Tarefas: organize o trabalho do time

O Tarefas é onde o time organiza trabalho que tem dono e prazo: cada entrega vira uma tarefa, que caminha por etapas dentro de um pipeline, e os pipelines moram dentro de um Space. A mesma tarefa pode ser vista em lista, quadro ou calendário, sem virar registro diferente.

O que é e quando usar

Use o Tarefas para	Não use o Tarefas para
Trabalho recorrente com etapas, responsável e prazo: onboarding, produção, revisão	Conduzir uma negociação: o negócio em aberto vive no CRM
Enxergar onde o trabalho parou, e há quanto tempo	Guardar o conhecimento do processo: a documentação mora no Brain
Registrar horas trabalhadas na própria entrega	O próximo passo simples de uma oportunidade: a aba Tarefas do CRM já resolve

O que o Tarefas entrega hoje:

Trabalho	O que dá para fazer
Estruturar	Spaces, pastas opcionais, pipelines e etapas próprias por processo
Registrar a entrega	Responsáveis, datas de início e vencimento, prioridade, tags e checklist
Repetir	Configurar uma tarefa semanal em dias escolhidos, inclusive pelo atalho Dias úteis
Visualizar	Lista para comparar campos, quadro para mover o trabalho, calendário para enxergar por data. Os filtros e a busca da barra valem para as três
Compartilhar	Deixar um Space, uma pasta ou um pipeline privado ou público, e dar a cada pessoa o papel de Administrador, Editor ou Leitor
Medir o esforço	Apontamento de horas na tarefa, com revisão depois
Receber trabalho de fora	Solicitações e chamados que entram como tarefa, sem redigitação
Anexar o que já existe	Escolher Do Drive ao anexar um arquivo à tarefa, sem baixar e enviar uma cópia

Conceitos e acesso

Termo	O que é	Onde aparece
Space	Uma área ampla de trabalho, como Operações	Primeiro nível da lateral
Pipeline	O fluxo de um tipo de entrega	Dentro do Space
Etapa	O momento em que o trabalho está	Colunas do quadro
Tarefa	Uma entrega com contexto, responsável e prazo	Card do quadro e linha da lista
Pasta	Agrupador opcional de pipelines, para quando a operação crescer	Dentro do Space
Visibilidade	Privado (só você e quem você convidar) ou Público	Primeira etapa de Compartilhar
Papel	Administrador gerencia membros e visibilidade, Editor cria e edita tarefas, Leitor só lê	Etapa Pessoas de Compartilhar

Acesso. O administrador libera o app e define quem cria estrutura e quem cria tarefa. Se Criar Space ou Nova não aparece, é permissão, não ausência do recurso. O mesmo vale para remover: Excluir no menu da lateral e Remover space ou Remover pipeline na janela Editar só aparecem para quem tem permissão de remover. Quem não tem pede ao administrador.

Primeiro uso: monte o Space e o pipeline

• Escolha um processo que já acontece. Onboarding de cliente, produção de pauta, revisão de proposta. Processo inventado não sobrevive à primeira semana.
• Crie o Space. Na tela inicial, clique em Criar Space, nomeie pela área, não pelo time, e clique em Continuar.
• Crie o pipeline com o nome do processo. No Space novo, clique em Nova pipeline, dê o nome e clique em Criar. Onboarding de clientes explica melhor o trabalho do que Demandas.

Primeiro uso: revise as etapas

• Revise as etapas. Comece com quatro: A fazer, Em andamento, Em revisão e Concluído. O pipeline nasce com A fazer, Em andamento e Concluído; em Gerenciar etapas, na barra do pipeline, clique em Adicionar etapa, escreva Em revisão e clique em Criar. A etapa nova é Ativa e entra entre Em andamento e Concluído.
• Crie a primeira tarefa com dono e prazo. Sem responsável e sem data, o item aparece na lista mas não é compromisso.

