CRM: organize o processo comercial

O CRM é onde o time comercial conduz negociações: cada negócio vira uma oportunidade, que avança por etapas dentro de um funil até fechar como Ganho ou Perdido. Contatos, empresas e produtos vêm do cadastro compartilhado do Hub, então a oportunidade não cria um segundo registro do cliente.

O que é e quando usar

Use o CRM para	Não use o CRM para
Acompanhar negociações em aberto, com valor, responsável e etapa	Emitir contrato ou lançar o recebimento: ganhar a oportunidade não gera nenhum dos dois
Registrar o contexto que outra pessoa precisa para assumir a venda	Trabalho com subtarefas, anexos e prazos: use o Tarefas
Fechar com motivo de perda, para medir por que o funil vaza	Operação de comércio exterior: a venda passa para o Comex

O que o CRM entrega hoje:

Trabalho	O que dá para fazer
Desenhar o processo	Quantos funis forem necessários, cada um com etapas, probabilidades, campos próprios e motivos de perda
Mostrar o essencial no quadro	Escolher até três campos para aparecer em cada card, por funil
Registrar o negócio	Responsável, valor, previsão de fechamento, contato, empresa, produtos, notas e tags
Conduzir	Quadro arrastando o card, ou Tabela com filtros, colunas e visualizações salvas. No detalhe, o telefone de cada contato abre o WhatsApp ou é copiado num clique
Proteger a qualidade	Campos obrigatórios por etapa: o negócio não avança sem a informação combinada
Reduzir digitação	Oportunidade criada a partir de formulário, de conversa no WhatsApp ou de um pedido ao Marvin
Trazer a carteira	Oportunidades em aberto importadas por planilha, cada uma no funil e na etapa da linha, com conferência antes de gravar e desfazer em até 90 dias
Automatizar a etapa	Regras por etapa que criam tarefas padrão, cobram campos por condição e impedem pulos ou retornos indevidos
Configurar automações	Gestores podem criar, editar e arquivar automações em Configurações > Automações sem sair do CRM
Acompanhar	Painel com conversão, evolução do funil, previsão e próximas ações
Segmentar	Listas dinâmicas de contatos por critérios, com prévia e exportação
Recuperar	Contatos e empresas enviados para a Lixeira voltam sem perder o histórico
Passar adiante	Criar ou vincular um orçamento e iniciar operação no Comex a partir da oportunidade

Conceitos e acesso

Termo	O que é	Onde aparece
Funil	A jornada de um tipo de venda	Seletor no topo de Oportunidades
Etapa	O estado atual da negociação	Colunas do Quadro
Oportunidade	O negócio em andamento	Card do Quadro e linha da Tabela
Ganho e Perdido	Etapas de resultado, criadas em todo funil e protegidas contra edição	Botões no detalhe
Orçamento	A proposta de preço, que pode nascer fora do CRM	Seção própria e painel da oportunidade

Orçamento e oportunidade são registros separados. A seção Orçamentos lista tudo o que foi orçado, com Status (Aberto, Efetivado ou Cancelado) e a Natureza que separa produto de serviço. Na oportunidade, o painel Orçamentos tem Criar orçamento, Vincular orçamento existente e a opção de desvincular. Um orçamento pode nascer no CRM ou vir de fora dele, e vincular é uma escolha sua, não um efeito automático de ganhar a oportunidade.

Acesso. O administrador define quem visualiza, cria e atualiza oportunidades, configura funis, gerencia etapas e cria notas. Ter acesso ao app e ter permissão de alterar a configuração são coisas separadas.

Quem tem acesso à configuração de campos pode abrir Configurações > Campos personalizados > Oportunidade para ajustar as informações do negócio. No Quadro, cada pessoa escolhe até três campos em Campos do card, separadamente por funil (passo a passo em Conheça o quadro de Oportunidades, abaixo). Em Painel > Período > Personalizado, escolha uma data de início e uma de fim para examinar um intervalo específico.

