Criar e acompanhar uma oportunidade

Uma oportunidade reúne o que o time precisa para conduzir uma venda: quem está negociando, qual é o valor, quem é responsável, em que etapa o negócio está e qual foi o último contexto registrado.

Neste exemplo, Carla cria a oportunidade Projeto de implantação | Cliente Horizonte, vincula Marina e acompanha a negociação até o fechamento.

Antes de começar

• O funil e as etapas precisam existir.
• Você precisa de permissão para criar oportunidades. Para mover, editar ou fechar, também precisa de permissão de atualização.
• Cadastre contato e empresa antes, ou crie esses registros durante o preenchimento da oportunidade.

Se o funil ainda não existe, siga Configurar um funil de vendas.

Crie a oportunidade

1. Abra o CRM e entre em Oportunidades.
2. No seletor do topo, escolha o funil Vendas.
3. Clique em Nova oportunidade. O painel Nova oportunidade será aberto.
4. Em Estágio, escolha onde o negócio começa. Carla usa Entrada.
5. Em Nome, escreva algo que identifique o negócio sem precisar abrir o card. No exemplo: Projeto de implantação | Cliente Horizonte.

Vincule empresa, contato e valor

Ainda no painel Nova oportunidade:

1. Em Empresa, selecione Cliente Horizonte. Se a empresa não aparecer, pesquise pelo nome ou pelo CNPJ e use a opção de criação.
2. Em Contatos, pesquise e selecione Marina.
3. Em Responsável, defina Carla.
4. Preencha Valor e Data prevista quando essas informações já forem conhecidas. Se você adicionar produtos ou serviços, o total dos itens passa a formar o valor da oportunidade.
5. Complete os campos obrigatórios definidos para a etapa e clique em Criar oportunidade. O card aparece no funil e na etapa escolhidos.

Os campos exibidos podem mudar conforme o layout e as regras do seu funil. Isso é esperado: cada etapa pode pedir informações diferentes.

Traga oportunidades em aberto por planilha

Quando a carteira já existe em outra planilha, você não precisa digitar uma oportunidade por vez. A importação traz as oportunidades em aberto, cada uma no funil e na etapa da sua linha, e mostra tudo para conferência antes de gravar.

Antes de importar:

• Você precisa de permissão para criar oportunidades e para ver todas as oportunidades do CRM. Sem as duas, o botão Importar não aparece.
• O funil e as etapas citados na planilha precisam existir. A empresa e o contato precisam estar no Cadastros, e o responsável precisa fazer parte da equipe. A importação cria só a oportunidade.

1. Em Oportunidades, no Quadro ou na Tabela, clique em Importar. Numa tela estreita, o botão fica em Mais ações (o botão de três pontos). O diálogo Importar oportunidades em aberto será aberto.
2. Em Planilha, escolha Enviar minha planilha e clique em Escolher arquivo (ou arraste o arquivo), ou escolha Montar modelo para baixar uma planilha com os campos que você escolher. A importação aceita CSV, XLSX ou XLS, até 10 MB.
3. Em Associar colunas, confira o campo sugerido para cada coluna: Nome, Funil, Etapa, Empresa, Valor, Previsão de fechamento, Responsável, Contato e Situação. Só Nome é obrigatório. A empresa é achada pelo CNPJ ou pelo nome, o contato pelo e-mail ou pelo CPF, e o responsável pelo e-mail. Clique em Conferir oportunidades.
4. Em Conferência, revise as linhas. Cada uma mostra o erro, quando há, e você corrige na própria célula (confirme com Enter). Nada é gravado nesta etapa.
5. Clique em Importar, no botão que mostra quantas oportunidades vão entrar, e acompanhe o Resultado: o que entrou, o que ficou de fora e o que deu erro.

O que a importação decide sozinha:

• Funil em branco vira o funil padrão. Etapa em branco vira a primeira etapa em aberto do funil. Responsável em branco é quem importou.
• Uma oportunidade com o mesmo nome, no mesmo funil e na mesma empresa de uma que já existe fica de fora.
• Os campos obrigatórios da etapa não são cobrados, as tarefas padrão da etapa não são criadas e o responsável não recebe aviso.

