Listas e responsável: organizar a caixa compartilhada

Enquanto duas pessoas atendem, fixar e arquivar resolve. Quando o time cresce, aparece o problema clássico do número compartilhado: duas pessoas respondendo o mesmo cliente, e uma conversa importante parada porque cada um achou que era do outro. As listas e o responsável resolvem os dois.

Antes de começar

• Uma conexão de WhatsApp ativa e compartilhada com o time.
• Papel que permite atender na sessão. Quem só acompanha (observer) enxerga a organização, mas não assume conversa.
• Um combinado do time sobre quais situações existem no seu atendimento. A lista copia o processo, não cria um.

Monte as listas

Uma lista agrupa conversas por situação, com cor própria e filtro na caixa.

1. Na caixa de entrada, abra Listas.
2. Use Criar lista ou Criar nova lista.
3. Preencha o Nome da lista e escolha a Cor da lista. O app sugere nomes comuns de atendimento, como Novo cliente, Novo pedido, Pagamento pendente, Pedido finalizado, Importante e Acompanhar. Use os que descrevem a sua operação e ignore o resto.
4. Salve.

Para incluir conversas, use Adicionar à lista na conversa, ou adicione várias de uma vez pelo diálogo de conversas da lista. Uma conversa pode estar em mais de uma lista.

Depois de montadas, use Filtrar por lista para trabalhar uma situação por vez.

Defina o responsável

1. Na conversa, use Atribuir conversa e escolha a pessoa da sessão.
2. A confirmação aparece como conversa atribuída, e o responsável passa a aparecer na caixa.
3. Para tirar, remova a atribuição na mesma ação.

Na caixa de entrada, dois filtros mudam a rotina do time: Filtrar por responsável, para cada pessoa ver o que é dela, e Não atribuídas, que é a fila do que ainda não tem dono. Começar o dia zerando as não atribuídas é o hábito que mais reduz cliente esquecido.

Um desenho que costuma funcionar

• Poucas listas, todas acionáveis. Três ou quatro situações que mudam o que alguém faz. Lista que ninguém filtra é enfeite.
• Cor com significado. Uma cor para o que é urgente, outra para o que está aguardando o cliente.
• Responsável sempre. Mesmo quando é óbvio de quem é, a atribuição é o que permite o filtro funcionar e o aviso chegar.
• Automatize a atribuição quando o critério for claro. Uma automação pode atribuir a conversa assim que a mensagem chega.

Como saber que deu certo

• A lista aparece no filtro da caixa com a cor escolhida.
• O filtro Não atribuídas encolhe ao longo do dia.
• Cada pessoa consegue ver só o que é dela usando o filtro por responsável.

Problemas comuns

Próximo passo

• Central de atendimento compartilhada no WhatsApp: o desenho completo do time no mesmo número.
• A mensagem nova já chega triada: deixar a atribuição acontecer sozinha.
• Ligar a transcrição automática dos áudios: ler o que chega em áudio antes de distribuir.