As automações do CRM ficam em Configurações > Automações e também podem ser acessadas pela configuração do funil. O gestor monta a regra ali; para acompanhar cada execução, abra o app Automações.

Se um botão não aparece

Confirme primeiro o acesso ao app e depois a permissão da ação específica. A tela esconde o que você não pode fazer.

Conheça o quadro de Oportunidades

1. No CRM, abra Oportunidades.
2. No seletor do topo, escolha o funil, como Vendas.
3. Em Modo de visualização, o ícone ao lado do título, escolha Tabela para trabalhar com filtros, colunas e visualizações salvas, ou Quadro para conduzir arrastando os cards.
4. No Quadro, clique em Campos do card, no topo, e marque até três campos para aparecer em cada card. A escolha vale só para você, neste funil; Restaurar padrão volta ao card de sempre.

Primeiro uso: passo a passo

• Monte o funil. Parta do modelo Vendas e revise etapas, probabilidades e motivos de perda. Detalhe em Configurar um funil de vendas.
• Organize os cadastros. Contatos, empresas e produtos são compartilhados por todo o Hub. Veja Cadastros: contatos, empresas e produtos.
• Crie a primeira oportunidade. Registre o negócio, guarde o contexto e avance pelas etapas, como em Criar e acompanhar uma oportunidade. Se a carteira em aberto já está numa planilha, traga tudo de uma vez pelo botão Importar, no mesmo guia.
• Aproveite o painel da ficha. Ao abrir um contato, uma empresa ou uma oportunidade, use + Adicionar na seção relacionada. Se o registro procurado ainda não existe, a busca oferece Criar contato (ou Criar empresa) com o nome digitado; quem tem permissão cria e já o vincula à ficha aberta. Veja em Aproveite o painel da ficha.
• Reduza a digitação. Ligue uma entrada real: formulário do site, conversa no WhatsApp ou pedido ao Marvin.

Checklist do primeiro uso

Criar um funil a partir do modelo Vendas (ou um funil em branco com as suas etapas), registrar uma oportunidade de teste, mover até o fechamento e conferir o motivo de perda na lista.

Aproveite o painel da ficha

1. Abra a oportunidade pelo card do Quadro.
2. No painel da direita, clique em + Adicionar na seção Contatos (ou Empresas). A janela Adicionar contato abre.
3. Busque pelo nome. Se o contato existe, clique nele para vincular.
4. Se ele ainda não existe, clique em Criar contato com o nome digitado.
5. Complete o cadastro e clique em Criar contato. O contato vai para o Cadastros e já aparece vinculado à ficha aberta.

Como saber que deu certo

• A oportunidade aparece no funil e na etapa escolhidos.
• O card mostra nome e, quando preenchidos, valor e associações.
• Cada movimentação aparece em Atividades.
• O fechamento exibe Ganho ou Perdido, com o motivo visível na perda.

Limites e erros comuns

Expectativa	Realidade hoje
Ganhar a oportunidade cria contrato ou lançamento financeiro	O resultado fica no CRM. Documento e lançamento são criados separadamente
Mover de etapa dispara mensagem, tarefa ou aviso	Só o que a regra da etapa manda: tarefas padrão e campos cobrados. Mensagem e aviso ficam com o app Automações
A tarefa da oportunidade tem subtarefas, comentários e anexos	A aba cobre o próximo passo simples. Para trabalho detalhado, use o app Tarefas
A planilha traz todo o histórico, com as oportunidades ganhas e perdidas	A importação traz só oportunidades em aberto. Ela não cadastra funil, etapa, empresa nem contato, não cria as tarefas da etapa e não avisa o responsável
O Marvin configura o funil e os itens da proposta	O Marvin opera o ciclo da oportunidade. Configuração e layouts seguem nas telas do CRM

Próximo passo

Monte o funil, crie uma oportunidade de teste e percorra as etapas com o time. Para ver o processo inteiro de ponta a ponta, leia o caso Do formulário ao funil.