Fiscal: emitir a nota e responder pelas que chegam

O app Fiscal tem dois lados. Na saída, o faturamento que a venda deixou na fila vira NFS-e ou NF-e, com a tributação preenchida pelas regras que você escreveu uma vez. Na entrada, as notas de entrada que a SEFAZ distribuiu para o CNPJ aparecem para a empresa se manifestar. Tudo acontece dentro de uma empresa habilitada, com certificado próprio.

O que é e quando usar

Use o Fiscal para	Não use o Fiscal para
Emitir a nota de serviço ou de produto a partir do faturamento gerado pela venda	Montar a proposta e fechar a venda: isso é o app Vendas
Escrever uma vez a tributação que vale para muitos casos	Lançar a compra da nota que chegou: isso é o app Compras
Cancelar ou substituir uma nota já autorizada	Fazer a apuração contábil mensal: este guia cobre a rotina fiscal do cliente
Responder à SEFAZ o que a empresa reconhece nas notas recebidas	Guardar o contas a pagar e a receber: isso é a Tesouraria

O que o Fiscal entrega hoje:

Trabalho	O que dá para fazer
Habilitar a empresa	Dados do emissor, inscrições, certificado A1, acesso da prefeitura, série e próximo número do RPS e o modo de emissão
Definir a tributação	Regras por tipo de documento, natureza da operação e retenção, com ordem e prioridade. No faturamento, Aplicar regra de tributação avisa qual regra valeu
Acompanhar a fila	Faturamento, que abre no que falta faturar, com a faixa de números A faturar, Emitidas em 30 dias e Com erro. Clicar num número filtra a lista pelo que ele conta
Emitir	NFS-e e NF-e, uma a uma ou em lote, com envio da nota por e-mail ao tomador
Encontrar o código certo	Consulta de código de serviço, nacional e municipal, com a configuração por município
Corrigir	Cancelamento e substituição da nota autorizada
Receber	Notas de entrada da empresa, uma linha por nota, com a mesma manifestação que o Compras usa e a coluna Situação do manifesto
Consultar o que saiu	Notas de saída, com as notas emitidas pela empresa
Ajustar o texto do envio	Atalho para os Modelos de e-mail, que ficam no app E-mail e valem para toda a organização

Conceitos e acesso

Termo	O que é	Onde aparece
Faturamento	O pedido de emissão, antes de virar nota. É ele que a venda deixa na fila	Item Faturamento
Emissor	A empresa habilitada a emitir, com os dados que a prefeitura conhece	Item Configurações, aba Configurações
Padrão da nota	O layout que a empresa emite, como NFS-e Nacional	Resumo de Emissão, nas Configurações
Habilitação	O estado da empresa perante o provedor: Habilitada, Desincronizado ou Não habilitada	Alto da coluna da direita, nas Configurações
Regra de tributação	O conjunto de condições que preenche a tributação sozinho	Item Regras de tributação
Prioridade	O que decide qual regra vale quando mais de uma casa	Coluna Prioridade, nas regras
RPS	A numeração própria da empresa, com série e próximo número	Configurações, em Dados municipais
Nota de entrada	O documento que a SEFAZ distribuiu para o CNPJ da empresa	Item Notas de entrada
Situação do manifesto	O que a empresa já respondeu sobre a nota: Aguardando manifesto, Ciência registrada, Confirmada, Não reconhecida, Não realizada ou Fora do prazo. Completa é a nota que já chegou com o XML inteiro	Coluna Situação do manifesto, em Notas de entrada

Acesso. O Fiscal separa em permissões distintas quase tudo o que se faz nele: ler faturamento e escrever faturamento, emitir e cancelar nota, ler e administrar regras, ler e administrar parâmetros, administrar credenciais, e do lado da entrada capturar, vincular e manifestar documento. Quem não tem cada permissão não vê o item correspondente.

O Fiscal opera por empresa, e a habilitação é por CNPJ: cada empresa tem o próprio certificado, a própria numeração e o próprio acesso à prefeitura.

Primeiro uso: comece pelo CNPJ

O primeiro uso tem quatro partes: o CNPJ, o emissor com as credenciais, a primeira regra de tributação e o primeiro faturamento.

