Automações: o que roda sozinho entre os apps

Toda operação tem um combinado que depende de alguém lembrar: quando fechar o negócio, avisar a produção; quando a parcela vencer, cobrar; quando o cliente entrar, abrir o processo de ativação. Automações é onde esse combinado deixa de morar na cabeça das pessoas e passa a ser executado pelo Hub.

O que é e quando usar

Uma automação tem três partes: o gatilho (o que aconteceu), as condições (quando vale a pena agir) e os passos (o que o Hub faz em seguida). O gatilho pode nascer em um app e o passo acontecer em outro, e é aí que ela paga o investimento.

O que Automações entrega hoje:

• Um quadro com todas as automações da organização, mostrando origem, objeto, gatilho, passos, se está ativada, execuções dos últimos 7 dias e a saúde de cada uma.
• Um editor visual onde o fluxo é montado ligando um passo no outro, com caminhos paralelos e caminhos que se separam por condição.
• Gatilhos de acontecimento em mais de dez apps, além de gatilho manual, por programação de horário e por chamada de um sistema externo.
• Passos que criam tarefa, criam e movem negócio, avisam pessoas, escrevem no Brain, mandam WhatsApp, publicam no Chat, lançam na Tesouraria, abrem implantação, matriculam no Academy, rodam uma skill do Marvin e chamam um endereço seu.
• Condições que decidem o caminho, espera com prazo definido e política de reinscrição por registro.
• Histórico de execuções com o erro completo e a opção de re-executar um passo que falhou.

Conceitos e acesso

Onde a automação vive. Ela pode ser criada no app Automações, que é onde todas aparecem juntas, ou dentro da própria ferramenta em que faz sentido. Um formulário de captação do CRM, por exemplo, tem a aba Automações na própria configuração. Onde quer que tenha nascido, a automação aparece no quadro central com a coluna Origem preenchida.

Acesso. O administrador libera o app e define quem pode ler e quem pode gerenciar. Quem só tem leitura enxerga o quadro e o histórico, mas não cria nem ativa fluxo. Os passos respeitam a permissão de quem opera: uma automação não alcança um app que a organização não usa.

Primeiro uso: passo a passo

1. Abra o app Automações. A tela inicial é o quadro com tudo o que já existe. Se ainda não há nada, ele mostra o convite para criar a primeira.
2. Clique em Nova automação. O editor abre com o gatilho em aberto e a pergunta que organiza o resto: o que faz este fluxo começar.
3. Escolha o gatilho. Pode ser um acontecimento de app, o disparo manual, uma programação de horário ou uma chamada externa. Se preferir partir de algo pronto, use um dos modelos em Começar de um modelo.
4. Pendure o primeiro passo. Escolha a ação e preencha o que ela pede. Campos que dependem da sua operação, como o funil da tarefa, ficam em branco de propósito.
5. Restrinja com condição, se precisar. Em Só dispara quando, diga em que situações o evento merece entrar. Sem condição, todo evento dispara o fluxo.
6. Teste antes de ligar. Use Testar fluxo. O caminho percorrido se pinta no editor e você confere o resultado sem afetar ninguém.
7. Ative. Só depois do teste, ligue o fluxo. Ele passa a valer para os próximos acontecimentos, não para o que já passou.

Checklist do primeiro uso: criar um fluxo simples com um passo só, rodar o teste, ativar, provocar o acontecimento de verdade uma vez e conferir a execução no histórico.

Como saber que deu certo

• A automação aparece no quadro com Ativada marcada como Sim.
• Depois do primeiro acontecimento real, a coluna Execuções · 7d sai de vazio e a coluna Última execução mostra o horário com o ponto de status.
• A coluna Saúde mostra a porcentagem de execuções que terminaram bem no período.
• O resultado aparece no app de destino: a tarefa criada, o aviso recebido, a nota escrita.

Limites e erros comuns

Erros comuns de quem começa: ativar sem testar, montar uma automação para um processo que a equipe ainda faz de três jeitos diferentes, e esquecer que o passo roda com o acesso da automação, não com o seu.

Próximo passo

• Criar a sua primeira automação: o passo a passo do gatilho até o fluxo ativo.
• O que dá para automatizar hoje: a lista de gatilhos e ações por app.
• Acompanhar execuções e consertar uma automação: o que fazer quando ela não faz o que você esperava.