Minhas Empresas: mais de um CNPJ na mesma organização

Um grupo com duas empresas não precisa de dois Hubs. A organização é o espaço onde o time trabalha, e dentro dela ficam as empresas, uma por CNPJ. O financeiro, o fiscal e a operação acontecem na empresa; o resto acontece na organização inteira.

Antes de começar

• Acesso de administração da organização. Cadastrar empresa e vincular pessoas é ação de quem administra.
• Os CNPJ que o grupo opera de verdade. Empresa cadastrada sem operação só polui o seletor.

Entenda os dois níveis

A regra que separa os dois é simples: o que movimenta documento exige empresa. Hoje operam por empresa a Tesouraria, o Resultados Econômico-Financeiros, o PDV, as Reservas, o Departamento Pessoal, o Compras, o Vendas e o Fiscal. Os demais apps, como CRM, Tarefas, Chat, Brain e Marvin, trabalham na organização inteira.

Cadastre uma empresa

1. Abra Configurações > Minhas Empresas. A lista mostra apelido, razão social, nome fantasia e CNPJ das empresas já cadastradas.
2. Clique em Nova empresa.
3. Preencha o Apelido, que é como a empresa aparece no seletor e nas telas.
4. Confirme em Criar empresa.

A empresa nasce na lista e passa a aparecer no seletor do topo para quem tiver vínculo com ela.

Complete os dados e o endereço

O cadastro rápido pede só o apelido. Os dados da empresa ficam no painel lateral, que abre ao clicar na empresa na lista. Cada campo é salvo sozinho quando você sai dele, e o topo do painel mostra Salvando… e Salvo.

1. Na seção Geral, informe o CNPJ.
2. Use Buscar na Receita para trazer Razão social, Nome fantasia e o endereço. Revise o que veio.
3. Se preferir, ou se a busca não trouxer tudo, preencha o Endereço à mão, campo a campo: País, CEP, Logradouro, Número, Complemento, Bairro, Cidade e UF.

O endereço só é gravado quando está completo, com Logradouro, Cidade e UF. Enquanto falta um deles, o painel mostra “Informe logradouro, cidade e UF para guardar o endereço” e deixa você seguir preenchendo em qualquer ordem. O apelido, o CNPJ e os outros dados continuam sendo salvos normalmente. Se você fechar o painel com o endereço pela metade, um aviso diz que o endereço não foi salvo. Um endereço que já estava salvo não se perde por uma edição incompleta.

Vincule as pessoas certas

O acesso a uma empresa é por vínculo, não por cargo. Quem não está vinculado simplesmente não enxerga aquela empresa.

1. Na lista, clique na empresa para abrir o painel lateral.
2. Na seção Membros, clique em Adicionar membro, o ícone de pessoa no fim do campo Buscar membro…, e busque pela pessoa entre os membros da organização.
3. Clique na pessoa. O vínculo vale na hora, e ela aparece na tabela da empresa.
4. Para tirar o acesso, passe o cursor sobre a linha da pessoa, clique no X e confirme em Remover.

Uma pessoa sem vínculo com nenhuma empresa não consegue operar os apps que exigem empresa, mesmo tendo permissão para o app. O Hub recusa a operação em vez de mostrar dados errados.

Troque de empresa no dia a dia

O seletor fica no topo da barra lateral ou do cabeçalho, com o nome da empresa ativa e, embaixo, o da organização. Clique nele e digite parte do nome: a busca procura no nome da organização e no das empresas, sem diferenciar maiúsculas nem acentos. As setas do teclado movem a seleção, e Enter troca. A empresa ativa aparece marcada na lista. No celular, o seletor fica no Perfil.

O que a caixa mostra depende de quantas organizações você participa:

• Uma organização só: a caixa já abre na lista das empresas dela, com o campo Buscar empresa.
• Mais de uma organização: a caixa abre em Organizações, com o campo Buscar organização. Uma organização com várias empresas aparece com a quantidade, como “3 empresas”, e abre a lista delas na mesma caixa.

Nos apps que operam por empresa, tudo o que você vê e lança pertence à empresa selecionada ali.

Quando você tem uma organização com uma empresa só, não há para onde trocar, e o seletor mostra só o nome, sem abrir lista.

Como saber que deu certo

• A empresa aparece na lista de Minhas Empresas.
• Ela aparece no seletor do topo, para quem foi vinculado, e a busca do seletor a encontra pelo nome.
• Com o endereço completo, o painel mostra Salvo e o endereço continua lá ao reabrir a empresa.
• Ao abrir um app que opera por empresa, como Tesouraria, Compras, Vendas, Fiscal ou PDV, os registros daquele CNPJ aparecem separados dos demais.

Problemas comuns

Próximo passo

• Trabalhar com mais de uma organização: quando são organizações separadas, e não CNPJ do mesmo grupo.
• Membros e permissões: o acesso aos apps, que é o outro eixo do controle.
• Tesouraria: o app que mais depende de a empresa certa estar selecionada.