Membros e permissões: quem entra e o que cada um acessa

Quase todo guia do Hub tem uma frase parecida: “se a ação não aparece para você, peça ao administrador”. Este é o guia do outro lado dessa frase: como o administrador convida pessoas, define cargos e decide quem acessa cada app. É em Configurações que a empresa controla o seu acesso.

O que é e quando usar

O controle de acesso do Hub tem duas camadas que trabalham juntas: quem faz parte da empresa (os membros, cada um com um cargo na organização) e o que cada um pode abrir e fazer (o acesso a cada app e as permissões dentro dele). Você administra as duas em Configurações.

O que dá para fazer hoje:

• Convidar alguém por e-mail, com link de convite, e acompanhar os convites pendentes.
• Definir o cargo na organização de cada pessoa (Membro, Gerente ou Administrador).
• Liberar ou bloquear cada app por pessoa (o acesso é individual), já no convite ou depois, na ficha do membro.
• Escolher um cargo por app para a pessoa, ou criar cargos personalizados com a lista de permissões que você quiser.
• Dar poderes de gestão dos Cadastros (contatos, empresas, campos) e do Catálogo (produtos).
• Ligar e desligar os apps que a empresa vai usar.
• Remover uma pessoa da empresa.

Conceitos e acesso

Acesso. A administração de membros fica em Configurações, no item Membros da organização (seção Organização), e a de apps em Configurações › Apps (seção Plataforma). Essas telas aparecem para quem tem cargo de gestão na organização. Quem não administra usa o Hub normalmente, com o acesso que recebeu.

Primeiro uso: passo a passo

O primeiro uso tem quatro etapas, nesta ordem: ligar os apps da empresa, convidar as pessoas, definir o cargo e liberar os apps de cada uma e, se precisar, criar um cargo personalizado.

Ligue os apps da empresa

Em Configurações › Apps, ative os aplicativos que a sua empresa vai usar. O Hub já vem ativo; os demais você liga conforme a necessidade.

1. No menu do seu avatar, no topo, clique em Configurações.
2. No menu lateral, em Plataforma, clique em Apps.
3. Encontre o app na lista (a busca Buscar aplicativo filtra pelo nome).
4. Ligue o interruptor da coluna Acesso na organização. O Hub confirma com o aviso Aplicativo ativado.

Ligar o app na empresa não quer dizer que todo mundo já o vê. Nos apps em que a coluna Membros mostra Ver membros, o acesso de cada pessoa é decidido no convite ou na ficha dela; os que valem para o time todo mostram Todos os membros.

Convide as pessoas

Em Configurações › Membros da organização, use Convidar membro. O convite tem duas partes, Pessoa e Acessos:

1. Em Pessoa, informe o E-mail. Em empresa com plano pago, escolha também o plano da licença; nas outras, o Hub avisa que o acesso é de cortesia. Clique em Continuar.
2. Em Acessos, marque os apps que a pessoa vai usar e escolha o cargo dela em cada um. A pessoa entra no Hub e no Marvin; os outros apps entram só se você marcar.
3. Clique em Convidar (o botão mostra quantos apps você marcou, como em Convidar com 1 app). A pessoa recebe o convite (ou você copia o link).

Enquanto a pessoa não aceita, o convite fica em Mais ações › Convites pendentes, com o e-mail e a data em que expira.

Defina o cargo e libere os apps

Depois que a pessoa aceita, clique no nome dela na lista de membros para abrir a ficha.

1. Defina o cargo na organização. Em Cargo na organização, escolha o cargo geral dela na empresa: Membro, Gerente ou Administrador (isso define o alcance do que ela administra).
2. Libere os apps certos. Na lista de apps da ficha, clique no app, marque Entra no app e escolha o cargo dentro dele em Cargo. Escolher um cargo já libera o app. Os apps sem acesso aparecem com o ícone apagado.

As mudanças na ficha valem na hora, sem botão de salvar.

Nos apps que trabalham por empresa, como Tesouraria, PNL, Vendas, Compras e Fiscal, a pessoa também precisa estar vinculada a uma empresa. Se ainda não está, o Hub abre a janela Adicionar acesso para você marcar as empresas antes de liberar o app. O passo a passo para o financeiro está em Dar acesso ao financeiro.

Crie um cargo personalizado

(Opcional.) Se os cargos prontos não servem, crie um cargo com as permissões exatas (por exemplo, um vendedor que só enxerga os próprios negócios no CRM).

1. Na ficha de um membro, clique no app e, no painel dele, em Novo cargo.
2. Dê um Nome ao cargo e, se quiser, uma Descrição.
3. Em Permissões, marque uma a uma o que o cargo pode fazer. No exemplo do vendedor: Visualizar negócios, Criar negócios e Editar negócios, sem Visualizar negócios de toda a equipe.
4. Clique em Criar cargo. O cargo aparece na lista Cargo daquele app, marcado como Personalizado, e pode ser escolhido na ficha de qualquer membro.

Checklist do primeiro uso: ligar os apps da empresa, convidar uma pessoa, definir o cargo dela, liberar os apps que ela usa e conferir que ela consegue entrar.

Limites e erros comuns

Erros comuns de quem começa: convidar todo mundo como gestor (dê o cargo mínimo que resolve e amplie quando precisar), esquecer de liberar o app depois de convidar (a pessoa entra, mas não vê o app até o acesso ser marcado) e criar cargos personalizados demais (comece pelos cargos prontos; personalize só o que realmente precisa de regra própria).

Próximo passo

• Planos, assinatura e créditos: as licenças que você atribui aqui vêm do plano da empresa; veja como funcionam.
• Cadastros: dê a alguém os poderes de gestão de contatos, empresas e produtos, para manter a base organizada.
• Primeiros passos no Hub: compartilhe com quem você acabou de convidar, para a pessoa se situar rápido.