Compras: da nota do fornecedor ao pagável e ao estoque

O app Compras parte das notas recebidas que a SEFAZ envia para a empresa. Você manifesta cada nota, escolhe a que virou mercadoria de verdade e a transforma numa compra: os itens da nota são ligados aos produtos do seu catálogo e a efetivação cria o pagável na Tesouraria e atualiza o saldo no Estoque, de uma vez só.

O que é e quando usar

O que o Compras entrega hoje:

Conceitos e acesso

Acesso. O Compras separa consultar, lançar e cancelar em permissões diferentes, e ainda trata os Parâmetros de fornecedor como duas permissões próprias, uma para ler e outra para definir. Quem não tem cada uma delas não vê o item correspondente na barra lateral.

O Compras opera por empresa: a nota pertence ao CNPJ que a recebeu, e a manifestação vale para o destinatário. Nota que chegou até você por outro papel, como transportadora, aparece marcada como De outra empresa e não aceita manifestação nem vira compra.

Primeiro uso: passo a passo

O processo pode começar antes da nota. Use Solicitações para registrar e aprovar a necessidade. Quando precisar comparar propostas, envie uma Cotação, receba respostas por link e escolha os fornecedores na aba Comparar. A nota confirma o que de fato foi recebido e fecha a passagem para a Tesouraria e o Estoque.

Manifeste a nota

1. Abra a Manifestação de notas. A lista abre no filtro Para manifestar, com as notas da empresa que ainda pedem resposta. As outras situações ficam no mesmo filtro.
2. Registre ciência nas notas que interessam. No menu da linha, clique em Registrar ciência. A ciência não afirma nada sobre a operação, ela só avisa a SEFAZ que a empresa viu a nota, e é o que libera o conteúdo completo para o lançamento: a nota passa a Pronta para lançar.
3. Declare o que aconteceu de fato. Confirmar operação para a mercadoria que chegou, Desconhecer a operação para a nota que não é sua e Operação não realizada para a que foi emitida e não se concretizou. Esta última exige uma justificativa de pelo menos 15 caracteres. Cada declaração pede confirmação, porque é registrada na SEFAZ e não pode ser desfeita. Para várias notas de uma vez, marque as linhas e use a barra que aparece ao selecionar.

Gere a compra

1. Gere a compra da nota pronta. No filtro de situação, escolha Pronta para lançar e clique em Gerar compra na linha da nota. O painel Nova compra abre com a nota, e nada é gravado até a efetivação.
2. Ligue cada item ao produto do catálogo. Na aba Itens, o item sem vínculo mostra Definir produto (ou Definir produto e embalagem). Escolha o produto do catálogo ou use Criar produto para criá-lo ali mesmo, com nome e SKU.

Embalagem, categoria e efetivação

1. Confira a embalagem. Quando a unidade da nota não é a do estoque, informe em Quanto vem em 1 CX? quantas unidades de estoque cabem em uma da nota, confira Entra no estoque e clique em Aplicar ao item.
2. Escolha a categoria de despesa. Na aba Financeiro, escolha a categoria. Se a nota não trouxer duplicatas, informe também o número de parcelas e o vencimento.
3. Efetive. Com o rodapé em Pronta para efetivar, clique em Efetivar compra.

Checklist do primeiro uso

Uma nota com ciência registrada, a operação confirmada, todos os itens vinculados a produtos e a compra efetivada, com o título aparecendo na Tesouraria.

Como saber que deu certo

A situação de cada nota responde sozinha em que ponto ela está:

Depois de efetivar, a confirmação é direta: o pagável aparece na Tesouraria e o saldo dos produtos vinculados muda no Estoque.

Limites e erros comuns

Próximo passo

A compra efetivada termina em dois lugares, e vale conferir os dois: o saldo que ela criou, em Estoque, e o título que ela gerou, em títulos, parcelas e baixas.