Tarefas: organize o trabalho do time

Quando o trabalho chega por conversa, é fácil perder o responsável, o prazo ou o contexto do cliente. O Tarefas reúne essas informações em um fluxo visível para que o time saiba o que precisa fazer agora e o gestor enxergue onde o trabalho parou.

Este artigo apresenta a estrutura do app e ajuda você a montar o primeiro fluxo. Para executar uma atividade específica, siga os guias relacionados ao longo do texto.

Nos exemplos fictícios desta sequência, a Empresa Aurora está começando o projeto do Cliente Horizonte. Ana organiza o fluxo e Bruno executa as primeiras tarefas do onboarding.

Antes de começar

Escolha um processo real para configurar. Pode ser a produção de uma pauta, o onboarding de um cliente ou a revisão de uma proposta. Começar por um trabalho que já acontece ajuda o time a entender se as etapas fazem sentido.

Você também precisa de acesso ao app e das permissões correspondentes ao que pretende fazer. Se Criar Space ou Nova não aparecer, peça ao administrador do Hub acesso para criar a estrutura ou as tarefas.

Como o trabalho se organiza

Quatro conceitos bastam para começar:

Uma Pasta é opcional. Ela serve para agrupar pipelines dentro de um Space quando a operação crescer. No primeiro uso, um Space com um pipeline já é suficiente.

A relação mais comum fica assim: Space > Pipeline > Etapa > Tarefa.

Monte seu primeiro fluxo

1. Na tela inicial do app, clique em Criar Space. Para o exemplo da Empresa Aurora, Ana cria o Space Operações.
2. Dentro do Space, crie um pipeline com o nome do processo. Ana usa Onboarding de clientes, que explica melhor o trabalho do que um nome genérico como “Demandas”.
3. Revise as etapas do pipeline. Neste fluxo, elas são A fazer, Em andamento, Em revisão e Concluído.
4. Crie a tarefa Preparar kickoff do Cliente Horizonte e coloque-a em A fazer.
5. Atribua Bruno como responsável e informe a data de vencimento. Sem responsável e prazo, o trabalho aparece na lista, mas ainda não representa um compromisso claro.

Evite configurar todos os processos da empresa de uma vez. Use o primeiro pipeline por alguns dias, observe onde surgem dúvidas e ajuste as etapas com o time.

Acompanhe o trabalho do jeito certo

O mesmo pipeline pode ser visto de maneiras diferentes:

• Lista: ajuda a comparar responsáveis, datas, prioridades e outros campos.
• Quadro: mostra as tarefas distribuídas pelas etapas e permite mover os cards conforme o trabalho avança.
• Calendário: ajuda a enxergar tarefas pelas datas de início e de vencimento.

O Quadro costuma ser o melhor ponto de partida para uma rotina com etapas. A Lista ajuda quando o gestor precisa conferir muitos campos, e o Calendário faz mais sentido quando as datas orientam a operação.

Para criar uma entrega com contexto e acompanhar seu avanço, leia Criar e acompanhar uma tarefa.

Coloque o contexto dentro da tarefa

Uma tarefa pode guardar mais do que o nome da entrega. Use somente os campos que ajudam alguém a executar ou decidir:

• Responsáveis: quem conduz a entrega.
• Datas: quando o trabalho começa e quando precisa terminar.
• Prioridade: o que deve ser tratado primeiro.
• Clientes e Empresas: o contexto comercial ou operacional relacionado à tarefa.
• Checklist: as partes menores que precisam ser concluídas.
• Comentários e anexos: decisões, arquivos e atualizações que não podem ficar perdidos em uma conversa. Imagem, vídeo, áudio e PDF abrem direto na tarefa, sem baixar.
• Tempo estimado e tempo registrado: a expectativa e o esforço real da entrega.

Campos personalizados ajudam quando o processo precisa de uma informação que não existe nos campos padrão, como tipo de serviço, unidade, contrato ou motivo da solicitação. Para informações com opções conhecidas, prefira seleção a texto livre. Isso facilita filtros e agrupamentos depois.

Como saber que o fluxo está pronto

Seu primeiro fluxo está utilizável quando:

• existe uma tarefa real em cada etapa que o time já percorreu;
• cada tarefa ativa tem uma pessoa responsável;
• os prazos importantes aparecem na tarefa;
• qualquer pessoa da equipe consegue explicar quando mover uma tarefa para a etapa seguinte;
• o gestor consegue abrir o pipeline e identificar o que está parado ou atrasado.

Não é necessário preencher todos os campos disponíveis. O melhor fluxo é aquele que registra o suficiente para o trabalho avançar sem criar burocracia.

Problemas comuns

Próximos passos

• Criar e acompanhar uma tarefa: transforme uma demanda em entrega com contexto, responsável e prazo.
• Registrar e revisar horas de trabalho: compare o tempo previsto com o esforço realizado.
• Fazer solicitações virarem tarefas: leve pedidos de um formulário direto para o pipeline certo.