Automações: o que roda sozinho entre os apps

Automações é onde o combinado da operação passa a ser executado pelo Hub: cada automação começa por um gatilho (o que aconteceu), passa pelas condições (quando vale agir) e segue pelos passos (o que o Hub faz em seguida). O gatilho pode nascer em um app e o passo acontecer em outro, e é aí que ela paga o investimento.

O que é e quando usar

Use automações para	Não use automações para
Reagir a um acontecimento sem depender de alguém ver	Substituir o julgamento de quem negocia, contrata ou aprova
Repetir sempre do mesmo jeito o que hoje sai diferente a cada vez	Corrigir um processo que a equipe ainda não combinou
Ligar dois apps que hoje só conversam por alguém copiando dado	Fazer relatório recorrente em texto: isso é uma skill do Marvin

O que Automações entrega hoje:

Trabalho	O que dá para fazer
Começar	Partir de um dos 14 modelos da galeria Começar de um modelo, pedir ao Marvin com Criar com o Marvin ou montar do zero
Montar	Arrastar os passos livremente no canvas, ligar e desligar cada ligação pelos pontos de entrada e saída, abrir caminhos paralelos e caminhos que se separam por condição, e usar mais de um gatilho no mesmo fluxo
Configurar cada passo	Ver na bancada o que o passo recebe (Entrada), o que ele faz (Parâmetros) e o que ele entrega (Resultado), com cada dado marcado pelo tipo
Agir nos apps	Criar tarefa, criar e mover negócio, avisar pessoas, mandar WhatsApp, enviar e-mail pela caixa conectada com anexo do Drive, gerar texto ou campos com IA, rodar uma skill do Marvin, mover processos de Pessoas e chamar um endereço seu. A lista completa está em O que dá para automatizar hoje
Decidir	Filtrar o que entra, separar caminhos por regra ou por IA, esperar um prazo e escolher se o mesmo registro entra de novo
Guardar antes de decidir	Salvar um fluxo novo como rascunho, mesmo antes de escolher o gatilho
Acompanhar	Ver cada execução passo a passo, com o erro explicado em português, pausar, retomar ou cancelar uma execução e tentar de novo um passo que falhou
Ser avisado	Receber no sino e por e-mail o aviso de que uma automação da qual você é Dono falhou
Organizar	Filtrar a lista por pasta, por gatilho e por quem criou, ordenar pela última edição e mover várias automações de pasta de uma vez
Voltar atrás	Consultar o histórico de versões de cada fluxo e restaurar uma versão anterior

Conceitos e acesso

Termo	O que é	Onde aparece
Gatilho	O acontecimento que faz o fluxo começar. Um fluxo pode ter mais de um	Coluna Gatilho, na lista de Automações, e o primeiro nó do canvas
Passo	Uma ação executada pelo fluxo	Os nós do canvas, depois do gatilho
Passo solto	Um passo sem ligação com nenhum gatilho. Ele fica no canvas, mas não executa	O nó mostra Sem gatilho · não executa
Estado	Se a automação recebe registros novos: Ativa, Ativa em parte, Desligada ou Rascunho	Coluna Estado, na lista, e ao lado do nome, no editor
Execução	Uma passagem do fluxo, do gatilho até o último passo	Item Execuções da barra lateral, e a aba Execuções dentro de cada automação
Últimos 7 dias	Quantos passos rodaram na semana e quantos terminaram bem, numa barra	Coluna Últimos 7 dias, na lista
Última edição	Quando o fluxo foi salvo pela última vez	Coluna Última edição, na lista

Onde fica o app. Automações abre pelo menu de aplicativos, no topo de qualquer app do Hub, na área Tecnologia. A barra lateral dele tem Painel, Automações (a lista de todas) e Execuções.

Onde a automação vive. Ela pode ser criada no app Automações, que é onde todas aparecem juntas, ou dentro da própria ferramenta em que faz sentido. Um formulário de captação do CRM, por exemplo, tem a aba Automações na própria configuração. Onde quer que tenha nascido, a automação aparece na lista central.

