Títulos, parcelas e baixas: o dia a dia do contas a pagar e a receber

É o trabalho mais frequente do financeiro: registrar o que a empresa deve, o que tem a receber, e marcar o que foi pago. Este guia cobre o fluxo completo, incluindo a parte que raramente está escrita em lugar nenhum: como corrigir e como desfazer quando entra errado.

Antes de começar

Você precisa de três coisas prontas, e as três só se fazem uma vez:

• as contas da empresa cadastradas, com saldo de partida;
• o plano de contas montado, com natureza definida;
• o cliente ou fornecedor no cadastro do Hub.

Esse terceiro item merece uma frase: o cliente que o comercial fechou é o mesmo que o financeiro cobra, cadastrado uma vez só. Se você criar o cadastro de novo aqui, a empresa passa a ter duas versões da mesma pessoa e nenhum relatório fecha.

O vocabulário, em três palavras

Um título de doze mil reais em três vezes é um título e três parcelas. A situação anda por parcela, não pelo título: você pode ter a primeira Paga, a segunda Vencida e a terceira Pendente ao mesmo tempo.

Encontre o que vence

Contas a pagar e Contas a receber abrem nos vencimentos do mês atual. O seletor de período, na barra da lista, mostra as datas do recorte (por exemplo, 1 out 2026 - 31 out 2026). Nos Atalhos dele, você troca o período (Hoje, Este mês, Mês passado, Últimos 30 dias, Este ano), e Todos mostra todos os períodos: o seletor passa a mostrar Vencimento.

Em Filtros, você combina Situação, cliente ou fornecedor (empresas e contatos), Conta, Categoria, Projeto, Anexos, Vencimento, Competência e Data de baixa. A lista muda assim que você marca, e o número no botão Filtros mostra quantos recortes estão valendo. A faixa de números acima da lista (vencido, a receber ou a vencer, recebido ou pago) acompanha o mesmo recorte.

Abriu uma parcela e voltou pela seta Voltar? A lista volta com o mesmo filtro, no mesmo ponto.

Lance um título

1. Em Contas a pagar (ou Contas a receber), clique em Nova conta a pagar (ou Nova conta a receber).
2. Informe o Fornecedor (ou o Cliente), buscando no cadastro que já existe, entre contatos e empresas.
3. Escolha a Conta esperada e informe o Valor.
4. Em Datas e parcelas, informe a Competência, o 1º vencimento e o Nº de parcelas. Ajuste o vencimento e o valor de cada parcela, se precisar. A soma das parcelas tem de fechar com o valor.
5. Escolha a Categoria do plano de contas e o Centro de custo, se você usa. Se a despesa serve a mais de uma área, divida entre categorias ou centros por porcentagem.
6. Use Descrição para a referência de origem (veja o hábito no fim do guia) e clique em Criar.

O título nasce com as parcelas em aberto, e a situação de cada uma caminha sozinha: Pendente até o vencimento, Vencida depois dele, Parcial quando recebe parte, Paga quando quita.

Traga o histórico por planilha

Tem os títulos numa planilha? Em Contas a pagar ou Contas a receber, abra Mais ações (o botão ··· da barra da lista) e clique em Importar. O diálogo Importar contas a pagar (ou Importar contas a receber) passa por quatro passos:

1. Planilha: em Enviar minha planilha, envie o arquivo (CSV, XLSX ou XLS, até 10 MB), ou use Montar modelo para baixar uma planilha com os campos que escolher.
2. Associar colunas: a tela sugere um campo para cada coluna. Coluna sem campo fica de fora.
3. Conferência: cada linha mostra o valor lido e o erro, e você corrige na própria célula. A tela soma o total a pagar, o total a receber e o que já foi pago. Categoria ou centro de custo que falta aparece uma vez, com Criar agora.
4. Resultado: o que entrou, o que ficou igual e o que deu erro. Baixar erros traz as linhas recusadas, e Reprocessar erros tenta de novo.

Entram títulos em aberto e títulos já pagos. Um título pago importado move o saldo da conta: a conta é obrigatória e a data não pode ser futura. A mesma linha enviada duas vezes aparece em “Já importadas” e não entra de novo. O histórico de todas as importações fica em Cadastros > Importações, no Hub.

Importou errado? No resultado, Desfazer importação tira o que ela criou e estorna as baixas que ela fez, em até 90 dias. Um título que alguém alterou ou pagou depois fica como está, e a tela diz o motivo.

Corrija o valor antes da baixa

Digitou o valor errado? Não precisa cancelar e lançar de novo.

