Do pedido de vaga à contratação, com triagem por IA

Contratar costuma se espalhar por canais diferentes: o pedido da vaga é combinado numa conversa, o currículo chega por e-mail, a impressão da entrevista fica na cabeça de quem entrevistou e a admissão começa quando alguém lembra de avisar o Departamento Pessoal. Este caso mostra o caminho inteiro no Hub, com cada passagem registrada e a IA ajudando a ler cada candidatura, sem decidir por você.

A situação

Na Empresa Aurora, Ana precisa de mais uma pessoa analista no time de operações: Bruno está com a agenda tomada pela implantação do Cliente Horizonte. Ana quer abrir a vaga com a aprovação registrada, receber as candidaturas num lugar só e chegar à admissão de quem for escolhido sem redigitar dados. Diego é uma das pessoas que vão se candidatar.

O que cada app faz

Antes de começar

• Acesso ao Recrutamento e Seleção para quem pede, quem aprova e quem conduz. São papéis diferentes, e cada um depende de permissão própria. Ler a análise da IA e gerar uma análise nova também são permissões separadas.
• Créditos de IA na organização. Cada análise da triagem consome crédito.
• A página Time e cultura preenchida no Brain, no cofre Contexto da Empresa, se você quer que a análise considere os valores da empresa. Sem ela, a triagem funciona, mas olha só para o currículo e para a vaga.
• Um funil do Departamento Pessoal com o efeito Efetiva o vínculo, se a sua empresa usa o Departamento Pessoal. É nele que a contratação abre a admissão. Veja Configurar os funis do Departamento Pessoal.
• A página de carreiras publicada, se a vaga vai ser divulgada em anúncio aberto. Veja Publicar a página de carreiras.

Passo a passo

1. Ana pede a vaga

Em Recrutamento e Seleção, no item Solicitações, Ana clica em Nova solicitação e preenche identificação, faixa salarial, descrição e justificativa. Os campos Descrição, Responsabilidades e Requisitos valem duas vezes: são o que a pessoa candidata lê na página de carreiras e o que a triagem com IA usa para comparar cada currículo. Requisito vago gera análise vaga.

Ao clicar em Enviar para aprovação, a vaga já aparece em Vagas, com o status Em análise. O preenchimento campo a campo está em Abrir uma solicitação de vaga.

2. Quem tem alçada decide

A vaga só abre com as alçadas de CHRO e de CEO de acordo. Quem reprova escreve o motivo, e ele volta para Ana. Veja Aprovar ou reprovar uma solicitação de vaga.

3. A vaga ganha endereço

Com a vaga aprovada, o botão Divulgar, na linha da vaga em Vagas, mostra dois endereços:

• Página na vitrine: o endereço público da vaga dentro da página de carreiras, para anúncio aberto.
• Link direto, com token: quem tem o endereço abre a vaga e se candidata, sem login. É a única porta de uma vaga sigilosa, que não entra na vitrine. Se o link chegar a quem não devia, Revogar gera outro e derruba o anterior.

Diego abre o link e se candidata pelo formulário: nome, e-mail, telefone, currículo e o aceite do termo de consentimento. A candidatura entra no funil da vaga.

4. A triagem lê cada candidatura

Em Vagas, o botão Triagem da vaga abre a lista de quem se candidatou. Clique no nome de Diego e, na gaveta que abre, em Analisar aderência. A IA lê o currículo em PDF, o descritivo da vaga e a página de cultura, e devolve:

• uma pontuação de 0 a 100, na cor da faixa: verde a partir de 70, âmbar de 40 a 69 e vermelho abaixo de 40;
• um resumo da leitura;
• Pontos fortes, Aderência cultural e Lacunas, que são os pontos que a vaga pede e o material não mostra.

A análise vale pelo que está escrito no material. Informação ausente conta como lacuna, nunca como ponto positivo. A mesma análise aparece na ficha da candidatura, aberta pelo quadro da vaga, e a pontuação passa a aparecer no cartão de Diego.

