CRM: organize o processo comercial

Uma venda fica difícil de acompanhar quando o contexto está na conversa, o valor está numa planilha e só o vendedor sabe qual é o próximo passo. O CRM reúne essas informações numa oportunidade e mostra em que etapa cada negociação está.

Use este artigo para entender a estrutura do app e escolher por onde começar. Os passos completos de configuração e operação estão nos guias relacionados ao longo da página.

O modelo mental do CRM

Quatro conceitos organizam o trabalho comercial:

A relação mais comum é: Funil > Etapa > Oportunidade. Contatos, empresas, produtos, notas e tags dão contexto à oportunidade sem criar outro cadastro do cliente.

As etapas Ganho e Perdido são criadas automaticamente em cada funil. Elas registram o resultado final e ficam protegidas contra edição. As etapas abertas entre a entrada e o fechamento são definidas pelo seu processo.

O que você consegue organizar

• Criar quantos funis forem necessários, cada um com etapas, probabilidades e campos próprios.
• Registrar oportunidades com responsável, valor, previsão de fechamento, contato, empresa e produtos.
• Trabalhar na visão visual, movendo os cards entre etapas, ou na visão de lista, com filtros, colunas e visualizações salvas.
• Exigir campos antes de uma oportunidade entrar numa etapa. Assim, o negócio não avança sem a informação que o time combinou como necessária.
• Guardar notas, tags e o histórico das movimentações na própria oportunidade.
• Criar tarefas simples dentro da oportunidade, com título, prazo e responsável. A aba separa o que está em aberto, atrasado e concluído.
• Encerrar uma negociação como Ganho ou Perdido. Na perda, o motivo é obrigatório.
• Criar oportunidades a partir de uma resposta de formulário, de uma conversa no WhatsApp ou de um pedido ao Marvin.
• Acompanhar os Orçamentos, na própria barra lateral do CRM, e vincular um deles à oportunidade que ele atende.
• Quando a venda envolve comércio exterior, iniciar uma operação no Comex com o cliente e os itens da oportunidade.

Orçamentos

O CRM tem uma seção Orçamentos com a lista de tudo que foi orçado, filtrável por cliente ou identificador. Cada orçamento tem um Status (Aberto, Efetivado ou Cancelado), uma Natureza que separa produto de serviço, os itens com preço unitário e total, e observações.

Na oportunidade existe o painel Orçamentos, com Vincular orçamento existente e a opção de desvincular. Isso serve para responder, olhando a negociação, qual proposta de preço está em jogo, sem procurar em outro lugar.

O orçamento e a oportunidade continuam sendo coisas separadas de propósito: um orçamento pode nascer no CRM ou vir de fora dele, e a lista mostra a origem. Vincular é uma escolha sua, não um efeito automático de ganhar a oportunidade.

A jornada da Empresa Aurora

O mesmo processo acompanha os guias desta categoria:

1. Carla recebe uma conversa de Marina, do Cliente Horizonte, pelo WhatsApp.
2. No painel Dados do contato, Carla cadastra Marina e cria a oportunidade Projeto de implantação | Cliente Horizonte no funil Vendas.
3. A oportunidade começa em Entrada. Conforme a conversa avança, Carla registra notas e move o card pelo funil.
4. Quando precisa agir sem trocar de tela, Carla pede ao Marvin para adicionar uma nota, mover a oportunidade ou preparar a confirmação de ganho.
5. Carla registra os próximos passos na aba Tarefas, com responsável e prazo, sem sair da oportunidade.
6. Depois do fechamento, Carla marca a oportunidade como Ganho. Ana assume o onboarding no Tarefas.

Ganhar uma oportunidade não cria contrato nem lançamento financeiro. As tarefas da aba Tarefas são simples e ligadas à própria oportunidade. Para um processo com etapas, subtarefas e anexos, continue usando o app Tarefas. No caso de uma venda de comércio exterior, use Criar operação de Comex para fazer a passagem de forma guiada.

Comece na ordem certa

1. Configure o funil

Siga Configurar um funil de vendas. Você pode partir do modelo Vendas e depois revisar etapas, probabilidades, campos obrigatórios e motivos de perda.

2. Organize os cadastros

Contatos, empresas e produtos são compartilhados por todo o Hub. Veja Cadastros: contatos, empresas e produtos em um lugar só para evitar registros duplicados e deixar a oportunidade ligada às pessoas certas.

3. Crie a primeira oportunidade

Use Criar e acompanhar uma oportunidade para registrar o negócio, guardar o contexto da negociação, avançar pelas etapas e fechar com o resultado correto.

4. Reduza a digitação

• Quando a conversa já está no Hub, siga Criar uma oportunidade a partir do WhatsApp.
• Quando você prefere pedir a ação em linguagem natural, siga Operar oportunidades com o Marvin.
• Para captação pelo site, veja Do formulário ao funil.

Campos que protegem a qualidade do funil

As propriedades nativas já cobrem dados como Nome, Etapa, Valor, Empresa, Responsável, Contatos e Previsão de fechamento. Em Cadastros > Propriedades, você pode criar campos específicos do seu processo.

Para controlar quando um campo aparece ou se torna obrigatório, abra Configurações > Funis e etapas, escolha o funil e clique em Gerenciar etapas. A área Campos por etapa define o que precisa estar visível e preenchido antes da entrada naquela etapa.

Prefira campos de seleção quando as respostas formam uma lista conhecida, como segmento ou origem. Eles geram filtros e leituras consistentes. Texto livre funciona melhor para contexto que não cabe numa lista.

Acesso e permissões

O administrador define quem pode visualizar, criar e atualizar oportunidades, configurar funis, gerenciar etapas e criar notas. A mesma pessoa pode ter acesso ao CRM e não ter permissão para alterar a configuração.

Se um botão deste artigo não aparecer, confirme primeiro seu acesso ao app e depois a permissão da ação específica.

Limites atuais

Próximo passo

Comece pelo funil, crie uma oportunidade de teste e percorra as etapas com o time. Depois, escolha uma entrada real do processo, como o WhatsApp ou um formulário, para reduzir o cadastro manual sem perder o controle do que entra no CRM.