Estoque: saldo, kardex e o que precisa ser comprado

O app Estoque mostra o saldo de cada produto, guarda no kardex todos os movimentos que levaram até ele, separa a mercadoria por depósito e avisa quando o produto chega ao ponto de reposição. O saldo não é digitado aqui: ele é o resultado das vendas, das compras e dos ajustes que os outros apps registram.

O que é e quando usar

Use o Estoque para	Não use o Estoque para
Saber quanto existe de cada produto agora, e em qual depósito	Cadastrar o produto, o SKU e as variações: isso é o app Cadastros
Descobrir o que está para faltar antes que falte	Lançar a nota do fornecedor e gerar o pagável: isso é o app Compras
Corrigir um saldo errado deixando o motivo registrado	Registrar a venda: isso é o PDV, no balcão, ou o app Vendas
Entender a história de um produto, movimento a movimento	Reservar item com retirada e devolução: isso é o app Reservas

O que o Estoque entrega hoje:

Trabalho	O que dá para fazer
Ver a situação	Painel com o que está em ruptura, o que está abaixo do ponto, as divergências abertas e o movimento de entradas e saídas do período
Consultar o saldo	Lista de Saldos por produto e por variação, com busca por nome ou SKU, filtros de zerados ou negativos e de não rastreados e, com mais de um depósito, o filtro Todos os depósitos
Trazer a contagem	Importar, em Saldos: a planilha com a quantidade contada de cada item em cada depósito, com conferência linha a linha antes de gravar e desfazer depois
Planejar a compra	A comprar, com saldo, ponto, consumo por dia, quantidade sugerida e o fornecedor de menor prazo de entrega, começando pelo que acaba primeiro
Corrigir com rastro	Novo ajuste, em Saldos, ou Ajustar saldo, no produto, com quantidade assinada e motivo obrigatório
Separar por lugar	Depósitos, com um deles marcado como Padrão, transferência entre depósitos e a contagem de itens com saldo em cada um
Auditar	Kardex do produto, com data, motivo, movimento, origem, autor e nota e, com mais de um depósito, a coluna Depósito e o quadro Por depósito
Reconciliar	Divergências, onde o saldo e a soma dos movimentos não batem, com correção assistida

Conceitos e acesso

Termo	O que é	Onde aparece
Produto rastreado	Aquele cujo saldo o Hub controla. O não rastreado existe no catálogo e não tem saldo nenhum	Filtro Não rastreados, na lista de Saldos
Saldo	A quantidade que existe agora, por produto ou por variação	Coluna Saldo
Movimento	Cada entrada ou saída, com motivo, origem, autor e nota	Linhas do Kardex
Kardex	A história completa de movimentos de um produto	Aberto ao clicar no produto na lista de Saldos, na aba Movimentos
Depósito	O lugar onde a mercadoria fica. Um deles é o Padrão	Item Depósitos
Contagem	A quantidade que alguém contou na prateleira. Na importação, o saldo do depósito passa a ser esse número	Botão Importar, na lista de Saldos
Ponto de reposição	A quantidade a partir da qual o produto entra na fila de compra	Coluna Ponto de reposição, e a tela A comprar
Régua de reposição	A Janela do consumo médio e a Folga sobre o prazo do fornecedor que o cálculo usa	Botão Régua, na tela A comprar
Divergência	Produto em que o saldo não bate com a soma dos seus movimentos	Item Divergências

Acesso. O Estoque tem três permissões próprias, e o item some da barra lateral para quem não as tem: uma para consultar, que libera Painel, Saldos, A comprar e Depósitos, uma para ajustar o saldo (que também libera Novo ajuste e Importar) e uma para Divergências. Os itens do grupo Cadastros usam a permissão do app dono de cada um, então quem só enxerga estoque não vê produtos nem contatos por aqui.

O Estoque também não é um app por empresa: o saldo é da organização inteira. Compras, PDV e Vendas operam na empresa selecionada, e o Estoque recebe os movimentos de todas elas.

Primeiro uso: passo a passo

O primeiro uso tem cinco passos, nesta ordem: o retrato de partida, os depósitos, o saldo inicial, o ponto de reposição e a conferência no Kardex.

Comece pelo retrato de partida

1. Abra os Saldos e use o filtro Não rastreados. O filtro fica no seletor Todos os saldos, na barra da lista. É o retrato de partida: o produto sem saldo nenhum é o que o Hub ainda não controla.
2. Crie os depósitos, se você tiver mais de um lugar. Marque um como Padrão. Quem trabalha num lugar só pode pular este passo: o movimento sem depósito escolhido cai no padrão sozinho. O passo a passo está em Configurar depósitos e transferir estoque.