Se a importação saiu errada, Desfazer importação manda para a Lixeira as oportunidades que ela criou, em até 90 dias. Uma oportunidade que alguém trabalhou depois da importação fica como está.

Registre o contexto da negociação

1. Abra a oportunidade pelo card do Quadro ou pela Tabela. Enquanto nenhuma coluna estiver ordenada, a Tabela mostra primeiro as oportunidades mais recentes.
2. Revise os campos na lateral e atualize o que mudou.
3. No card Contatos, na lateral direita, veja o telefone de cada contato vinculado. Clique no número para abrir a conversa no WhatsApp do Hub, ou use o botão ao lado para copiar o número. Um contato sem telefone não mostra essa linha.
4. Na aba Acompanhamento, escreva o contexto que outra pessoa precisaria saber para assumir a negociação.
5. Clique em Adicionar nota.
6. Abra Mais e escolha Atividades para conferir quando a oportunidade foi criada e por quais etapas passou.

Uma boa nota registra decisão, objeção ou próximo passo. Evite anotações como “falei com o cliente”, que não explicam o que aconteceu.

Organize os próximos passos na oportunidade

1. No detalhe da oportunidade, abra Mais e escolha Tarefas.
2. Clique em Nova tarefa. A oportunidade já vem em Registros associados.
3. Em Título, escreva o próximo passo, como Enviar proposta revisada.
4. Em Vencimento, informe o prazo e, se já souber quem executa, escolha o Responsável.
5. Clique em Criar tarefa.
6. Quando o trabalho terminar, clique no círculo ao lado da tarefa para concluí-la. Se precisar retomá-la, use o mesmo botão para reabrir.

A aba organiza as tarefas em Pendentes e Concluídas. Uma tarefa pendente que passa do prazo ganha a marca Vencida. Você também pode editar ou excluir uma tarefa conforme a sua permissão.

Avance pelo funil

Você pode mover a oportunidade de duas formas:

• no Quadro, arraste o card para a próxima etapa;
• no detalhe da oportunidade, clique em Mover (o botão das setas, no topo) e escolha a etapa de destino.

Se a etapa de destino exigir informações que ainda estão vazias, o CRM abre a janela Preencha os campos obrigatórios. Preencha, revise e clique em Salvar e mover.

Feche a negociação

Quando a negociação terminar, use os botões do topo do detalhe da oportunidade:

• clique em Ganho (o botão do troféu) para registrar o fechamento;
• quando o negócio não avançar, abra Mais ações (o botão de três pontos), clique em Perdido, escolha o Motivo da perda e clique em Confirmar.

Como saber que deu certo

• A oportunidade aparece no funil e na etapa escolhidos.
• O card mostra o nome e, quando preenchidos, o valor e as associações principais.
• A nota aparece em Acompanhamento.
• O próximo passo aparece na aba Tarefas, em Pendentes, e passa para Concluídas quando termina.
• Cada movimentação aparece em Atividades.
• O fechamento exibe a etapa Ganho ou Perdido. Na perda, o motivo também fica visível.

Problemas comuns

Limites atuais

Marcar como Ganho encerra o processo comercial, mas não cria contrato, venda ou lançamento financeiro. As tarefas da oportunidade são intencionalmente simples: não têm subtarefas, comentários, anexos ou recorrência. Se a venda iniciar um processo maior, faça a passagem para o app adequado, como Tarefas, Implantação ou Comex.

A importação por planilha traz só oportunidades em aberto: oportunidade ganha ou perdida, ou numa etapa de ganho ou de perda, é recusada. Ela também não cadastra funil, etapa, empresa nem contato.

Próximo passo

Se o lead chegou por uma conversa, use Criar uma oportunidade a partir do WhatsApp. Para registrar notas e movimentações por conversa, veja Operar oportunidades com o Marvin.