser instrução válida.

Como saber que deu certo

O acesso está como você quer quando uma pessoa de fora do cofre não o vê na barra lateral, e quando alguém de dentro abre o conteúdo sem pedir nada. O teste que vale mais: pergunte ao Marvin, com o usuário de outra pessoa, algo que só aquele cofre responde. Se vier resposta para quem não deveria ter acesso, a visibilidade está mais aberta do que você pensava.

Problemas comuns

Próximo passo

Para o uso geral do Brain, veja Brain. Para entender como o Marvin consulta esse conteúdo, veja Marvin.