Contrato, venda ou lançamento: onde registrar cada receita

Toda receita acaba como um valor a receber na Tesouraria, mas o caminho até lá decide quantas notas fiscais saem, quando o imposto é pago e o que aparece no Dashboard comercial. A regra curta: receita da atividade da empresa nasce no Vendas; o resto nasce direto na Tesouraria. Dentro do Vendas, a escolha entre contrato e venda depende de quantas notas o serviço precisa.

Antes de começar

• O cliente cadastrado em Cadastros, com endereço completo (CEP, cidade e UF) e um contato com e-mail. Sem isso a nota e a cobrança falham depois.
• O serviço cadastrado, com a classificação fiscal. É ela que leva o código de serviço até a nota.
• Permissão no Vendas para criar venda e, se for o caso, contrato. O Vendas separa leitura e escrita de orçamento, contrato e venda.

Decida o caminho

O último caso é o que mais confunde. Em teoria é uma venda única. Na prática, o cliente quer emitir a nota só do que recebeu: para não adiantar imposto de um valor que pode atrasar, e para não pagar o imposto inteiro de uma vez. Lançar como contrato faz cada parcela virar uma venda com a própria nota. Combine essa regra com o cliente antes de lançar, porque ela muda quando o imposto é pago.

Uma receita da operação lançada direto na Tesouraria fica fora do Dashboard comercial e não gera nota. Use o lançamento direto só para o que não é atividade da empresa. Para lançar, veja Títulos, parcelas e baixas.

Lance uma venda parcelada

Exemplo: a Empresa Aurora fechou uma consultoria de R$ 30.000 com o Cliente Horizonte, paga em 10 vezes.

1. No Vendas, abra Vendas e clique em Nova venda.
2. Na aba Capa, escolha o Cliente e confira a Data da venda. Em branco, ela usa a data de hoje.
3. Na aba Itens, clique em Adicionar item e acrescente o serviço com o valor total da venda: R$ 30.000, quantidade 1. O parcelamento não entra aqui.
4. Na aba Financeiro, escolha a Categoria de receita. Use uma categoria de receita pontual, não a de receita recorrente.
5. Ainda em Financeiro, informe as Parcelas (10) e o 1º vencimento. A tabela abaixo mostra cada parcela com vencimento e valor. Se o cliente já pagou alguma, marque Baixar na linha para registrar a baixa junto.
6. Clique em Efetivar. Se ainda falta algum dado, use Salvar sem efetivar e efetive depois.

O resultado é uma venda de R$ 30.000, um faturamento de R$ 30.000 na fila do Fiscal e uma conta a receber com 10 parcelas de R$ 3.000 na Tesouraria. Se você procurar dez vendas, não vai achar: é uma venda só, recebida em dez vezes.

Ative um contrato

Exemplo: a Empresa Aurora presta gestão de tráfego ao Cliente Horizonte por R$ 7.500 ao mês, por 12 meses.

1. No Vendas, abra Contratos e clique em Novo contrato.
2. Escolha o Cliente e informe o Início da vigência e o Fim da vigência.
3. Se o contrato tem reajuste, escolha o índice em Reajuste anual. Senão, deixe Sem reajuste anual.
4. Clique em Criar contrato. Ele nasce como rascunho: ainda não gerou nenhuma venda.
5. Abra o contrato e escolha Ativar contrato. A janela de mesmo nome traz o resto da configuração.
6. Em Recorrência, informe a Data da primeira venda, a Periodicidade (semanal, quinzenal, mensal, trimestral ou anual) e o Dia do vencimento.
7. Em Financeiro, escolha a Categoria contábil de receita recorrente, a Conta bancária que recebe e, se quiser, a Forma de pagamento.
8. Clique em Continuar e, em Itens do período, use Adicionar item para acrescentar o serviço com o valor de cada venda: R$ 7.500, não o total do ano.
9. Clique em Continuar, revise a tabela de vendas, com o Vencimento e o Valor de cada uma, clique em Ativar e confirme.

O contrato passa a Ativo e todas as vendas do período nascem de uma vez, já efetivadas, cada uma com a conta a receber na Tesouraria e o faturamento na fila do Fiscal. No detalhe do contrato, a aba Períodos mostra quantas vendas cada período gerou e a receita prevista.

Quando os primeiros meses têm outro valor

Se o combinado é R$ 6.500 nos três primeiros meses e R$ 7.500 depois, não lance dois contratos. Na tabela de vendas da ativação (passo 9), mude o Valor das três primeiras linhas antes de ativar. Toda venda precisa de valor maior que zero.

Depois de ativo

O contrato ativo não aceita edição dos termos do período. Para mudar o que foi combinado, use Novo aditivo. Para o período seguinte, quando a vigência acabar, use Renovar.

Cancelar o contrato não desfaz sozinho o que a ativação gerou: cada venda já tem a conta a receber na Tesouraria e o faturamento na fila do Fiscal. A janela Cancelar contrato lista as vendas do contrato. Marque as que devem ser canceladas junto, ou use Marcar todas as vendas canceláveis, e informe o Motivo do cancelamento. As vendas que você não marcar continuam como estão. Venda que já não pode ser cancelada, como a já recebida ou com nota emitida, aparece na lista sem a opção de marcar.

Como saber que deu certo

A lista de Vendas abre no mês corrente. Para ver todas as vendas do contrato, troque o período ao lado da busca.

Problemas comuns

Próximo passo

Com a venda efetivada, a nota sai pelo Fiscal e o recebimento é acompanhado em Títulos, parcelas e baixas.