CRM: organize o processo comercial

Uma venda fica difícil de acompanhar quando o contexto está na conversa, o valor está numa planilha e só o vendedor sabe qual é o próximo passo. O CRM reúne essas informações numa oportunidade e mostra em que etapa cada negociação está.

Use este artigo para entender a estrutura do app e escolher por onde começar. Os passos completos de configuração e operação estão nos guias relacionados ao longo da página.

O modelo mental do CRM

Quatro conceitos organizam o trabalho comercial:

A relação mais comum é: Funil > Etapa > Oportunidade. Contatos, empresas, produtos, notas e tags dão contexto à oportunidade sem criar outro cadastro do cliente.

As etapas Ganho e Perdido são criadas automaticamente em cada funil. Elas registram o resultado final e ficam protegidas contra edição. As etapas abertas entre a entrada e o fechamento são definidas pelo seu processo.

O que você consegue organizar

• Criar quantos funis forem necessários, cada um com etapas, probabilidades e campos próprios.
• Registrar oportunidades com responsável, valor, previsão de fechamento, contato, empresa e produtos.
• Trabalhar na visão visual, movendo os cards entre etapas, ou na visão de lista, com filtros, colunas e visualizações salvas.
• Exigir campos antes de uma oportunidade entrar numa etapa. Assim, o negócio não avança sem a informação que o time combinou como necessária.
• Guardar notas, tags e o histórico das movimentações na própria oportunidade.
• Criar tarefas simples dentro da oportunidade, com título, prazo e responsável. A aba separa o que está em aberto, atrasado e concluído.
• Encerrar uma negociação como Ganho ou Perdido. Na perda, o motivo é obrigatório.
• Criar oportunidades a partir de uma resposta de formulário, de uma conversa no WhatsApp ou de um pedido ao Marvin.
• Quando a venda envolve comércio exterior, iniciar uma operação no Comex com o cliente e os itens da oportunidade.

A jornada da Empresa Aurora

O mesmo processo acompanha os guias desta categoria:

1. Carla recebe uma conversa de Marina, do Cliente Horizonte, pelo WhatsApp.
2. No painel Dados do contato, Carla cadastra Marina e cria a oportunidade Projeto de implantação | Cliente Horizonte no funil Vendas.
3. A oportunidade começa em Entrada. Conforme a conversa avança, Carla registra notas e move o card pelo funil.
4. Quando precisa agir sem trocar de tela, Carla pede ao Marvin para adicionar uma nota, mover a oportunidade ou preparar a confirmação de ganho.
5. Carla registra os próximos passos na aba Tarefas, com responsável e prazo, sem sair da oportunidade.
6. Depois do fechamento, Carla marca a oportunidade como Ganho. Ana assume o onboarding no Tarefas.

Ganhar uma oportunidade não cria contrato nem lançamento financeiro. As tarefas da aba Tarefas são simples e ligadas à própria oportunidade. Para um processo com etapas, subtarefas e anexos, continue usando o app Tarefas. No caso de uma venda de comércio exterior, use Criar operação de Comex para fazer a passagem de forma guiada.

Comece na ordem certa

1. Configure o funil

Siga Configurar um funil de vendas. Você pode partir do modelo Vendas e depois revisar etapas, probabilidades, campos obrigatórios e motivos de perda.

2. Organize os cadastros

Contatos, empresas e produtos são compartilhados por todo o Hub. Veja Cadastros: contatos, empresas e produtos em um lugar só para evitar registros duplicados e deixar a oportunidade ligada às pessoas certas.

3. Crie a primeira oportunidade

Use Criar e acompanhar uma oportunidade para registrar o negócio, guardar o contexto da negociação, avançar pelas etapas e fechar com o resultado correto.

4. Reduza a digitação

• Quando a conversa já está no Hub, siga Criar uma oportunidade a partir do WhatsApp.
• Quando você prefere pedir a ação em linguagem natural, siga Operar oportunidades com o Marvin.
• Para captação pelo site, veja Do formulário ao funil.

Campos que protegem a qualidade do funil

As propriedades nativas já cobrem dados como Nome, Etapa, Valor, Empresa, Responsável, Contatos e Previsão de fechamento. Em Cadastros > Propriedades, você pode criar campos específicos do seu processo.

Para controlar quando um campo aparece ou se torna obrigatório, abra Configurações > Funis e etapas, escolha o funil e clique em Gerenciar etapas. A área Campos por etapa define o que precisa estar visível e preenchido antes da entrada naquela etapa.

Prefira campos de seleção quando as respostas formam uma lista conhecida, como segmento ou origem. Eles geram filtros e leituras consistentes. Texto livre funciona melhor para contexto que não cabe numa lista.

Acesso e permissões

O administrador define quem pode visualizar, criar e atualizar oportunidades, configurar funis, gerenciar etapas e criar notas. A mesma pessoa pode ter acesso ao CRM e não ter permissão para alterar a configuração.

Se um botão deste artigo não aparecer, confirme primeiro seu acesso ao app e depois a permissão da ação específica.

Limites atuais

Próximo passo

Comece pelo funil, crie uma oportunidade de teste e percorra as etapas com o time. Depois, escolha uma entrada real do processo, como o WhatsApp ou um formulário, para reduzir o cadastro manual sem perder o controle do que entra no CRM.