5. A entrevista sai preparada

Ainda na triagem, Gerar perguntas escreve de 5 a 10 perguntas de entrevista, cada uma ancorada numa lacuna da análise. Elas pedem situação, ação e resultado concretos, para a conversa checar justamente o que o currículo não mostrou.

Para marcar, abra Agenda no Recrutamento e Seleção e clique em Marcar entrevista: escolha a candidatura, o tipo, a modalidade, o início, a duração, o entrevistador e quem mais entra na sala. A entrevista aparece na agenda pessoal de quem participa. O dia a dia do funil está em Acompanhar candidatos e entrevistas.

6. Cada entrevistador registra o parecer

Depois da conversa, quem participou abre o menu da entrevista na Agenda do Recrutamento e Seleção e escolhe Registrar parecer: Aprovado, Aprovado com ressalva ou Reprovado, com o motivo quando reprova. Quem gerencia as candidaturas lê todos os pareceres. Cada entrevistador vê só o seu, para não se ancorar na opinião do colega antes de formar a própria.

No mesmo menu, quem administra a agenda usa Marcar como realizada, ou Não compareceu quando a pessoa faltou.

Se a entrevista foi transcrita, cole o texto na aba Entrevista da ficha, clique em Salvar transcrição e depois em Analisar entrevista. A aba Análise da entrevista mostra a pontuação revista ao lado da anterior, o que a conversa acrescentou, os riscos e as divergências com o currículo. A pontuação do currículo não é sobrescrita: as duas leituras ficam lado a lado.

7. Proposta e contratação

Mova Diego pelas etapas do funil até a proposta. Se a sua empresa exige aprovação antes de uma passagem, como a ida para a proposta, cadastre a regra em Configurações › Aprovação de etapa: a candidatura só avança depois da aprovação.

Para contratar, mova o cartão para a etapa de contratação do funil. Se a sua empresa usa o Departamento Pessoal, a contratação abre na mesma hora um processo de admissão para Diego, no mesmo cadastro que veio da candidatura. Quando existe mais de um funil de admissão disponível para você, o Hub pergunta Onde abrir a admissão, e você escolhe a empresa que admite antes de clicar em Contratar.

Quem não segue no processo também fica registrado. Mover alguém para uma etapa de encerramento sem contratação abre Encerrar sem contratar, com o motivo, a classificação e um parecer opcional, que acompanha a pessoa se ela for guardada no banco de talentos.

8. A admissão continua no Departamento Pessoal

O processo aberto pela contratação aparece no Quadro de processos do Departamento Pessoal, no funil de admissão escolhido. Lá o time conduz as etapas de entrada, como documentos, acessos e equipamento. Quando o processo é concluído no funil com o efeito Efetiva o vínculo, Diego passa a constar como colaborador ativo e entra no organograma do Gente e Cultura.

Como saber que deu certo

• A solicitação aparece como aprovada, e a vaga sai de Em análise.
• Diego aparece no quadro da vaga e na lista da Triagem.
• O cartão de Diego mostra a pontuação sem as marcas sem currículo ou sem cultura. Se uma delas aparece, a análise rodou sem aquele material.
• A entrevista aparece na Agenda do Recrutamento e Seleção e na agenda pessoal dos participantes.
• Depois de contratar, o cartão fica na etapa de contratação e o processo de admissão de Diego aparece no Departamento Pessoal.

Limites e erros comuns

Erros comuns de quem começa: escrever requisitos genéricos na solicitação (a triagem compara com o que está escrito), rodar a análise antes de pedir o currículo em PDF, e tratar a pontuação como decisão em vez de roteiro para a entrevista.

Próximo passo

• Recrutamento e Seleção: da solicitação à contratação: o app inteiro, com permissões, banco de talentos e custos.
• Acompanhar candidatos e entrevistas: o dia a dia do funil.
• Admissão e desligamento como processo: o que acontece depois da contratação.