Chamado aberto vira tarefa do time responsável
Quando alguém abre um chamado de suporte na organização, o Hub registra a providência no pipeline de quem resolve e avisa o responsável.
Passo a passo 7
Um chamado aberto já é um pedido registrado. O que costuma faltar é a ponte para o trabalho: alguém precisa transformar o pedido em algo que aparece na fila de quem resolve, com dono e prazo. Essa ponte cabe num fluxo.
A situação
Uma pessoa da organização abre um chamado. A partir daí, o time que responde por aquele assunto precisa enxergar o pedido no lugar onde organiza o trabalho, e não só na tela de chamados.
O que cada app faz
| App | Papel |
|---|---|
| Hub | Emite o acontecimento Chamado de suporte aberto |
| Automações | Registra e avisa |
| Tarefas | Recebe o pedido como trabalho com dono e prazo |
Antes de começar
- Um pipeline no app Tarefas para o time que atende os chamados internos.
- Combinar quem é o responsável padrão. Sem isso a tarefa nasce órfã.
Monte o fluxo
- Crie a automação com o gatilho Chamado de suporte aberto.
- Abra a tarefa. Adicione Criar tarefa e preencha Pipeline com o funil de atendimento interno, Título com um texto que identifique o pedido e Responsáveis com quem triagem.
- Avise quem vai atender. Pendure Avisar pessoas e escolha em Quem recebe as pessoas do time ou todo mundo com acesso ao app que atende.
- Separe por assunto, se fizer sentido. Com o passo Condição, mande cada tipo de chamado para o pipeline certo em vez de acumular tudo num só.
- Teste e ative.
Como saber que deu certo
- Ao abrir um chamado de teste, a tarefa aparece no pipeline escolhido.
- O responsável recebe o aviso pelo canal que ele configurou.
- A execução aparece no histórico com os passos em ok.
Limites e erros comuns
| Expectativa | Realidade hoje |
|---|---|
| A tarefa e o chamado ficam sincronizados | Não. Concluir a tarefa não fecha o chamado, e vice-versa. São dois registros |
| O fluxo alcança chamados abertos antes da ativação | Não. Ele vale para os próximos |
| A conversa do chamado aparece dentro da tarefa | Não. O acompanhamento da conversa continua na página de chamados |
| Dá para automatizar o chamado que o cliente final abre | O acontecimento é do chamado aberto dentro da organização, não de um canal externo |
Erros comuns de quem começa: mandar todo tipo de chamado para o mesmo pipeline, o que anula a triagem, e usar um título de tarefa que não diz quem pediu o quê.
Próximo passo
- Precisa de ajuda? Abra e acompanhe chamados: onde o chamado nasce e como ele é acompanhado.
- Tarefas: organize o trabalho do time: montar o pipeline que recebe.
- Condição, espera e caminhos diferentes: separar os chamados por assunto.
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Não resolveu?
Abra um chamado pelo botão de suporte dentro do Hub. Nosso time responde e, quando é problema de produto, ele vira uma correção rastreável.