Vendas: do orçamento ao lançamento na Tesouraria

O app Vendas é onde o combinado com o cliente vira documento. Você monta um orçamento com produtos e serviços, ele gera uma ou mais vendas, e a efetivação cria o lançamento a receber na Tesouraria e o faturamento na fila do Fiscal. O contrato é a variação recorrente disso: ele gera venda a cada ciclo, sem alguém refazer o orçamento todo mês.

O que é e quando usar

Use o Vendas para	Não use o Vendas para
Montar a proposta com itens, condições comerciais e valores	Acompanhar a negociação, o funil e as etapas: isso é o CRM
Transformar o combinado em venda, com efeito na Tesouraria e no Fiscal	Emitir a nota: quem emite é o app Fiscal, com o faturamento que a venda coloca na fila
Manter o que se repete todo mês vivo num contrato	Registrar venda de balcão: isso é o PDV
Ver a carteira, a meta e a venda acumulada do período	Receber e conciliar o dinheiro: isso é a Tesouraria

O que o Vendas entrega hoje:

Trabalho	O que dá para fazer
Orçar	Orçamento com produtos e serviços, condições comerciais reaproveitáveis e estimativa das retenções
Enviar	Documento do orçamento para mandar ao cliente
Gerar a venda	Gerar vendas a partir do orçamento, com os itens agrupados por natureza e, nos serviços, por código de serviço
Efetivar	Efetivar, que abre a janela Efetivar venda, com as parcelas e a opção de marcar o que já foi recebido para registrar a baixa junto
Voltar atrás	Desfazer efetivação, enquanto não houver baixa nem nota emitida
Recorrer	Contrato com vigência, ciclos, vendas geradas e receita prevista
Trazer o que já existe	Importar, na lista de Vendas: vendas em aberto por planilha, uma por linha, com conferência antes de gravar e desfazer depois
Ler a carteira	As listas de Vendas, Orçamentos e Contratos com uma faixa de números no topo. Clicar num número filtra a lista pelo que ele conta
Acompanhar	Painel comercial com venda acumulada, meta, clientes ativos e novos, venda por estado e faturamento. O mapa de Vendas por estado abre em tela cheia, com a lista das vendas do estado ou da cidade ao lado
Ajustar o texto do envio	Atalho para os Modelos de e-mail, que ficam no app E-mail e valem para toda a organização

Conceitos e acesso

Termo	O que é	Onde aparece
Orçamento	A proposta montada para o cliente, ainda sem efeito financeiro	Item Orçamentos
Venda	O documento gerado a partir do orçamento, que é o que se efetiva	Item Vendas
Natureza	Se a linha é produto ou serviço. É por ela que o orçamento se divide em vendas	Coluna Natureza
Efetivação	O ato que cria o lançamento a receber e o faturamento	Botão Efetivar, na venda
Faturamento	O pedido de emissão que a venda deixa na fila do Fiscal	Aba de documento fiscal, na venda
Contrato	O acordo que gera venda a cada ciclo	Item Contratos
Ciclo	Cada período do contrato que produz uma venda	Detalhe do contrato
Condição comercial	Texto reaproveitável, como garantia ou prazo, que entra na proposta	Configurações, no cartão Condições comerciais
Faixa de números	Os totais do recorte da lista, com a variação contra o período anterior	Topo das listas: Vendas, Efetivadas e Canceladas em Vendas; Criados em 30 dias, Efetivados em 30 dias e Em aberto em Orçamentos; Receita prevista, Ativos e Ativados em 30 dias em Contratos

Acesso. O Vendas é o app com a separação de permissões mais fina do Hub: orçamento, contrato e venda têm leitura e escrita separadas, gerar venda a partir de contrato é permissão própria, e efetivar e desfazer a efetivação são outras duas. Os itens de Cadastros usam as permissões do app dono, então contas, categorias e centros de custo dependem da Tesouraria.

O Vendas opera por empresa: a venda pertence ao CNPJ selecionado, porque é ele que vai emitir a nota e receber o dinheiro.

Primeiro uso: passo a passo

1. Escreva as condições comerciais que se repetem. Em Configurações, no cartão Condições comerciais, cadastre garantia, prazo e o que mais entra em toda proposta. Elas passam a estar a um clique no orçamento. O passo a passo está na seção Escreva as condições comerciais, abaixo.
2. Monte o primeiro orçamento. Escolha o cliente e acrescente os itens. Produto e serviço podem conviver no mesmo orçamento.
3. Gere as vendas. O orçamento se divide por natureza, e os serviços ainda se separam por código de serviço. Cada grupo vira uma venda, porque cada um segue um caminho fiscal diferente.
4. Efetive. Informe as parcelas e, se o cliente já pagou, marque o que foi recebido e a conta bancária da baixa.
5. Confira o efeito. O lançamento a receber precisa estar na Tesouraria e o faturamento na fila do Fiscal.

Checklist do primeiro uso

Um orçamento com condições comerciais, a venda gerada a partir dele, a efetivação concluída e o título aparecendo na Tesouraria.

