Listas do Hub: colunas, filtros e visualizações salvas

Contatos, oportunidades, tarefas, operações, automações: quase todo app do Hub tem uma tela de lista, e todas se comportam do mesmo jeito. Aprender uma vez vale para todas, e o ajuste que você fizer fica salvo para você.

Antes de começar

• Acesso ao app cuja lista você quer ajustar.
• Para salvar uma visualização que o time inteiro use, permissão de gerenciar naquele app. Visualização pessoal qualquer um cria.

Ajuste as colunas pelo cabeçalho

Clique no nome de uma coluna, no cabeçalho da lista, para abrir o menu dela:

A largura também é ajustável arrastando a borda do cabeçalho, e a ordem pode ser mudada arrastando a coluna inteira pela alça que aparece à esquerda do nome quando o cursor passa por cima.

A ordem padrão. Sem nenhuma coluna ordenada, a lista segue a ordem padrão do app. Nas listas de registros que entram todo dia, como as oportunidades do CRM, isso significa o mais recente primeiro: o que acabou de entrar aparece no topo. Listas organizadas por nome ou por código continuam em ordem alfabética.

Ajuste as colunas em Editar colunas

Para trabalhar com muitas colunas de uma vez, use Editar colunas na barra da lista. A janela Escolha as colunas que você vê mostra as Propriedades disponíveis de um lado e as Colunas selecionadas do outro, com a ordem definida por arraste.

1. Em Propriedades, marque o que você quer ver. A coluna entra no fim de Colunas selecionadas. Com muitas opções, use Pesquisar propriedades para achar a certa.
2. Arraste a coluna pela alça até a posição que você quer. O X ao lado tira a coluna da lista.
3. Clique em Aplicar. A lista passa a mostrar as colunas na ordem escolhida.

O ajuste fica salvo para você

Largura, ordem, colunas visíveis, colunas fixadas e densidade ficam guardados por pessoa e por lista. Você fecha, volta no dia seguinte, e a lista está como você deixou. O ajuste é seu: mexer nele não muda a tela de mais ninguém.

Isso vale por lista, não por app. As colunas que você escolheu em Empresas não mudam a lista de Contatos.

Filtre e busque

A barra da lista concentra o que refina o resultado: a busca por texto, os Filtros por campo, Classificar para a ordenação, e o Modo de visualização onde o app oferece mais de um formato.

1. Digite na busca da barra. A lista mostra só o que combina com o texto.
2. Clique em Filtros. O painel abre com os campos daquela lista: na lista de Empresas do CRM, por exemplo, Contato e Etiquetas.
3. Escolha o campo e o valor. O filtro vale na hora, sem botão de aplicar. Limpar filtros, no pé do painel, desfaz todos.
4. Feche o painel. Com algum filtro aplicado, o botão Filtros fica destacado na barra.

O recorte aplicado fica no endereço da página, então o link que você copiar leva a outra pessoa exatamente para o que você está vendo.

Salve o recorte que você repete

Quando um conjunto de filtros e colunas vira rotina, ele merece virar visualização em vez de ser remontado toda semana.

1. Ajuste filtros, colunas e ordenação até a lista mostrar o que interessa.
2. Clique em Nova visualização, logo acima da lista.
3. Na janela Salvar view, dê um nome que descreva o recorte, no estilo “Por segmento”. Para o time inteiro ver a mesma aba, marque Compartilhar com todos da organização: a opção aparece para quem tem permissão de gerenciar naquele app. Sem marcar, a visualização é só sua.
4. Clique em Salvar view. A visualização passa a aparecer como aba no topo da lista.
5. Para mudar uma existente, abra a aba, ajuste a lista e, no menu ··· da aba, use Editar e depois Salvar alterações. No mesmo menu ficam Definir como padrão, Mover para esquerda, Mover para direita e Excluir.

Para partir de uma visualização que já existe, abra a aba dela, ajuste e use Nova visualização: o ajuste vira outra aba, e a original continua como estava.

Exporte quando precisar levar para fora

O botão Exportar, na barra da lista, baixa um arquivo CSV com o que está na tela, respeitando as colunas escolhidas e os filtros aplicados. É o caminho para levar o recorte a quem não usa o Hub, sem virar planilha paralela dentro de casa.

Quando a lista tem mais de uma página, o botão aparece como Exportar página e leva as linhas da página aberta. Para levar mais linhas de uma vez, aumente a quantidade por página no rodapé da lista antes de exportar.

Como saber que deu certo

• Ao voltar à lista depois de fechar, as colunas estão como você deixou.
• A visualização salva aparece como aba e reaplica filtros e colunas ao ser aberta.
• O arquivo exportado traz as mesmas colunas que você vê na tela.

Problemas comuns

Próximo passo

• Criar e administrar campos personalizados: os campos que viram coluna.
• Campos personalizados: a quem cada informação pertence: o modelo mental por trás.
• Cadastros: contatos, empresas e produtos: a lista onde a maioria começa.