Acesso. O administrador libera o app e define quem pode ler e quem pode gerenciar automações. Cada automação tem ainda os próprios membros, com o papel de Dono, Editor ou Visualizador, em Acesso da automação. Quem não é membro de uma automação não a vê na lista. Os passos respeitam o acesso da pessoa em nome de quem a automação roda: uma automação não alcança um app que a organização não usa.

Primeiro uso: monte e salve

1. Abra o app Automações e clique em Nova automação. O canvas abre com o gatilho em aberto e dois atalhos embaixo: Começar de um modelo e Criar com o Marvin.
2. Escolha o gatilho. Clique em Escolher o gatilho. O painel O que inicia este fluxo? traz Executar manualmente, Em uma programação, Webhook recebido e Em um evento de app. Os acontecimentos dos apps ficam em Em um evento de app: escolha o app e o acontecimento (ou use a busca do painel) e clique em Concluído.
3. Adicione o primeiro passo. Use o + na saída do gatilho e escolha a ação em O que acontece depois?. Clique no passo para abrir a bancada e preencher os parâmetros.
4. Salve. Dê um nome no topo do editor (se ficar em branco, o Hub usa o nome que sugere a partir do gatilho e do primeiro passo) e clique em Salvar. O fluxo fica como Rascunho até você ligar. Dá para salvar antes de escolher o gatilho, e ligar só quando ele estiver pronto.

Primeiro uso: teste e ligue

5. Teste e ligue. Use Testar fluxo, no rodapé do canvas. O teste executa o fluxo de verdade, mesmo com a automação desligada: antes, o Hub lista as ações reais que vão rodar em Executar ações reais deste fluxo? e só segue se você confirmar em Executar ações reais. O resultado aparece no canto da tela. Depois clique em Ligar, no topo do editor: o estado passa a Ativa.

Checklist do primeiro uso

Um fluxo simples com um passo só, testado, ligado e com uma execução real conferida em Execuções.

Como saber que deu certo

• A automação aparece na lista com o Estado Ativa.
• Depois do primeiro acontecimento real, Últimos 7 dias deixa de dizer Nenhum passo e Última execução mostra quando foi, com o ponto do status.
• O resultado aparece no app de destino: a tarefa criada, o aviso recebido, o e-mail enviado.

Limites e erros comuns

Expectativa	Realidade hoje
Testar fluxo é um ensaio sem efeito	O teste executa o fluxo de verdade. Antes, o Hub lista as ações reais que vão rodar e pede confirmação em Executar ações reais
A automação vale para o que já aconteceu antes de ela existir	Não. Ela reage aos próximos acontecimentos, nunca ao histórico
Dá para ligar um fluxo sem gatilho	Não. O rascunho salva sem gatilho, mas Ligar pede um gatilho antes
Um passo solto no canvas também roda	Não. Só roda o que está ligado a um gatilho
Dá para automatizar qualquer coisa de qualquer app	Só o que está no catálogo de gatilhos e ações. Consulte a lista antes de desenhar o processo
Uma automação pode disparar outra sem limite	Existe um teto de cinco níveis encadeados, para evitar laço infinito
Um mesmo registro pode disparar o fluxo quantas vezes acontecer	Existe um teto de dez execuções por registro por hora, e um teto por organização por minuto
O histórico fica guardado para sempre	Execuções concluídas ficam 30 dias, e as que falharam ficam 90 dias
O e-mail sai pela caixa de qualquer pessoa do time	Só pela caixa de quem monta o passo, conectada no app E-mail

Erros comuns de quem começa: ligar sem testar, montar uma automação para um processo que a equipe ainda faz de três jeitos diferentes, e esquecer que o passo roda com o acesso da pessoa em nome de quem a automação roda, não com o seu.

Próximo passo

• Criar a sua primeira automação: do modelo ao fluxo ligado.
• O que dá para automatizar hoje: a lista de gatilhos e ações por app.
• Acompanhar execuções e consertar uma automação: o que fazer quando ela não faz o que você esperava.