Um cadastro só, do primeiro contato ao faturamento

Quase todo sistema que você já usou antes do Hub tinha um cadastro por área: uma lista de leads no marketing, uma de clientes no financeiro, uma de candidatos no RH. Cada área digitava o mesmo CNPJ de novo, e ninguém conseguia responder se o cliente que acabou de reclamar era o mesmo lead que pediu proposta em janeiro.

O Hub parte de outro lugar: contato e empresa não pertencem a nenhum app. Eles moram em Cadastros, e o CRM, o Departamento Pessoal, a Tesouraria e o WhatsApp apenas usam os mesmos registros. Este artigo mostra o que muda na sua cabeça quando você aceita isso, porque quase todo erro de configuração que aparece meses depois nasce de não ter aceitado.

Dois objetos, não dois tipos de um objeto

Contato é pessoa física. Empresa é pessoa jurídica. São coisas diferentes, com propriedades diferentes, e não dois valores de um campo “tipo”.

O contato não fica dentro da empresa: os dois se associam. É a associação que guarda o cargo da pessoa naquela empresa e a marca de contato principal. Parece detalhe e não é: a mesma pessoa pode estar ligada a duas empresas, e pode trocar de empresa sem virar outra pessoa. Se o cargo morasse no contato, cada troca apagaria a história anterior.

O teste que resolve a dúvida

Antes de criar um campo, pergunte: isso tem vida própria? Pode ser contatado, aparecer em outro lugar, mudar de empresa, ter histórico? Se sim, é um cadastro. Se é só um valor que descreve o registro, é uma propriedade.

Sócio, contador e representante passam no teste: são contatos associados à empresa. Regime tributário, prazo de pagamento e CNAE não passam: são propriedades da empresa.

O que faz um registro ser único

Essa é a regra que mais gera dúvida na implantação, então vale dita com todas as letras:

• Contato é único por e-mail, e por CPF quando o CPF está informado.
• Empresa é única por CNPJ. E-mail e domínio se repetem de propósito: matriz e filial dividem site, e holding e controlada dividem contato.

Quem administra o modelo de dados define essa política em Cadastros › Identificação, nas seções Contatos e Empresas. A tela mostra a Política ativa, ou seja, como os duplicados são reconhecidos hoje na sua base.

A jornada da Marina, sem nenhuma cópia

Na Empresa Aurora, Marina preenche um formulário de interesse no site. A partir daí ela atravessa quatro times, e o cadastro dela nunca é recriado.

Repare no que não aconteceu: ninguém abriu um “cadastro de cliente” quando a venda fechou. A empresa que virou cliente é a mesma empresa que era lead, então o histórico não se parte e o financeiro herda o que o comercial já sabia.

O sinal de que algo saiu do trilho

Se alguém no seu time está digitando um CNPJ que já existe porque “aqui é outro cadastro”, a configuração está errada, não a pessoa. É o mesmo registro, visto de outro app.

O mesmo registro, telas diferentes

A pergunta que vem logo depois é justa: se contato e empresa servem a empresa inteira, o comercial quer número de funcionários e perfil de cliente, o financeiro quer prazo de pagamento e dados de contrato, o fiscal quer regime e inscrição. Numa operação madura, isso passa de cem propriedades. Ninguém quer abrir uma ficha com cem campos soltos.

O Hub resolve isso em duas camadas, e elas fazem coisas diferentes:

O grupo organiza o catálogo de campos. O formulário organiza a tela cheia do registro, que tem sempre o mesmo desenho: as propriedades à esquerda, as atividades e o histórico no centro, os registros relacionados à direita.

E aqui vale a invariante mais importante deste artigo: o formulário esconde, não apaga. Se você deixa de exibir um campo, o registro continua com ele preenchido, e ele continua valendo em filtro, relatório, automação e integração. Esconder não é bloquear. Quem precisa impedir que alguém veja um dado está falando de permissão, que é outro assunto e outra tela.

No CRM a coisa vai um passo além: o formulário da oportunidade pode ser sobrescrito por etapa. Sem etapa escolhida você edita o formulário base, que vale para todos os funis; com uma etapa escolhida, você monta a tela daquele momento do processo. É assim que a oportunidade em Proposta mostra escopo e prazo de decisão, e a mesma oportunidade em Ganho mostra o que a entrega e o financeiro precisam.

Contato e empresa não têm funil, então eles têm um formulário por entidade, e não um por etapa.

O mesmo modelo vale para quem entra no time

Diego se candidata a uma vaga da Empresa Aurora. Ele é um contato: pessoa física, com nome, e-mail e telefone, exatamente como qualquer outro contato. Não existe uma tabela de candidatos, e criar uma seria o erro.

Quando Diego é aprovado, o Departamento Pessoal conduz a admissão pelo funil de admissão, e o colaborador criado ali aponta para o mesmo contato. A pessoa que era candidata é a pessoa que é colaboradora. Um cadastro, dois processos, uma história.

A objeção prática também é justa: uma vaga divulgada recebe centenas de candidaturas, e ninguém do comercial quer essas centenas na lista de contatos. A resposta não é separar as bases, é recortar a mesma base. A linha Origem de cada registro conta de onde ele veio, e o filtro da lista usa isso. Se Diego amanhã indicar a empresa dele como cliente, ele aparece no comercial, porque passou a ter um motivo comercial para aparecer, sem deixar de ser o mesmo Diego.

Os erros que este modelo evita

Mãos à obra

Abra Cadastros › Contatos e escolha um registro que sua operação usa em mais de um app. Role até o grupo Sistema e leia a linha Origem: ela conta onde aquele cadastro nasceu. Depois abra Cadastros › Formulários e veja quais campos a ficha exibe hoje. Se estiver exibindo campo que ninguém do seu time lê, você acabou de achar o primeiro ajuste a fazer.

Onde aprofundar

• O acordo da passagem de bastão: como garantir que o próximo time receba o dado que precisa.
• Etapa é estado, atividade é trabalho: como desenhar um funil que não vira lista de tarefas.
• Campos personalizados: a quem cada informação pertence: o passo a passo de decidir a entidade de cada campo.