Cadastros: contatos, empresas, produtos e serviços em um lugar só

Nome de cliente digitado de um jeito no CRM, de outro no atendimento, de outro no caixa: é assim que o cadastro vira bagunça. O Hub resolve com uma área central de Cadastros: contatos, empresas e produtos moram num lugar só e são os mesmos em todos os apps. Você cadastra uma vez; o CRM, o PDV, as Reservas, o Tarefas e o WhatsApp usam o mesmo registro.

O que é e quando usar

Cadastros é a base neutra da empresa. Não é um app de operação: é onde vivem os dados que a operação inteira consome. Quando você cria um contato aqui (ou de dentro de qualquer app), ele passa a existir para todos, com um histórico único.

O que os Cadastros entregam hoje:

• Empresas (PJ) com razão social, nome fantasia, CNPJ, contatos, site, logo e endereço, com preenchimento automático pelo CNPJ (dados e endereço na hora, quadro societário logo depois de cadastrar) e endereço pelo CEP.
• Grupos econômicos para reunir holding, matriz, filiais e outras empresas relacionadas sob um nome, com filtro próprio na lista.
• Contatos (PF) com nome, CPF, e-mail, telefone e endereço, e vínculo com a empresa (com cargo e contato principal).
• Produtos com SKU, categoria, preço, custo e margem calculada, variações (tamanho/cor), estoque, dados fiscais e a marcação Pode ser reservado.
• Serviços como cadastro próprio, com a classificação fiscal que a nota exige (código nacional, código do serviço no município e códigos complementares).
• Campos personalizados de contato e empresa, criados por você. Os campos da oportunidade ficam no CRM.
• Ficha 360 de cada contato e empresa, mostrando o que está ligado em outros apps (negócios do CRM, tarefas, páginas do Brain).
• As telas financeiras de Contas financeiras e Categorias não ficam aqui: elas estão no grupo Cadastros do menu da Tesouraria (veja o guia da Tesouraria).

Conceitos e acesso

Acesso. Os Cadastros ficam no menu de aplicativos como Cadastros. Gerenciar contatos, empresas e campos é um poder que o administrador concede (a gestão de Cadastros) e cadastrar produtos é a gestão de Catálogo; veja Membros e permissões. Cada app também abre esses cadastros de dentro dele, mas o dado é sempre o mesmo.

Primeiro uso: empresa e contato

1. Cadastre uma empresa pelo CNPJ. Em Empresas, clique em Nova empresa e informe o CNPJ. O Hub consulta a Receita e preenche razão social, nome fantasia, contato e endereço. Confira e ajuste o que precisar.
2. Vincule o contato à empresa. No mesmo cadastro, em Contatos vinculados, clique em Adicionar, escolha a pessoa, informe o Cargo na empresa e marque Contato principal, se for o caso. Também dá para fazer pelo outro lado: em Contatos, no cadastro da pessoa, escolha a empresa e o cargo; se a empresa ainda não existe, escolha Nova empresa ali mesmo.
3. Clique em Cadastrar. Depois do cadastro, o Hub busca o quadro societário na Receita.

Primeiro uso: produto e serviço

1. Cadastre um produto. Em Produtos, clique em Novo produto e informe o nome, o Preço de venda e o Custo: a margem aparece calculada no alto. Se for algo que se aluga ou agenda, ligue Pode ser reservado; se tiver variações, ligue Tem variações e monte a matriz de tamanho e cor. Conclua com Salvar produto.
2. Cadastre um serviço, se você vende serviço. Em Serviços, clique em Novo serviço. Em Classificação do serviço, escolha o serviço na Lista do município ou, em Inserir manualmente, informe o código de tributação nacional (item da LC 116), o municipal e o CNAE. Em Valores padrões, escreva a Descrição do serviço, o texto que vai na nota, e clique em Salvar. Escolher errado aqui é o que trava a emissão da nota depois, então vale conferir com quem cuida do fiscal.

Primeiro uso: a ficha 360

1. Abra a empresa. Em Empresas, clique na empresa. Ao lado da Visão geral, a ficha mostra o que já se conecta a ela nos outros apps: contatos, oportunidades do CRM, reservas, tarefas e páginas do Brain.
2. Confira o quadro societário. Na Visão geral, abra Quadro societário para ver os sócios que vieram da Receita.

Depois, crie os campos que faltam: em Campos personalizados, adicione os campos próprios do seu negócio (segmento, origem, número de contrato) para contato ou empresa. O passo a passo completo está em Criar e administrar campos personalizados.

Checklist do primeiro uso: cadastrar uma empresa pelo CNPJ, um contato vinculado a ela, um produto (reservável se for o caso) e um campo personalizado.

Campos e propriedades

Contatos e empresas aceitam campos personalizados, criados em Campos personalizados (os da oportunidade ficam no CRM). É o que faz a base caber na realidade da sua empresa. Os tipos disponíveis:

Cada campo pode ser obrigatório, ter mínimo e máximo, comprimento, máscara e restrição de datas, e os campos podem ser agrupados e reordenados. Prefira Seleção a texto livre quando as respostas forem uma lista conhecida: vira filtro, não texto solto.

Antes de sair criando campo, vale entender a quem cada informação pertence (empresa, contato ou tarefa): é o que separa uma base que responde perguntas de uma planilha que só acumula colunas. Veja Campos personalizados: a quem cada informação pertence.

Organize empresas em grupos econômicos

1. Na lista de Empresas, abra o menu de mais ações e escolha Grupos econômicos.
2. Clique em Novo grupo.
3. Em Nome do grupo, dê um nome ao conjunto.
4. Em Adicionar empresas, marque as empresas que fazem parte dele. Empresa que já pertence a outro grupo é movida para este ao salvar.
5. Clique em Criar grupo. O grupo aparece na lista de Grupos econômicos, com quantas empresas tem, e pode ser editado depois. A ficha de cada empresa também mostra ou permite alterar esse vínculo, conforme a sua permissão.

Use o grupo para representar relações que ajudam a operação, como holding e controladas, matriz e filiais ou várias empresas atendidas como uma unidade. A coluna Grupo econômico e o filtro da lista ajudam a enxergar o conjunto sem apagar a identidade de cada CNPJ.

Limites e erros comuns

Erros comuns de quem começa: cadastrar o mesmo cliente duas vezes (busque pelo nome ou CNPJ antes de criar), deixar de vincular contato à empresa (o vínculo é o que dá contexto no CRM e no atendimento) e encher a ficha de campos de texto livre em vez de usar seleção.

Próximo passo

• CRM: com contatos, empresas e produtos cadastrados, monte oportunidades sem redigitar nada.
• PDV e Reservas: os produtos (e os reserváveis) do catálogo central alimentam a venda de balcão e as reservas.
• Membros e permissões: defina quem pode gerir os Cadastros e o Catálogo da empresa.