Contas e saldo inicial: o ponto de partida do dinheiro

Toda conta a pagar, todo recebimento e todo relatório do financeiro se apoiam nas contas cadastradas e no saldo com que elas começaram. São duas escolhas, feitas uma vez, e são a causa da maior parte dos saldos que não fecham. Vale cinco minutos de atenção.

Antes de começar

Tenha em mãos, para cada conta que a empresa usa:

• o tipo: corrente, poupança ou caixa;
• o saldo dela numa data que você escolher como ponto de partida;
• se ela já ficou negativa em algum momento.

Essa última pergunta parece estranha e é a mais importante do guia. Ela decide o tipo.

Três jeitos de criar a conta

A conexão bancária tem guia próprio: Conectar o banco e sincronizar o extrato.

Pela tela

1. Abra Tesouraria > Contas financeiras e clique em Nova conta.
2. Escolha a Moeda e o Tipo.
3. Dê um Apelido da conta que a equipe reconheça. “Conta principal” funciona melhor que o número da agência. Escolha o Banco, se houver.
4. Marque Definir como conta padrão se esta for a conta mais usada, e clique em Criar.
5. Abra a conta na lista e use Ajustar saldo: informe o Novo saldo e o Motivo (por exemplo, “saldo de partida”). O ajuste fica registrado com quem fez e o motivo.
6. Confira na lista o Tipo e o Saldo que ficaram gravados.

Esse último passo não é desconfiança, é economia de tempo: conferir agora custa dez segundos, e descobrir depois custa refazer os lançamentos que passaram pela conta.

Por planilha

1. Em Contas financeiras, clique em Importar. O diálogo Importar contas abre.
2. Envie a planilha e associe as colunas, incluindo Saldo inicial e Data do saldo.
3. Na Conferência, corrija na própria célula o que vier com erro e confira os totais.
4. Grave e veja o Resultado.

O saldo inicial é o saldo da conta no fim do dia da coluna Data do saldo. A data não pode ser futura, e em branco vale o dia da importação. Uma importação errada pode ser desfeita em até 90 dias com Desfazer importação, desde que a conta ainda não tenha movimentos.

O tipo da conta, e a regra do saldo negativo

O tipo é mais que uma etiqueta: ele carrega uma regra de negócio.

Conta do tipo caixa não fica negativa, e não há como liberar. É proposital: caixa é dinheiro em espécie, e uma gaveta não tem menos que zero real dentro dela.

A consequência prática aparece quando você lança o histórico: um pagamento que deixaria a conta de caixa negativa é recusado. Se o dinheiro saiu dali na vida real e o saldo ficou negativo no sistema antigo, é porque aquilo não era caixa, era conta corrente. Cadastre como corrente.

A pergunta a fazer antes de escolher o tipo: essa conta já ficou negativa alguma vez? Se sim, ela é corrente, não caixa.

O saldo inicial é o de partida, não o de hoje

Este é o erro mais comum de quem está começando, e ele dobra o saldo no fim.

O saldo de uma conta no Hub é o resultado de tudo que passou por ela. Você informa o saldo do ponto de partida, lança o que aconteceu depois, e o saldo caminha sozinho até hoje.

Escolher a data de partida é escolher a partir de quando você quer ver a história dentro do Hub. Começo do ano corrente costuma ser uma boa escolha: o relatório do ano fecha, e o que é mais antigo continua consultável onde estava. Para informar o saldo numa data do passado, use a importação por planilha, com a Data do saldo.

Corrigir depois

Errou o saldo ou precisa acertar um valor? Abra a conta e use Ajustar saldo, com o novo saldo e o motivo. O ajuste fica registrado.

Conta que saiu de uso: arquivar

Uma conta que já teve movimento não pode ser excluída, porque o histórico dela sustenta os relatórios. No lugar de Excluir, o painel da conta mostra Arquivar. Uma conta arquivada sai das listas de contas ativas e mostra Reativar, para voltar a usar.

• Para arquivar, o saldo da conta precisa estar zerado. Se não estiver, a tela pede para zerar antes.
• A conta padrão não pode ser arquivada. Defina outra conta como padrão primeiro.
• Excluir só aparece para a conta que nunca teve movimento.
• Hoje, arquivar não impede um movimento novo na conta. Arquive só a conta que de fato saiu de uso.

Transferência entre contas

Mover dinheiro de uma conta para outra da mesma empresa é transferência, não despesa nem receita. Isso importa para o relatório: transferência não é gasto, e classificá-la como gasto infla a sua despesa do mês.

Para lançar, abra Tesouraria > Transferências e clique em Nova transferência: escolha a conta De e a conta Para, clique em Continuar e informe o Valor, a Tarifa bancária, se houver, e a Data efetiva.

Uma atenção de ordem: a transferência mexe nas duas contas ao mesmo tempo. Se a conta de origem for do tipo caixa e não tiver saldo suficiente naquele momento, a operação é recusada. Ao lançar histórico, deixe as transferências para depois de os recebimentos terem dado folga de saldo.

Cancelar uma transferência errada

No menu da linha, em Transferências, use Cancelar transferência e informe o Motivo. O saldo das duas contas é revertido na hora, e a transferência continua no histórico com a situação Cancelada e o motivo na descrição.

• Transferência com uma das pontas conciliada não pode ser cancelada: desfaça a conciliação antes.
• O cancelamento vale só dentro da Tesouraria. Se o dinheiro saiu do banco, a devolução é feita no banco.
• Cancelar pode deixar uma conta com saldo negativo, conforme o tipo dela.

Como saber que deu certo

• Cada conta que a empresa usa está cadastrada, com nome reconhecível.
• Nenhuma conta que já ficou negativa está cadastrada como caixa.
• O saldo de partida de cada conta é o da data de partida, não o de hoje.
• Você conferiu na lista o tipo e o saldo de cada conta.

Problemas comuns

Próximo passo

• Plano de contas e centro de custo: o que dá sentido a cada entrada e saída.
• Títulos, parcelas e baixas: o dia a dia de registrar o que a empresa deve e recebe.
• Resultados Econômico-Financeiros: onde os números viram o fluxo de caixa do gestor.