• O título inteiro: abra o título (o link Abrir a conta e todas as parcelas, na parcela) e use Editar, em Mais ações. O campo Valor muda, e a seção Parcelas mostra o valor e o vencimento de cada uma. Ela não recalcula sozinha: use Recalcular automaticamente para dividir por proporção, ou Restaurar valores originais. A soma das parcelas tem de ser igual ao valor.
• Uma parcela: na tela da parcela, abra Mais ações (o botão ···) e clique em Editar. A lateral Editar parcela muda o Vencimento, a Forma de pagamento, a Conta esperada e, se o título tem uma parcela só, o Valor. O link Editar lançamento leva ao título inteiro.
• Na conciliação: quando o extrato não fecha com a parcela por erro de digitação, Corrigir valor da parcela resolve ali mesmo. Veja Conciliar o extrato bancário.

Quando o total muda, a diferença vai só para as parcelas sem baixa. Uma parcela com baixa parcial continua editável, mas nunca fica abaixo do que já foi pago. Categoria, rateio e observação continuam editáveis depois da baixa, e o rateio acompanha o valor novo com as mesmas porcentagens.

A correção fica travada, e o campo mostra o motivo, quando: a parcela está quitada ou cancelada; há boleto ou pagamento ativo no banco; há nota ou contrato anexado; ou o título veio de outro app (ele é corrigido no app de origem). A correção também não altera retenções nem valores fiscais.

Dê baixa

1. Abra a parcela e clique em Dar baixa.
2. Escolha a Conta que pagou ou recebeu.
3. Confira o Valor amortizado: ele vem com o restante da parcela. Juros, multa, desconto e tarifa ficam em Juros, multa, desconto e tarifa.
4. Informe a Data efetiva: a data em que o dinheiro se moveu, não a de hoje.
5. Escolha o Método de pagamento (como o dinheiro se moveu de fato; a Forma de pagamento da parcela é a prevista) e confirme em Dar baixa.

Para várias parcelas de uma vez, selecione na lista e use Baixar. Com o extrato do banco na Tesouraria, a baixa também entra quando você concilia a linha do banco com a parcela.

O saldo da conta se ajusta na hora.

A data da baixa é a data real. Parece detalhe e não é: é ela que coloca o valor no mês certo do relatório. Uma baixa lançada com a data de hoje para um pagamento de semana passada joga o valor para o mês errado, e o fechamento sai torto.

Baixa parcial

Recebeu parte? Informe o valor que entrou, não o valor do título. A parcela fica Parcial, e o restante continua em aberto.

É onde a conferência de saldo mais escorrega: quem soma só o que está marcado como pago deixa de fora o que entrou parcialmente, e conclui que está faltando dinheiro que na verdade está lá.

Lance em ordem cronológica

Se você está registrando histórico, e não o movimento de hoje, lance do mais antigo para o mais recente.

O motivo é o saldo. Cada baixa mexe no saldo da conta, e conta do tipo caixa não aceita ficar negativa. Em ordem cronológica, o saldo caminha como caminhou na vida real, e cada baixa encontra o saldo que existia na época. Fora de ordem, você bate em recusa sem entender por quê.

Se a recusa aparecer mesmo em ordem cronológica, o problema é o tipo da conta: uma conta que já ficou negativa na vida real precisa ser do tipo corrente, não caixa.

Desfazer, na ordem certa

A Tesouraria é reversível, o que é uma boa notícia. Mas cada situação tem um caminho, e a ordem importa.

Duas armadilhas de ordem, que valem decorar:

Título cancelado não pode ser excluído. A exclusão é recusada enquanto ele estiver cancelado. Reative, depois exclua. E título com baixa também não pode ser excluído: remova a baixa antes.

Remover a baixa antes de recriar pode travar. Numa conta que não aceita saldo negativo, remover um recebimento tira o dinheiro que a operação seguinte precisava. Nesses casos, inverta a ordem: crie o registro novo primeiro, remova o antigo depois.

Corrigir competência é seguro. Mudar o mês de competência de um título não mexe na situação nem na baixa. Se o valor está certo e só o mês está errado, é a correção mais barata que existe.

Um hábito que economiza horas

Ao lançar histórico ou volume, escreva na Descrição de cada título uma referência à origem: o número da nota, o identificador do sistema anterior, o que for único.

Parece burocracia e é a coisa mais útil do processo. Serve para três coisas: conferir um a um depois, achar o registro quando você não souber se lançou, e responder ao cliente quando ele perguntar de onde veio um número.

Sem essa referência, a pergunta “eu já lancei este?” só se responde contando na mão.

Como saber que deu certo

• O saldo de cada conta bate com o extrato do banco na data.
• Nenhum título duplicado, verificado pela referência de origem.
• Cada baixa com a data real do movimento.
• Os valores parciais contabilizados na conferência.
• O fluxo de caixa do mês mostra os valores nos meses certos.

Problemas comuns

Próximo passo

• Parcela vencida vira cobrança: deixe o Hub abrir a tarefa de cobrança no dia do vencimento, com dono e prazo.
• Conciliar o extrato bancário: feche cada linha do banco com o título certo, e a baixa entra junto.
• Plano de contas e centro de custo: o que dá sentido à classificação de cada título.