Escreva as condições comerciais

1. No menu do Vendas, abra Configurações.
2. Clique no cartão Condições comerciais. Ele mostra quantas condições a empresa já tem.
3. Clique em Nova condição.
4. Escreva o Título e o Texto: garantia, prazo e o que mais entra em toda proposta. Inserir variável coloca dados do orçamento no texto, preenchidos no PDF.
5. Clique em Salvar. A condição entra na lista e passa a sair nos orçamentos criados depois disso. Os orçamentos que já existem não mudam.

Leia a carteira pela faixa de números

As listas de Vendas, Orçamentos e Contratos têm uma faixa de números no topo, com os totais do recorte e a variação contra o período anterior. Cada número também é um filtro.

1. Abra Vendas. A lista abre no mês corrente e sem as canceladas.
2. Clique em Efetivadas, na faixa de números. A lista passa a mostrar só o que esse número conta.
3. Confira a lista filtrada, com a situação do recebimento de cada venda.
4. Para ver tudo de novo, clique em Filtros. Os filtros são aplicados ao selecionar, e em Situação está o recorte que a faixa aplicou.
5. Em Situação, escolha Todas as situações. As abertas, as efetivadas e as canceladas voltam para a lista.
6. Clique em Concluir. O painel fecha e a lista fica com o recorte escolhido.

Veja as vendas por estado

1. No menu do Vendas, abra Painel. Ele reúne a venda acumulada, a meta, os clientes ativos e novos, a venda por estado e o faturamento.
2. Role até o cartão Vendas por estado, que colore cada estado pelo número de vendas.
3. Clique em Ver lista, no cartão, ou num estado do mapa. O mapa abre em tela cheia, com a lista das vendas ao lado.
4. No seletor de estado, escolha um estado. O mapa passa a mostrar as cidades do estado, e a lista ao lado fica só com as vendas dele.
5. Clique em Estados para voltar ao mapa dos estados, com o estado escolhido marcado.
6. Clique em Todos para voltar ao Brasil inteiro. Esc ou o botão de fechar devolvem o painel no mesmo ano.

Como saber que deu certo

Cada documento tem a sua própria situação, e elas não são a mesma coisa:

Onde	Situações
Orçamento	Aberto, Efetivado e Cancelado
Venda	Aberta, Efetivada e Cancelada
Contrato	Rascunho, Ativo, Encerrado e Cancelado
Lançamento da venda	Sem lançamento, Em aberto, Parcialmente pago, Pago e Cancelado

A venda efetivada mostra o lançamento a receber com as parcelas e as baixas registradas, e o documento fiscal com o estado do faturamento.

Limites e erros comuns

Expectativa	Realidade hoje
O orçamento vira uma venda	Vira uma por natureza, e os serviços ainda se separam por código de serviço. Um orçamento com produto e dois serviços diferentes gera três vendas
Efetivar é só mudar o status	Efetivar cria o lançamento a receber na Tesouraria e o faturamento na fila do Fiscal, e pode registrar a baixa no mesmo ato
Efetivar emite a nota	Não emite. A venda coloca o faturamento na fila, e quem emite é o app Fiscal
Dá para desfazer qualquer efetivação	Só enquanto não houver baixa registrada nem nota emitida. Depois disso o caminho é outro, e é proposital
A estimativa de retenções é o valor final	É estimativa, para a proposta não sair com um líquido irreal. O número definitivo sai na emissão
O contrato cobra sozinho	O contrato gera a venda do ciclo. A cobrança continua sendo o lançamento na Tesouraria
Preciso do app Vendas para orçar a partir de uma oportunidade	Não precisa. O orçamento ligado à oportunidade é operado de dentro do próprio CRM
A venda é da organização	É da empresa selecionada, porque é o CNPJ dela que emite a nota
A lista de Vendas mostra tudo	Ela abre no mês corrente e sem as canceladas. Troque o período ao lado da busca, ou escolha Todas as situações em Filtros. Orçamentos abre nos abertos, e Contratos nos rascunhos e ativos
Dá para importar qualquer venda do sistema anterior	A planilha traz só vendas em aberto, com um item por linha e sem desconto. Cliente, produto, serviço e depósito precisam já existir. A venda entra em aberto, e a efetivação continua sendo feita no Vendas
Importar a mesma planilha duas vezes duplica as vendas	Não duplica quando a planilha traz o número do pedido de origem: a venda com o mesmo número nesta empresa é ignorada. Sem esse número, ela entra de novo
Corrigir o código do serviço depois de efetivar exige desfazer a venda	Não exige. Salvar o serviço atualiza os faturamentos de NFS-e daquele serviço que ainda não viraram nota. Nota emitida, cancelada ou em emissão fica como está

Próximo passo

Se a venda nasce de uma negociação, o começo da história está no CRM, onde o orçamento pode ser criado já ligado à oportunidade. Se o que você quer é acompanhar o dinheiro depois da efetivação, siga para títulos, parcelas e baixas.