Trabalhar com mais de uma organização

Contador que atende vários clientes, grupo com mais de um negócio, consultor que opera para terceiros: muita gente precisa trabalhar em mais de um lugar no mesmo Hub. Este guia mostra os dois níveis que existem, como alternar entre eles e, principalmente, qual dos dois resolve o seu caso.

Os dois níveis, e qual você precisa

O Hub separa duas coisas que costumam ser confundidas:

A pergunta que decide: as mesmas pessoas trabalham nos dois? Se sim, o caso é de empresas dentro da mesma organização, e o caminho está em Minhas Empresas. Se não, são organizações separadas, e este guia continua valendo.

Um erro caro de começo: criar duas organizações para um grupo que é o mesmo time. Elas não compartilham nada, então o cliente precisa ser cadastrado duas vezes, o time convidado duas vezes, e nenhum relatório junta os dois.

Como as organizações funcionam

Cada organização é isolada: contatos, negócios, tarefas e finanças de uma não se misturam com os de outra. Você entra com um único login e, dentro dele, vê as organizações às quais pertence. Não existe uma visão que some tudo: o trabalho é sempre no contexto de uma organização por vez.

Trocar de organização (e usar abas)

O seletor fica no topo da barra lateral ou do cabeçalho de qualquer app, com o nome da empresa ativa e, embaixo, o da organização. Clique nele para abrir a lista de Organizações, que marca a organização em que você está.

1. Com a lista aberta, digite parte do nome no campo Buscar organização. A busca procura no nome da organização e no nome das empresas dela, sem diferenciar maiúsculas nem acentos: digitar “aurora” acha a Empresa Aurora. Com mais de uma palavra, a busca exige todas.
2. Cada organização aparece com o nome da empresa dela embaixo. Quando o texto casa com o nome da empresa, a organização continua na lista, e a escolha já leva você para a organização certa. Se a organização tem mais de uma empresa, a empresa encontrada aparece em Empresas, com o nome da organização embaixo.
3. Uma organização com mais de uma empresa aparece com a quantidade, como “3 empresas”. Ao escolher, a mesma caixa mostra as empresas dela, com uma linha para voltar às organizações.
4. As setas do teclado movem a seleção, e Enter troca. O Esc volta um nível ou fecha a lista.

Se nada casar, a lista mostra “Nenhuma organização encontrada”. No celular, o mesmo seletor com busca fica no Perfil.

Um detalhe que ajuda muito: o contexto ativo é por aba do navegador. Você pode deixar uma organização aberta numa aba e outra em outra, ao mesmo tempo, sem uma atrapalhar a outra. É o jeito de operar duas em paralelo.

Confira sempre o contexto ativo. Antes de cadastrar ou lançar algo, olhe o seletor no topo. O erro mais comum de quem opera várias é registrar no lugar errado por não conferir a aba.

Criar uma organização nova

Você pode criar uma organização nova e já entrar como administrador dela. No cadastro, ao informar o CNPJ, o Hub busca os dados e preenche o essencial. Depois, é só ligar os apps e convidar o time daquela organização.

Checklist do primeiro uso: identificar o contexto ativo no seletor, achar uma organização digitando o nome dela, abrir uma segunda organização em outra aba e, se precisar, criar uma nova pelo CNPJ.

Limites e erros comuns

Próximo passo

• Minhas Empresas: mais de um CNPJ na mesma organização: o caminho para quem tem o mesmo time e CNPJ diferentes.
• Membros e permissões: convide e dê acesso ao time de cada organização.
• Primeiros passos no Marvee Hub: a visão geral, boa para compartilhar com quem entra.