Configurar regras e tarefas por etapa do CRM

Cada etapa do CRM pode pedir informações, criar tarefas padrão e impedir movimentos que quebram o processo. Isso evita que uma oportunidade avance sem os dados e o trabalho combinados pelo time.

Antes de começar

• Você precisa de permissão para configurar funis e etapas.
• O funil e as etapas precisam existir.
• Defina quais informações comprovam que a oportunidade está pronta para avançar.

Cobre os campos da etapa

1. Abra CRM > Configurações > Funis e etapas e clique no funil.
2. Na tabela de etapas, clique no botão da coluna Campos da etapa. A ficha da oportunidade daquela etapa abre no construtor.
3. Clique no campo que deve aparecer e ser exigido. O painel Editar campo abre ao lado.
4. Para exigir sempre, ligue Campo obrigatório. Para exigir só em alguns casos, ligue Obrigatoriedade condicional, em Lógica, e monte a condição: Campo fonte, Operador e Valor. Uma condição pode usar dados da oportunidade ou do contato relacionado, desde que o campo esteja na ficha.
5. Clique em Salvar.

Cadastre a tarefa padrão

1. Em Configurações, na seção Seu funil de vendas, abra Tarefas padrão.
2. Clique em Nova tarefa padrão.
3. Em Título, escreva o trabalho que deve nascer quando a oportunidade entra na etapa.
4. Informe o Prazo em dias e o Responsável (o responsável da oportunidade, uma pessoa fixa ou sem responsável), quando a configuração pedir.
5. Clique em Criar tarefa padrão.

Ligue a tarefa à etapa

1. Volte para Funis e etapas e abra o funil.
2. Clique no botão da coluna Tarefas da etapa. A janela Tarefas padrão da etapa abre.
3. Em Escolher tarefa padrão, selecione a tarefa. Com mais de uma, as setas mudam a ordem em que elas nascem.
4. Clique em Salvar.

Defina as regras de avanço

1. Em Configurações > Funis e etapas, clique no funil e, na página dele, abra a aba Regras.
2. Ligue Impedir pular etapa para a oportunidade só avançar para a etapa seguinte. Marcar como ganha ou perdida continua liberado de qualquer etapa.
3. Ligue Impedir voltar etapa se a oportunidade não puder voltar para uma etapa anterior.

As regras salvam sozinhas, sem botão.

Teste com uma oportunidade

1. No Quadro, arraste uma oportunidade de exemplo para a etapa que você configurou.
2. Se a condição for atendida e o campo estiver vazio, a janela Preencha os campos obrigatórios cobra o campo. Preencha e clique em Salvar e mover.
3. Abra a oportunidade e, em Mais, escolha Tarefas: a tarefa padrão aparece com o responsável, o prazo e a etapa de origem.

As mesmas regras valem quando a movimentação acontece no quadro, na ficha, em lote ou por um pedido ao Marvin. A origem da ação não deve permitir que o processo perca suas proteções.

Como saber que deu certo

Ao mover a oportunidade, o CRM pede o campo que falta, recusa um movimento proibido e cria as tarefas padrão uma única vez quando a entrada é aceita.

Problemas comuns

Próximo passo

Revise o painel do CRM depois de alguns dias para confirmar se as etapas representam o estado real das negociações.