Do lançamento ao fechamento do mês, sem a planilha paralela

Em muita empresa o fechamento do mês é uma planilha que alguém monta na mão, puxando número de três lugares. Ela chega tarde, ninguém sabe reproduzir como foi feita, e comparar com o mês anterior é um trabalho novo. Este caso mostra o caminho em que o fechamento é consequência do que já foi registrado: a operação gera o lançamento, o plano de contas organiza, e o DFC entrega a leitura pronta.

O ponto de virada não é o relatório. É o plano de contas: enquanto ele não estiver certo, nenhum relatório em cima dele vai estar.

A situação

Na Empresa Aurora, Ana fecha o mês no quinto dia útil. O caixa ela sabe de cabeça; o que ela não sabe é para onde o dinheiro foi, e se o mês foi melhor que o anterior por venda maior ou por despesa adiada.

O papel de cada app

1. Fazer a operação desaguar na Tesouraria

Antes de pensar em relatório, o dinheiro precisa chegar registrado. A venda de balcão e a reserva concluída viram recebível na Tesouraria, e o caminho está descrito em Do balcão ao financeiro.

O que importa aqui é a consequência: lançamento que não existe não aparece no DFC. Se uma frente de receita ainda é registrada fora do Hub, o relatório vai ficar consistentemente menor que a realidade, e ninguém vai confiar nele.

2. Arrumar o plano de contas antes do relatório

Este é o passo que a maioria pula, e é o que decide se o resto funciona.

Cada lançamento na Tesouraria carrega uma conta do plano de contas. Se o plano tem contas demais, ninguém classifica direito e cada pessoa escolhe uma diferente. Se tem de menos, tudo cai em “outras despesas” e o relatório não responde nada.

Duas perguntas ajudam a calibrar: em que nível você toma decisão? e que pergunta você quer que o fechamento responda? Conta que não muda decisão nenhuma é conta que não precisa existir separada.

3. Montar a estrutura do DFC

Com o plano de contas estável, monte a estrutura no app de Resultados. As linhas de Lançamento apontam para os códigos do plano de contas, as de Grupo organizam a hierarquia, e as de Cálculo produzem os subtotais que você lê de verdade.

Monte na ordem em que a sua empresa pensa o caixa, não na ordem contábil. O relatório existe para ser lido por quem decide.

Antes de mexer numa estrutura que o time já usa, duplique. Experimentar na cópia e comparar as duas é mais seguro que descobrir a diferença no fechamento.

4. Ler o mês

Com a estrutura pronta, o fechamento vira leitura, não montagem:

• Realizado para o que aconteceu.
• Previsto (sem atrasados) para o que vem, sem o vencido acumulado inflando a projeção.
• Percentual Sobre a receita operacional para comparar meses de tamanhos diferentes.

Se uma linha aparecer zerada com movimento no período, é mapeamento: falta um código naquela linha. Vale conferir isso no primeiro mês, porque o erro se repete silenciosamente nos seguintes.

5. Perguntar ao Marvin em vez de abrir o relatório

O Marvin consulta o DFC e responde a perguntas como “como está o fluxo de caixa?” ou “quanto entrou e saiu no período?”, de forma consolidada ou por empresa.

Duas ressalvas concretas:

• Ele lê a estrutura ativa. Como o app não impede duas estruturas ativas ao mesmo tempo, mantenha só uma marcada assim, senão a resposta pode sair de uma estrutura que não é a oficial.
• O Marvin não lê a Tesouraria diretamente. Ele enxerga o consolidado do DFC, não o lançamento individual. Para investigar um número específico, o caminho é a Tesouraria.

O resultado

O fechamento deixa de ser um trabalho e passa a ser uma consulta. A comparação com o mês anterior é imediata, porque a estrutura é a mesma. E a pergunta que a planilha nunca respondia (o mês foi melhor por quê) passa a ter resposta na linha, não na intuição.

Onde isso costuma falhar

Próximo passo

Para o passo a passo do app, veja Resultados Econômico-Financeiros. Para os lançamentos que alimentam tudo isso, veja Tesouraria.