Comex: da venda ao acompanhamento da operação

O Comex acompanha uma operação de comércio exterior desde a passagem da venda até o embarque. Cada operação reúne contraparte, itens comprados de fornecedores, itens vendidos, documentos, datas, tarefas e histórico, e anda pelas etapas do seu módulo.

O que é e quando usar

Use o Comex quando a equipe precisa enxergar em que etapa cada importação, exportação ou intermediação está e o que ainda impede o avanço. A visão de quadro ajuda a operar o dia; a lista ajuda a filtrar, ordenar, escolher colunas e exportar uma população maior.

O que o Comex entrega hoje:

• Quadro e lista de operações, com busca, filtros, ordenação, colunas e visualizações salvas.
• Três módulos fixos (Importação, Exportação e Intermediação), cada um com etapas configuráveis e campos visíveis e obrigatórios por etapa.
• Na Intermediação, itens de Entrada, agrupados por fornecedor, e itens de Saída para o cliente, com moedas independentes e ligação de-para. Na Importação e na Exportação, a lista de itens da invoice.
• Datas planejadas e realizadas de prontidão, ETD e ETA, com histórico de mudanças e sinalização de atraso.
• Documentos exigidos por etapa, anexos de dossiê e download direto no detalhe.
• Geração de Commercial Invoice e Packing List em PDF a partir dos dados da própria operação, com revisões e com o anexo da via assinada.
• Tarefas da operação, separadas entre pendentes e concluídas.
• Passagem manual do CRM para o Comex, trazendo cliente e itens da oportunidade.
• Painel com operações abertas, prontidão atrasada, documentos pendentes, tarefas vencidas e distribuição por etapa e módulo.

Conceitos e acesso

Acesso. O administrador libera o app e define quem pode ver ou gerenciar operações de cada módulo. Custos, fornecedores, documentos e outras informações sensíveis respeitam permissões próprias. Por isso, duas pessoas podem abrir a mesma operação e ver conjuntos diferentes de dados.

Primeiro uso: passo a passo

O exemplo abaixo usa uma intermediação, o módulo que tem os dois lados dos itens. Na Importação e na Exportação o caminho é o mesmo, com as diferenças indicadas em cada passo.

Configure as etapas e o que cada uma exige

1. Configure as etapas do módulo. Em Configurações > Módulos e etapas, abra o módulo (Importação, Exportação ou Intermediação) e clique em Gerenciar etapas para criar ou revisar as etapas dele.
2. Defina o que cada etapa exige. Na janela Etapas, selecione a etapa e, no passo Campos obrigatórios, marque Obrigatório nos campos que precisam estar preenchidos para a operação entrar nela. Clique em Salvar etapa. Para exigir um documento, vá a Configurações > Documentos, abra a ficha do documento e, em Exigência por módulo, marque a etapa em que ele é obrigatório. A operação só entra numa etapa marcada com o documento anexado.

Crie a operação

3. Crie a operação. No menu, abra o módulo da operação e clique em Nova operação. Informe a Referência e escolha a contraparte: Cliente na Intermediação, Exportador (fornecedor) na Importação e Importador (cliente estrangeiro) na Exportação. Clique em Criar operação: ela abre no Resumo, na etapa inicial do módulo.

Monte os itens

4. Monte os itens. Na aba Invoice, registre os itens. Na Intermediação, registre o que vem dos fornecedores em Entrada dos fornecedores, escolhendo o fornecedor de cada linha, e o que será entregue ao cliente em Saída para o cliente, e clique em Salvar em cada lado. Enquanto a quantidade de um item não está ligada ao outro lado, a linha mostra em vermelho o que falta. As ligações de-para aparecem no cartão De-para, onde também dá para desfazê-las, e ajudam a enxergar divergências.

Anexe documentos e organize tarefas

5. Anexe documentos e organize tarefas. Na aba Documentos, o cartão Documentos da operação mostra cada documento do módulo, o que está pendente e em qual etapa ele é exigido. Clique em Anexar para guardar o arquivo no dossiê. Na aba Tarefas, clique em Nova tarefa e crie os próximos passos com responsável e prazo.

Gere a invoice e o packing list

6. Gere a invoice e o packing list. Na aba Invoice, no cartão Commercial Invoice em PDF, clique em Preparar PDF. Informe número do documento, data de emissão, países de origem, aquisição e procedência e condições de pagamento, confira antes de enviar ao exportador e clique em Gerar revisão. O documento sai em PDF, como draft, e fica registrado com a revisão anterior sempre que você gera uma versão nova. O Packing List sai do mesmo jeito, na aba Packing list. Quando a via assinada voltar, anexe-a, em PDF, na aba Documentos, no cartão Invoice e packing list gerados.

Avance pelo funil e acompanhe o Painel

7. Avance pelo funil. Quando tudo o que a próxima etapa exige estiver pronto, mova a operação: arraste o cartão no quadro ou use Mover para, no menu do cartão. Se faltar algo que a etapa exige, o Comex pede antes de mover; preencha e clique em Salvar e mover. Mantenha as datas planejadas e realizadas atualizadas.
8. Acompanhe o Painel. Use os indicadores, como Motivos de atenção e Onde agir primeiro, para priorizar operações com prontidão atrasada, documentos pendentes e tarefas vencidas.

Checklist do primeiro uso: configurar as etapas de um módulo, criar uma operação real, registrar os dois lados dos itens, anexar um documento, criar uma tarefa e mover o card para a etapa seguinte.

Limites e erros comuns

Uma atenção específica do gerador de documentos: o PDF desenha o alfabeto latino, e caracteres fora dele saem em branco. Quando isso puder acontecer, o app avisa antes de gerar e aponta exatamente quais caracteres somem, para você reescrever o texto em vez de descobrir pelo importador.

Erros comuns de quem começa: criar uma operação antes de configurar as etapas, deixar entrada e saída sem de-para, registrar só as datas planejadas e não atualizar as realizadas, ou guardar documentos fora do dossiê.

Próximo passo

Se a operação nasce de uma venda, siga Venda do CRM vira operação de Comex. Para preparar empresas, contatos e produtos usados no processo, veja Cadastros.