Checklist do primeiro uso

Um Space, um pipeline, quatro etapas e três tarefas reais com dono e prazo. Rode uma semana antes de configurar o segundo processo.

Compartilhe

Na lateral, abra o menu Mais opções do Space, da pasta ou do pipeline e escolha Compartilhar. A janela vai em três etapas: Visibilidade, Pessoas e Revisar, com Continuar entre elas. Em Pessoas, use Adicionar novo membro, escolha o papel e clique em Adicionar. Nada muda enquanto você escolhe: o acesso só é gravado quando você clica em Aplicar, e Cancelar ou fechar a janela descarta tudo. Em Revisar, cada mudança aparece numa linha, como “Ana ganha acesso como Leitor”. Se o Hub recusar uma delas, a linha mostra o motivo, as seguintes ficam como Não aplicada e Tentar de novo envia só o que faltou. Num Space público, a etapa Pessoas não aparece.

Quem abre o link de um pipeline que não foi compartilhado com ela vê o aviso Você não tem acesso a este funil, com o botão Voltar aos funis. O aviso é o mesmo quando o pipeline foi removido.

Rotinas que se repetem

Abra o detalhe da tarefa e escolha Recorrência > Configurar. Em Frequência, escolha Semanalmente e marque os dias em que a tarefa deve voltar. Clique em Ativar: a seção passa a mostrar a regra, como “Toda semana em seg, ter, qua, qui e sex”. O atalho Dias úteis seleciona de segunda a sexta-feira; ele não pula feriados. Quando uma tarefa recorrente é concluída, a próxima é criada conforme a frequência definida, inclusive se a conclusão aconteceu ao mover o card para uma etapa concluída.

Arquivos do Drive

Para aproveitar um arquivo existente, clique em Anexar arquivo no detalhe da tarefa, escolha Do Drive, marque o arquivo e clique em Anexar. O anexo aponta para o mesmo arquivo, sem duplicá-lo. A opção depende de o Drive estar disponível para a organização e para a pessoa. Veja Drive: encontre e compartilhe os arquivos do trabalho.

Quem configura um pipeline também pode definir em Campos e Tags em quais etapas cada campo é obrigatório. Assim, a informação exigida para concluir um processo não precisa ser obrigatória desde a primeira etapa.

Como saber que deu certo

• O pipeline aparece dentro do Space, com as etapas na ordem que você definiu.
• A tarefa mostra responsável e data no card, tanto no quadro quanto na lista.
• Mover o card entre etapas muda a posição e registra o momento da mudança.
• O que passou do prazo aparece marcado como atrasado, sem você precisar filtrar.

Limites e erros comuns

Expectativa	Realidade hoje
Configurar todos os processos da empresa de uma vez	Funciona melhor um pipeline por vez: use, observe onde surgem dúvidas e ajuste as etapas com o time
A tarefa da oportunidade do CRM é a mesma coisa	São separadas de propósito. A aba do CRM cobre o próximo passo simples, sem subtarefa nem anexo
Etapa e prioridade dizem a mesma coisa	Etapa é onde o trabalho está, prioridade é o quanto ele corre. Misturar os dois esvazia o quadro
Uma pasta ou um pipeline Público fica visível para a empresa inteira	Só o Space público é visto por todos os membros da organização. A pasta pública é vista por quem vê o Space, e o pipeline público dentro de uma pasta, por quem vê a pasta
Mudei o acesso em Compartilhar e fechei a janela	Nada foi gravado. O acesso só muda depois de Aplicar
O Membro que criou o Space pode removê-lo	A remoção fica com quem tem permissão de remover. O Membro pede ao administrador
O aviso de funil sem acesso tem um botão para pedir acesso	Ainda não tem. Peça ao responsável pelo pipeline, fora da tela

Próximo passo

Depois do primeiro pipeline rodando, leia Criar e acompanhar uma tarefa para o detalhe da entrega, e Solicitações viram tarefa para receber trabalho de fora sem redigitar.