A tarefa que nasce dentro do app onde o trabalho está
CRM, Implantação, Comex, Gente e Cultura e Departamento Pessoal têm tarefa própria, ligada ao registro. Entenda quando usar ela e quando ir para o app Tarefas.
Guias do Tarefas 4
Etapa 1 de 3
Trabalhe as tarefas do app: crie no registro
A providência curta nasce presa ao registro, na aba de tarefas.
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Na oportunidade do CRM, abra Mais e escolha Tarefas.
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Na aba de tarefas do registro, use Nova tarefa.
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O que precisa ser feito, como Enviar a proposta à Marina.
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Escolha a Prioridade da tarefa.
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Escolha o Responsável e o Vencimento.
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A tarefa aparece em Pendentes, na aba do registro.
Etapa 2 de 3
Trabalhe as tarefas do app: acompanhe e conclua
Concluir, reabrir e ver tudo do app na página Tarefas.
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O círculo ao lado da tarefa é o Concluir tarefa. Ela vai para Concluídas.
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Para voltar atrás, use Reabrir tarefa. Ela volta para Pendentes.
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Na barra lateral do app, Tarefas reúne as tarefas de todos os registros num lugar só.
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Busque pela tarefa ou pelo registro.
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Em Editar colunas, escolha as colunas que você vê, como em qualquer lista do Hub.
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O quadro organiza em A fazer, Fazendo e Feitas.
Etapa 3 de 3
Deixe o processo gerar as tarefas
O checklist da etapa vira tarefas já preenchidas.
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Na implantação, numa etapa com checklist, abra a aba Tarefas.
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Clique em Gerar da etapa. As tarefas nascem com a descrição, a prioridade, o prazo relativo e o responsável padrão do checklist.
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A tarefa da etapa aparece em Pendentes, com o responsável e o prazo.
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Aplicar de novo não recria o que já foi gerado.
Precisa de mais? Abra um chamado dentro do Hub.
Ler este passo a passo em texto
Nem todo trabalho precisa sair do lugar onde nasceu. Ligar para o cliente da oportunidade, cobrar o documento da implantação, preparar a papelada da admissão: são providências curtas, presas a um registro. Vários apps agora guardam essas tarefas por conta própria, e isso muda quando vale abrir o app Tarefas.
Antes de começar
- Acesso ao app onde o registro vive.
- Saber a diferença: a tarefa do app pertence a um registro daquele app. A tarefa do app Tarefas pertence a um pipeline que a empresa desenhou.
Onde a tarefa do app existe hoje
| App | A tarefa fica presa a |
|---|---|
| CRM | A oportunidade, o contato ou a empresa |
| Implantação | A implantação daquele cliente |
| Comex | A operação de importação ou exportação |
| Gente e Cultura | O processo aberto para a pessoa |
| Departamento Pessoal | O processo de admissão ou desligamento |
Em todos eles, o detalhe do registro tem a aba Tarefas (no CRM, ela fica em Mais), e a barra lateral do app tem uma página Tarefas que reúne tudo daquele app num lugar só.
Escolha entre a tarefa do app e o app Tarefas
| Situação | Onde registrar |
|---|---|
| Providência curta, presa a um registro, feita por quem já está ali | Tarefa do próprio app |
| Trabalho que atravessa etapas desenhadas pela empresa | App Tarefas, no pipeline certo |
| Precisa de tempo apontado, checklist, dependência ou recorrência | App Tarefas |
| Precisa aparecer para quem não abre aquele app | App Tarefas |
A regra prática: se a tarefa morre junto com o registro, ela é do app. Se ela tem vida própria, é do app Tarefas.
Trabalhe as tarefas do app: crie no registro
- Abra o registro e vá até a aba Tarefas, ou abra a página Tarefas na barra lateral do app para ver tudo junto.
- Use Nova tarefa e preencha título, Responsável, Prioridade e prazo (Vencimento). Clique em Criar tarefa: ela aparece em Pendentes, na aba do registro.
Trabalhe as tarefas do app: acompanhe e conclua
- Alterne entre Lista e Quadro conforme o momento. O quadro organiza em A fazer, Fazendo e Feitas.
- Conclua com Concluir tarefa, o círculo ao lado da tarefa: na aba do registro, ela vai para Concluídas. Se precisar voltar atrás, use Reabrir tarefa.
- Na página que reúne tudo, use a busca e o Editar colunas para montar a sua visão, como em qualquer lista do Hub.
Deixe o processo gerar as tarefas
Nos apps com etapas, o checklist de cada etapa funciona como modelo: ele guarda o que sempre precisa acontecer ali, com descrição, prioridade, prazo relativo e responsável padrão. Ao gerar as tarefas da etapa (na Implantação, Gerar da etapa, na aba Tarefas da implantação), elas nascem já preenchidas com isso.
A geração não duplica: aplicar de novo não recria o que já foi gerado, e o Hub avisa Nenhuma tarefa nova.
Como saber que deu certo
- A tarefa aparece na aba do registro e também na página Tarefas do app.
- O quadro move o cartão entre as colunas ao mudar o status.
- Ao gerar as tarefas de uma etapa pela segunda vez, nenhuma tarefa aparece duplicada.
Problemas comuns
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| A tarefa criada no CRM não aparece no app Tarefas | São dois lugares diferentes por definição | Para o trabalho aparecer no pipeline da empresa, crie no app Tarefas |
| Não encontro o apontamento de horas na tarefa do app | Controle de tempo é do app Tarefas | Registre o trabalho lá quando ele for faturável |
| A pessoa não vê a tarefa | Ela não tem acesso ao app onde o registro vive | Libere o app, ou registre no app Tarefas |
| Gerei as tarefas da etapa e vieram menos que o esperado | As que já existiam não são recriadas | Confira se elas não estão concluídas na mesma lista |
| A tarefa do processo sumiu do quadro | Ela foi concluída e o filtro mostra só as pendentes | Troque o filtro para ver as concluídas |
Próximo passo
- Tarefas: organize o trabalho do time: montar o pipeline quando o trabalho tem vida própria.
- Implantação: acompanhe cada cliente até a ativação: o app que mais usa checklist de etapa.
- Listas do Hub: colunas, filtros e visualizações salvas: ajustar a página que reúne as tarefas.
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