Cadastros: contatos, empresas, produtos e serviços em um lugar só

Nome de cliente digitado de um jeito no CRM, de outro no atendimento, de outro no caixa: é assim que o cadastro vira bagunça. O Hub resolve com uma área central de Cadastros: contatos, empresas e produtos moram num lugar só e são os mesmos em todos os apps. Você cadastra uma vez; o CRM, o PDV, as Reservas, o Tarefas e o WhatsApp usam o mesmo registro.

O que é e quando usar

Cadastros é a base neutra da empresa. Não é um app de operação: é onde vivem os dados que a operação inteira consome. Quando você cria um contato aqui (ou de dentro de qualquer app), ele passa a existir para todos, com um histórico único.

O que os Cadastros entregam hoje:

• Empresas (PJ) com razão social, nome fantasia, CNPJ, contatos, site, logo e endereço, com preenchimento automático pelo CNPJ (dados, endereço e quadro societário) e endereço pelo CEP.
• Grupos econômicos para reunir holding, matriz, filiais e outras empresas relacionadas sob um nome, com filtro próprio na lista.
• Contatos (PF) com nome, CPF, e-mail, telefone e endereço, e vínculo com a empresa (com cargo e contato principal).
• Produtos com SKU, categoria, preço, custo e margem calculada, variações (tamanho/cor), estoque, dados fiscais e a marcação de reservável.
• Serviços como cadastro próprio, com a classificação fiscal que a nota exige (código nacional, código do serviço no município e códigos complementares).
• Campos personalizados de contato, empresa e negócio, criados por você.
• Ficha 360 de cada contato e empresa, mostrando o que está ligado em outros apps (negócios do CRM, tarefas, páginas do Brain).
• As telas financeiras de Contas e Categorias também moram aqui (veja o guia da Tesouraria).

Conceitos e acesso

Acesso. Os Cadastros ficam no menu de aplicativos como Cadastros. Gerenciar contatos, empresas e campos é um poder que o administrador concede (a gestão de Cadastros) e cadastrar produtos é a gestão de Catálogo; veja Membros e permissões. Cada app também abre esses cadastros de dentro dele, mas o dado é sempre o mesmo.

Primeiro uso: passo a passo

1. Cadastre uma empresa pelo CNPJ. Em Empresas, crie uma empresa e informe o CNPJ: o Hub busca os dados na Receita e preenche razão social, endereço e sócios. Ajuste o que precisar.
2. Cadastre um contato e vincule à empresa. Em Contatos, crie a pessoa e ligue-a à empresa, definindo o cargo e se é o contato principal. Se a empresa ainda não existe, dá para criá-la no meio do fluxo.
3. Cadastre um produto. Em Produtos, informe nome, preço e custo (a margem é calculada). Se for algo que se aluga ou agenda, marque como reservável; se tiver variações, monte a matriz de tamanho/cor.
4. Cadastre um serviço, se você vende serviço. Em Serviços, informe a descrição e a classificação fiscal. Escolher errado aqui é o que trava a emissão da nota depois, então vale conferir com quem cuida do fiscal.
5. Crie os campos que faltam. Em Campos personalizados, adicione os campos próprios do seu negócio (segmento, origem, número de contrato) para contato, empresa ou negócio. O passo a passo completo está em Criar e administrar campos personalizados.
6. Confira a ficha 360. Abra um contato ou empresa e veja tudo o que já se conecta a ele nos outros apps.

Checklist do primeiro uso: cadastrar uma empresa pelo CNPJ, um contato vinculado a ela, um produto (reservável se for o caso) e um campo personalizado.

Campos e propriedades

Contatos, empresas e negócios aceitam campos personalizados, criados em Campos personalizados. É o que faz a base caber na realidade da sua empresa. Os tipos disponíveis:

Cada campo pode ser obrigatório, ter mínimo e máximo, comprimento, máscara e restrição de datas, e os campos podem ser agrupados e reordenados. Prefira Seleção única a texto livre quando as respostas forem uma lista conhecida: vira filtro, não texto solto.

Antes de sair criando campo, vale entender a quem cada informação pertence (empresa, contato ou tarefa): é o que separa uma base que responde perguntas de uma planilha que só acumula colunas. Veja Campos personalizados: a quem cada informação pertence.

Organize empresas em grupos econômicos

Na lista de Empresas, abra Grupos econômicos e escolha Novo grupo. Dê um nome ao conjunto e selecione as empresas que fazem parte dele. O mesmo grupo pode ser editado depois, e a ficha de cada empresa também mostra ou permite alterar esse vínculo conforme a sua permissão.

Use o grupo para representar relações que ajudam a operação, como holding e controladas, matriz e filiais ou várias empresas atendidas como uma unidade. A coluna Grupo econômico e o filtro da lista ajudam a enxergar o conjunto sem apagar a identidade de cada CNPJ.

Limites e erros comuns

Erros comuns de quem começa: cadastrar o mesmo cliente duas vezes (busque pelo nome ou CNPJ antes de criar), deixar de vincular contato à empresa (o vínculo é o que dá contexto no CRM e no atendimento) e encher a ficha de campos de texto livre em vez de usar seleção.

Próximo passo

• CRM: com contatos, empresas e produtos cadastrados, monte oportunidades sem redigitar nada.
• PDV e Reservas: os produtos (e os reserváveis) do catálogo central alimentam a venda de balcão e as reservas.
• Membros e permissões: defina quem pode gerir os Cadastros e o Catálogo da empresa.