Cadastros: contatos, empresas e produtos em um lugar só

Nome de cliente digitado de um jeito no CRM, de outro no atendimento, de outro no caixa: é assim que o cadastro vira bagunça. O Hub resolve com uma área central de Cadastros: contatos, empresas e produtos moram num lugar só e são os mesmos em todos os apps. Você cadastra uma vez; o CRM, o PDV, as Reservas, o Tarefas e o WhatsApp usam o mesmo registro.

O que é e quando usar

Cadastros é a base neutra da empresa. Não é um app de operação: é onde vivem os dados que a operação inteira consome. Quando você cria um contato aqui (ou de dentro de qualquer app), ele passa a existir para todos, com um histórico único.

O que os Cadastros entregam hoje:

• Empresas (PJ) com razão social, nome fantasia, CNPJ, contatos, site, logo e endereço, com preenchimento automático pelo CNPJ (dados, endereço e quadro societário) e endereço pelo CEP.
• Grupos econômicos para reunir holding, matriz, filiais e outras empresas relacionadas sob um nome, com filtro próprio na lista.
• Contatos (PF) com nome, CPF, e-mail, telefone e endereço, e vínculo com a empresa (com cargo e contato principal).
• Produtos e serviços com SKU, categoria, preço, custo e margem calculada, variações (tamanho/cor), estoque, dados fiscais e a marcação de reservável.
• Campos personalizados de contato, empresa e negócio, criados por você.
• Ficha 360 de cada contato e empresa, mostrando o que está ligado em outros apps (negócios do CRM, tarefas, páginas do Brain).
• As telas financeiras de Contas e Categorias também moram aqui (veja o guia da Tesouraria).

Conceitos e acesso

Acesso. Os Cadastros ficam no menu de aplicativos como Cadastros. Gerenciar contatos, empresas e campos é um poder que o administrador concede (a gestão de Cadastros) e cadastrar produtos é a gestão de Catálogo; veja Membros e permissões. Cada app também abre esses cadastros de dentro dele, mas o dado é sempre o mesmo.

Primeiro uso: passo a passo

1. Cadastre uma empresa pelo CNPJ. Em Empresas, crie uma empresa e informe o CNPJ: o Hub busca os dados na Receita e preenche razão social, endereço e sócios. Ajuste o que precisar.
2. Cadastre um contato e vincule à empresa. Em Contatos, crie a pessoa e ligue-a à empresa, definindo o cargo e se é o contato principal. Se a empresa ainda não existe, dá para criá-la no meio do fluxo.
3. Cadastre um produto. Em Produtos, informe nome, preço e custo (a margem é calculada). Se for algo que se aluga ou agenda, marque como reservável; se tiver variações, monte a matriz de tamanho/cor.
4. Crie os campos que faltam. Em Campos personalizados, adicione os campos próprios do seu negócio (segmento, origem, número de contrato) para contato, empresa ou negócio.
5. Confira a ficha 360. Abra um contato ou empresa e veja tudo o que já se conecta a ele nos outros apps.

Checklist do primeiro uso: cadastrar uma empresa pelo CNPJ, um contato vinculado a ela, um produto (reservável se for o caso) e um campo personalizado.

Campos e propriedades

Contatos, empresas e negócios aceitam campos personalizados, criados em Campos personalizados. É o que faz a base caber na realidade da sua empresa. Os tipos disponíveis:

Cada campo pode ser obrigatório, ter mínimo e máximo, comprimento, máscara e restrição de datas, e os campos podem ser agrupados e reordenados. Prefira Seleção única a texto livre quando as respostas forem uma lista conhecida: vira filtro, não texto solto.

Antes de sair criando campo, vale entender a quem cada informação pertence (empresa, contato ou tarefa): é o que separa uma base que responde perguntas de uma planilha que só acumula colunas. Veja Campos personalizados: a quem cada informação pertence.

Organize empresas em grupos econômicos

Na lista de Empresas, abra Grupos econômicos e escolha Novo grupo. Dê um nome ao conjunto e selecione as empresas que fazem parte dele. O mesmo grupo pode ser editado depois, e a ficha de cada empresa também mostra ou permite alterar esse vínculo conforme a sua permissão.

Use o grupo para representar relações que ajudam a operação, como holding e controladas, matriz e filiais ou várias empresas atendidas como uma unidade. A coluna Grupo econômico e o filtro da lista ajudam a enxergar o conjunto sem apagar a identidade de cada CNPJ.

Limites e erros comuns

Erros comuns de quem começa: cadastrar o mesmo cliente duas vezes (busque pelo nome ou CNPJ antes de criar), deixar de vincular contato à empresa (o vínculo é o que dá contexto no CRM e no atendimento) e encher a ficha de campos de texto livre em vez de usar seleção.

Próximo passo

• CRM: com contatos, empresas e produtos cadastrados, monte oportunidades sem redigitar nada.
• PDV e Reservas: os produtos (e os reserváveis) do catálogo central alimentam a venda de balcão e as reservas.
• Membros e permissões: defina quem pode gerir os Cadastros e o Catálogo da empresa.