Cofres do Brain: quem vê o quê

O cofre é a divisão de primeiro nível do Brain: dentro dele ficam as pastas e as páginas. Ele existe para separar o que todo mundo pode ler do que é restrito, sem espalhar o conhecimento em ferramentas diferentes. Vale entender isso antes de subir conteúdo, porque mover uma página depois pode mudar quem a enxerga. O problema que os cofres evitam é o extremo dos dois lados: conhecimento trancado que ninguém acha, e documento sensível visível para a empresa inteira.

Isso importa duas vezes, porque o Marvin consulta o Brain para responder. Quem não pode ler uma página no Brain também não recebe aquele conteúdo pelo Marvin.

Antes de começar

• Acesso ao app Brain.
• Para criar cofre e liberar acesso, permissão de administração. Ler e escrever página são permissões diferentes de gerenciar quem entra no cofre.
• Na barra lateral, você enxerga somente os cofres a que tem acesso. Uma lista mais curta que a de um colega não é erro.

Um cofre novo começa fechado

Ao criar um cofre, ele nasce restrito: quem criou entra, o resto do time não. A liberação é um passo explícito.

O motivo é a assimetria do erro. Um cofre que nasce aberto pode expor um documento sensível antes de alguém notar, e não existe como desfazer o que já foi lido. Um cofre que nasce fechado gera, no pior caso, um pedido de acesso.

Então, depois de criar um cofre, libere o acesso, senão ele fica útil só para você.

Definir quem acessa

No cofre, a visibilidade tem dois modos:

• Público: todo mundo do tenant pode acessar.
• Privado: apenas os membros listados.

Em Privado, você adiciona as pessoas e define o papel de cada uma, como Editor para quem também escreve. Para tirar alguém, use Remover membro.

Escolha Público para o que ganha valor circulando (manual, política, processo, base de resposta) e Privado para o que tem recorte de área ou de cargo. Na dúvida entre os dois, comece em Privado: abrir depois é trivial, e desexpor não é.

O seu cofre pessoal

Cada pessoa tem um cofre pessoal, que é o espaço de rascunho e de anotação individual. Ele é diferente dos outros num ponto central: ele não é compartilhável. Não existe como convidar alguém para o seu cofre pessoal.

Isso tem uma consequência prática que vale conhecer antes de acontecer: ao mover uma página do cofre pessoal para um cofre da empresa, o Hub avisa que você está saindo do pessoal e que o destino é mais permissivo, e pede confirmação. É o momento em que um rascunho passa a ser visível para outras pessoas.

Use o pessoal para o que ainda está tomando forma, e mova para o cofre da empresa quando o conteúdo já serve a alguém além de você. Conhecimento útil parado no pessoal é conhecimento que o time e o Marvin não têm.

Confiança para o Marvin escrever sozinho

Quando o Marvin propõe uma alteração no Brain, ela passa por aprovação. Dá para dispensar essa revisão através da auto-aprovação, e o ponto importante é onde ela mora: a confiança é por pessoa, não por pasta ou por cofre.

A leitura certa é essa: você não está dizendo “esta pasta aceita qualquer coisa”, está dizendo “o que vier a pedido desta pessoa entra direto”. O histórico registra o humano que pediu a alteração, não o Marvin, então a responsabilidade continua endereçada.

Comece sem auto-aprovação, veja as propostas chegarem por um tempo e libere pessoa por pessoa, quando você já sabe o que esperar do uso de cada uma.

Arquivar em vez de apagar

Cofre e página que saíram de uso podem ser arquivados. O arquivado sai do caminho na navegação sem desaparecer, e o Brain tem uma lixeira própria para o que foi excluído.

Prefira arquivar. Conhecimento antigo costuma responder a pergunta de origem (“por que fazemos assim?”) muito depois de deixar de ser instrução válida.

Como saber que deu certo

O acesso está como você quer quando uma pessoa de fora do cofre não o vê na barra lateral, e quando alguém de dentro abre o conteúdo sem pedir nada. O teste que vale mais: pergunte ao Marvin, com o usuário de outra pessoa, algo que só aquele cofre responde. Se vier resposta para quem não deveria ter acesso, a visibilidade está mais aberta do que você pensava.

Problemas comuns

Próximo passo

Para o uso geral do Brain, veja Brain. Para entender como o Marvin consulta esse conteúdo, veja Marvin.