Criar e administrar campos personalizados

Todo negócio guarda uma informação que nenhum sistema adivinha: o regime de contratação, a origem do lead, o número do processo, o tipo de obra. Campos personalizados são onde isso vive, e este guia mostra como criar, configurar por etapa e mexer depois sem estragar o que já foi preenchido.

Antes de começar

• Permissão para administrar os campos no app onde o campo vai existir. Nos Cadastros, criar e editar campos de contato e empresa exige o cargo Gerente de cadastros.
• Saber a quem a informação pertence. Um dado da empresa cliente não deve virar campo da oportunidade: se ele mudar, muda para todos os negócios daquele cliente.
• O tipo do dado decidido. O tipo não muda depois da criação.

Onde os campos ficam

O assistente é o mesmo em toda a plataforma, e o que muda é onde ele vive. Nos Cadastros, os campos de Contatos e Empresas ficam em Campos personalizados, com o seletor Cadastro no alto. No CRM, os campos da oportunidade ficam em Configurações > Campos personalizados, e o que cada etapa do funil mostra e exige fica em Configurações > Funis e etapas.

Crie o campo: nome e identificador

1. Abra Campos personalizados e, no seletor Cadastro, escolha quem recebe o campo: Contatos ou Empresas.
2. Clique em Novo campo. O assistente tem quatro passos: Informações básicas, Tipo de campo, Regras do campo e Visualizar.
3. Em Informações básicas, preencha o Nome, no estilo “Valor do contrato”.
4. Confira o Identificador. Ele nasce do nome e usa letras minúsculas, números e sublinhado. É esse identificador que integrações e fórmulas referenciam, e ele fica travado depois da criação.
5. Se ajudar, escolha um Grupo e escreva a Descrição, uma orientação curta para quem preenche. Ligue Obrigatório por padrão se o campo deve ser exigido em todo formulário que o mostrar. Depois, clique em Próximo.

Crie o campo: tipo, opções e regras

1. Em Tipo de campo, escolha o formato do dado. Este é o passo sem volta.
2. Se for um campo de escolha, como Seleção, use Adicionar opção para cada resposta. É preciso pelo menos uma. Cada opção ganha um Nome interno, o valor que a API grava, que não muda mais depois de salvar. Se as opções dependem de outro campo, escolha em Depende de.
3. Clique em Próximo. Em Regras do campo, defina um Valor padrão, se fizer sentido, e siga em Próximo.
4. Em Visualizar, confira o resumo: nome, tipo, identificador e regras.
5. Conclua com Criar campo. O campo entra na lista como Personalizado.

Defina onde ele aparece em cada funil

No CRM, cada etapa do funil tem a sua ficha da oportunidade, e é ela que decide quais campos aparecem naquela etapa e quais são exigidos para avançar:

1. Em Configurações, abra Funis e etapas e clique no funil, como Vendas.
2. Na linha da etapa, clique no ícone da coluna Campos. Abre a ficha da oportunidade daquela etapa.
3. O campo que está na ficha aparece naquela etapa. Para colocar outro, use Adicionar, que lista os campos de oportunidade, de contato e de empresa. Clique no campo para editá-lo.
4. No painel Editar campo, ligue Campo obrigatório. A oportunidade só avança para a etapa com o campo preenchido.
5. Clique em Salvar.

Renomeie uma opção sem perder o histórico

Quando uma opção de escolha muda de nome, renomeie em vez de excluir e criar outra:

1. Em Campos personalizados, use Buscar campo para achar o campo.
2. Nas ações da linha, escolha Editar opções.
3. Mude o rótulo da opção. O nome interno fica como estava, e os registros já preenchidos acompanham o nome novo.
4. Clique em Salvar. O Hub avisa que as opções foram atualizadas.

Para remover uma opção, use Editar nas ações da linha. Ao salvar, o Hub confere quantos registros usam cada opção removida e avisa: Remover opções apaga dados já preenchidos. Uma opção removida deixa esses registros sem valor naquele campo.

Remova um campo com segurança

1. Nas ações da linha do campo, escolha Excluir.
2. O Hub verifica se o campo está em uso e mostra o resultado antes de confirmar.
3. Quando algum registro tem valor no campo, aparece o aviso Campo em uso, com quantos registros são, e o campo não é excluído. Clique em Entendi. Para excluir, remova antes o valor desses registros.

Quando a informação ainda pode ser útil, prefira ocultar o campo em vez de excluir: desligue a chave Visível na linha dele. O campo sai de cena e o dado fica guardado.

Como saber que deu certo

• O campo aparece na ficha do registro, no grupo em que você o colocou.
• Nas etapas marcadas como obrigatórias, o app recusa o avanço enquanto o campo estiver vazio, dizendo o que falta.
• O campo passa a estar disponível como coluna nas listas daquele objeto.

Problemas comuns

Próximo passo

• Campos personalizados: a quem cada informação pertence: decidir onde o dado deve morar antes de criar.
• Listas do Hub: colunas, filtros e visualizações salvas: usar o campo novo como coluna.
• Configurar um funil de vendas: exigir o campo na passagem de etapa.