Dê o saldo inicial por ajuste

3. Dê o saldo inicial. Para poucos produtos, use Novo ajuste, em Saldos: busque o produto, informe a Quantidade (com sinal) e escreva o Motivo. Clique em Registrar ajuste, confira o saldo resultante e clique em Confirmar ajuste. O ajuste manual passa a rastrear o produto que ainda não era rastreado.

Traga a contagem por planilha

Para o inventário inteiro, use Importar, também em Saldos. Em Enviar minha planilha, escolha o arquivo: cada linha da planilha é a contagem de um item num depósito. Em Associar colunas, confira o campo de cada coluna e clique em Conferir saldos de estoque. A Conferência mostra “Hoje 5 no depósito Padrão, passa a 12” antes de gravar. Clique em Importar para gravar e leia o Resultado.

Defina o ponto de reposição

4. Defina o ponto de reposição dos produtos que não podem faltar. É ele que coloca o produto na tela A comprar e no aviso de reposição. O passo a passo está em Organizar a reposição do estoque.

Confira o Kardex

5. Confira o Kardex do produto que você ajustou. Busque o produto em Saldos e clique na linha: o Kardex abre na aba Movimentos. O movimento precisa estar lá, com o seu nome e o motivo que você escreveu. Se a tabela não couber na tela, recolha o menu lateral pelo botão do topo, à esquerda.

Checklist do primeiro uso

Um depósito padrão definido, um produto com saldo inicial lançado por ajuste, o ponto de reposição preenchido e o movimento aparecendo no Kardex.

Como saber que deu certo

• O ajuste responde com o saldo resultante assim que é aplicado.
• A importação termina no Resultado, com o que entrou, o que ficou igual e o que deu erro. Cada contagem gravada aparece no Kardex com a nota “Contagem importada”.
• O produto que era não rastreado passa a mostrar saldo na lista.
• O movimento aparece no Kardex com a origem certa: manual quando foi ajuste, venda quando veio do PDV ou do Vendas, compra quando veio de uma nota.
• O produto que cruzou o ponto de reposição aparece em A comprar e no painel.

Limites e erros comuns

Expectativa	Realidade hoje
O saldo é digitado na tela de Saldos	Não é. Saldo é consequência: ele só muda por movimento, e o único movimento que você cria à mão é o ajuste
O produto novo já nasce com estoque controlado	Ele nasce não rastreado. O primeiro ajuste manual é o que começa a rastrear, partindo de zero
A planilha de contagem soma o que está nela ao saldo	Não soma. A quantidade da planilha é a contagem: o saldo do depósito passa a ser aquele número, e a diferença entra como movimento
A importação cadastra o produto ou o depósito que falta	Não cadastra. A linha de produto ou depósito que ainda não existe fica com erro, e a de produto que não controla estoque também: ative o controle no produto antes
Uma importação errada precisa ser corrigida produto a produto	Não precisa. Desfazer importação volta o saldo anterior em até 90 dias. Ele mantém a contagem do item que teve outro movimento depois, e a tela diz o motivo
Posso digitar a quantidade do ajuste com vírgula	No campo Quantidade (com sinal) do ajuste, a casa decimal se digita com ponto (“3.5”). A lista, o Kardex e a confirmação mostram com vírgula (“3,5”). Na planilha de importação, vale a vírgula
Uma venda no PDV de produto não rastreado passa a rastrear	Não passa. A venda ignora o produto sem controle de saldo, em vez de criar um saldo negativo do nada
Dá para deixar o saldo negativo	Não dá. O movimento que levaria o saldo abaixo de zero é recusado
O ponto de reposição vale para cada depósito	Vale para o total do produto. Com um depósito escolhido no filtro de Saldos, a lista esconde a situação e o Repor, porque comparar o saldo de um lugar com o ponto do total daria um aviso errado
Transferir entre depósitos é um movimento só	São dois, um de saída e um de entrada, para o kardex de cada depósito contar a história completa dele
A quantidade sugerida em A comprar já é o pedido	É sugestão de leitura, calculada pelo consumo do período. A tela mostra também o pedido mínimo do fornecedor e deixa a decisão com quem compra
Divergência significa saldo errado	Significa que o saldo e a soma dos movimentos discordam. Na correção, o saldo é a verdade: quem é acertado é o kardex
Cada empresa tem o seu estoque	O saldo é da organização. A empresa selecionada muda quem lança a venda e a compra, não onde a mercadoria é contada

Próximo passo

Quem chega ao Estoque quase sempre chega por causa de uma falta. O caminho natural é ligar o aviso: estoque zerado avisa quem compra mostra a automação que transforma a ruptura em tarefa para o comprador, sem ninguém precisar olhar a tela todo dia.