Membros e permissões: quem entra e o que cada um acessa

Quase todo guia do Hub tem uma frase parecida: “se a ação não aparece para você, peça ao administrador”. Este é o guia do outro lado dessa frase: como o administrador convida pessoas, define cargos e decide quem acessa cada app. É em Configurações que a empresa controla o seu acesso.

O que é e quando usar

O controle de acesso do Hub tem duas camadas que trabalham juntas: quem faz parte da empresa (os membros, cada um com um cargo na organização) e o que cada um pode abrir e fazer (o acesso a cada app e as permissões dentro dele). Você administra as duas em Configurações.

O que dá para fazer hoje:

• Convidar alguém por e-mail, com link de convite, e acompanhar os convites pendentes.
• Definir o cargo na organização de cada pessoa (do visualizador ao gestor).
• Liberar ou bloquear cada app por pessoa (o acesso é individual).
• Escolher um cargo por app para a pessoa, ou criar cargos personalizados com a lista de permissões que você quiser.
• Dar poderes de gestão dos Cadastros (contatos, empresas, campos) e do Catálogo (produtos).
• Ligar e desligar os apps que a empresa vai usar.
• Remover uma pessoa da empresa.

Conceitos e acesso

Acesso. A administração de membros fica em Configurações, na seção Membros, e a de apps em Configurações > Apps. Essas telas aparecem para quem tem cargo de gestão na organização. Quem não administra usa o Hub normalmente, com o acesso que recebeu.

Primeiro uso: passo a passo

1. Ligue os apps da empresa. Em Configurações > Apps, ative os aplicativos que a sua empresa vai usar. O Hub já vem ativo; os demais você liga conforme a necessidade.
2. Convide as pessoas. Em Configurações > Membros, use Convidar membro: informe o e-mail e, em empresa com plano pago, atribua a licença. A pessoa recebe o convite (ou você copia o link).
3. Defina o cargo na organização. Ao abrir o membro, escolha o cargo geral dele na empresa (isso define o alcance do que ele administra).
4. Libere os apps certos. Ainda na ficha do membro, marque o acesso a cada app que ele deve usar e escolha o cargo dentro de cada um.
5. (Opcional) Crie um cargo personalizado. Se os cargos prontos não servem, crie um cargo com as permissões exatas (por exemplo, um vendedor que só enxerga o próprio funil).

Checklist do primeiro uso: ligar os apps da empresa, convidar uma pessoa, definir o cargo dela, liberar os apps que ela usa e conferir que ela consegue entrar.

Limites e erros comuns

Erros comuns de quem começa: convidar todo mundo como gestor (dê o cargo mínimo que resolve e amplie quando precisar), esquecer de liberar o app depois de convidar (a pessoa entra, mas não vê o app até o acesso ser marcado) e criar cargos personalizados demais (comece pelos cargos prontos; personalize só o que realmente precisa de regra própria).

Próximo passo

• Planos, assinatura e créditos: as licenças que você atribui aqui vêm do plano da empresa; veja como funcionam.
• Cadastros: dê a alguém os poderes de gestão de contatos, empresas e produtos, para manter a base organizada.
• Primeiros passos no Hub: compartilhe com quem você acabou de convidar, para a pessoa se situar rápido.