Lançar as contas que se repetem todo mês

Aluguel, internet, contador, assinatura de software: boa parte do contas a pagar se repete todo mês, com o mesmo valor ou quase. Em vez de lançar uma por uma, cadastre uma recorrência. A Tesouraria gera as contas com antecedência, e o seu contas a pagar mostra o que está por vir antes de chegar o boleto. É isso que deixa o saldo previsto confiável.

Antes de começar

• O fornecedor cadastrado em Cadastros. Para pagar a uma empresa, o cadastro por CNPJ preenche o resto.
• A categoria de despesa no plano de contas.
• A conta de onde o pagamento costuma sair.

Decida se é recorrência

A recorrência também serve para receita que se repete e não gera nota, como um aluguel que a empresa recebe de um imóvel.

Cadastre a recorrência

Exemplo: a internet do escritório da Empresa Aurora custa R$ 300 e vence todo dia 20.

1. Na Tesouraria, abra Recorrências e clique em Nova recorrência.
2. Em Tipo, escolha Conta a pagar.
3. Escolha o Fornecedor, a Conta esperada para o pagamento e o Valor de cada ocorrência: R$ 300. A Forma de pagamento é opcional.
4. Dê um Nome da recorrência curto: Internet do escritório.
5. Informe o 1º vencimento. O dia dele vira o dia de vencimento de todas as outras: no exemplo, o próximo dia 20.
6. Escolha a Frequência: semanal, mensal ou anual. Para bimestral ou trimestral, escolha mensal e informe 2 ou 3 em A cada (mês).
7. Em Termina, escolha Sem data de fim, Após um número de ocorrências ou Em uma data.
8. Em Gerar com antecedência (dias), diga quantos dias antes do vencimento a conta deve aparecer. Logo abaixo, Próximos vencimentos mostra as datas que vão sair: confira antes de continuar.
9. Escolha a Categoria. Se a despesa serve a mais de uma área, clique em Adicionar e divida em percentuais até fechar 100%. Faça o mesmo em Centro de custo, se a empresa usa.
10. Clique em Criar.

Como saber que deu certo

A recorrência aparece na lista com a Situação Ativa e o Próximo vencimento. No detalhe dela, Contas geradas lista as contas já criadas, cada uma com número, vencimento, valor e situação. Cada uma é uma conta independente no contas a pagar, com baixa, anexo e conciliação próprios: pagar a de outubro não mexe na de novembro.

Quando o valor muda

A internet subiu para R$ 350 a partir de agosto.

1. Abra a recorrência e clique em Editar.
2. Informe o valor novo.
3. No fim do formulário, deixe ligado Aplicar às contas já geradas que estão em aberto e sem baixa se as contas que já apareceram também devem mudar. Ele já vem ligado; desligado, só as próximas contas saem com o valor novo.
4. Clique em Salvar.

Conta com baixa nunca muda: o que já foi pago fica como foi pago. Para uma mudança de um mês só, como uma conta de luz mais alta em janeiro, corrija o valor daquela conta antes da baixa, como em qualquer título.

Pausar ou encerrar

• Pausar: o fornecedor deu um mês de carência, ou o serviço foi suspenso por um tempo. No detalhe da recorrência, clique em Pausar e informe Pausar a partir de. Se já sabe quando volta, preencha Voltar em: a recorrência volta a gerar sozinha, no mesmo dia de vencimento. Sem essa data, use Retomar a recorrência quando for a hora.
• Encerrar: o contrato com o fornecedor acabou. No menu de mais ações (os três pontos ao lado de Pausar), escolha Encerrar e informe Encerrar a partir de. Para voltar a gerar depois, é preciso criar uma recorrência nova.

Nos dois casos, as contas que a recorrência já gerou com vencimento a partir da data escolhida são excluídas, desde que estejam sem baixa, sem anexo e sem cobrança. A janela lista quais antes de você confirmar.

As contas com baixa, anexo ou cobrança nunca são excluídas por aqui. Ao encerrar, elas continuam no contas a pagar como estão. Ao pausar, o Hub não aceita a pausa se alguma delas vence depois da data escolhida: escolha uma data depois do último vencimento delas, ou trate essas contas antes.

Problemas comuns

Próximo passo

Com as contas geradas, o trabalho do dia passa a ser conferir e dar baixa. Siga para Conciliar o extrato bancário.