1. Abra Configurações e fique na aba de mesmo nome. Ela guarda os dados do emissor e começa pela Identificação, com o CNPJ.
2. Leia o selo. No alto da coluna da direita fica a habilitação. Enquanto o CNPJ estiver vazio, a empresa aparece como Não habilitada e a Habilitação diz isso: preencha o CNPJ da empresa para habilitar a emissão de notas.
3. Preencha o CNPJ. É o campo que destrava a habilitação.
4. Clique em Salvar, no alto do formulário. A Habilitação passa a pedir o resto: com as configurações da empresa completas e salvas, a habilitação é feita automaticamente.

Primeiro uso: emissor, numeração e credenciais

1. Complete o emissor. Na aba Configurações, razão social e inscrições ficam na Identificação. Endereço e município da prestação ficam logo abaixo, em Localização e Dados municipais.
2. Acerte a numeração. Em Dados municipais, Série do RPS e Próximo número do RPS precisam continuar de onde a empresa parou, senão a prefeitura recusa. Depois, clique em Salvar.
3. Suba as credenciais. Clique em Mais, ao lado da aba, e escolha Credenciais. Em Nova credencial, escolha o Tipo: Certificado A1 (.pfx) para o certificado ou Acesso da prefeitura para o usuário e a senha da prefeitura. Preencha e clique em Salvar credencial.
4. Confira o Acompanhamento. Em Mais, Acompanhamento mostra cada envio ao provedor e o que o provedor respondeu. A trilha começa no primeiro salvamento da configuração.

A empresa fica Habilitada quando os dados estão salvos, o certificado foi enviado e o acesso à prefeitura está configurado. Se um dado do cadastro não bate com o que o provedor tem, o selo mostra Desincronizado.

Primeiro uso: a primeira regra de tributação

Comece pelo caso mais comum da empresa.

1. Abra Regras de tributação. A lista já traz regras de exemplo, desligadas.
2. Clique em Nova regra, no alto, à direita.
3. Dê um nome e escolha o documento. Em Tipo de documento, NFS-e de serviço para a nota de serviço ou NF-e de produto para a de produto.
4. Preencha natureza e prioridade. Natureza da operação e Prioridade (a maior vence): quando mais de uma regra casa com o caso, vence a de maior prioridade.
5. Preencha a tributação. Em cada imposto, como o ISS, informe a alíquota. Ligue Reter quando quem recolhe é o tomador.
6. Clique em Salvar, no alto. A regra entra na lista, ativa, com a prioridade que você deu.

Primeiro uso: emita o primeiro faturamento

1. Clique em A faturar. Em Faturamento, o número A faturar, no alto, filtra a lista pelo que ainda falta virar nota.
2. Abra o faturamento.
3. Aplique a regra. Clique em Aplicar regra de tributação. O Hub preenche os impostos e avisa qual regra valeu, para você conferir antes de emitir. Se nenhuma regra casa, ele avisa que nenhuma regra de tributação se aplica ao faturamento.
4. Salve e emita. Clique em Salvar e depois em Emitir.
5. Acompanhe até Autorizada. Em Notas fiscais, a nota passa por Processando autorização até ficar Autorizada.

Checklist do primeiro uso

A empresa marcada como Habilitada, uma regra de tributação salva, um faturamento em Pronto para emitir e uma nota Autorizada com o arquivo disponível.

Como saber que deu certo

O faturamento e a nota têm situações próprias, e é normal confundir as duas.

Onde	Situações
Faturamento	Pendente, Pronto para emitir, Emitido e Cancelado
Nota	Aguardando envio, Processando autorização, Autorizada, Processando cancelamento, Cancelada, Substituída e Erro

O faturamento em Emitido com a nota em Autorizada é o fim feliz. Erro traz a mensagem que o provedor devolveu, e é por ela que se descobre o que corrigir. Na lista de Faturamento, a coluna Situação mostra o estado da nota quando ela existe, e o do faturamento quando ainda não existe. O número Com erro, no topo, leva direto aos que precisam de correção. Abra o faturamento e vá em Notas fiscais: a mensagem do provedor fica logo abaixo da situação Erro.

Limites e erros comuns

Expectativa	Realidade hoje
Efetivar a venda já emite a nota	Não emite. A venda cria o faturamento, e a emissão é um ato do Fiscal
Basta subir o certificado para emitir	O certificado é uma parte. A empresa precisa dos dados do emissor, do acesso da prefeitura e da numeração do RPS batendo com a realidade
Uma regra de tributação resolve tudo	Quando mais de uma regra casa com o caso, quem decide é a prioridade. É por isso que, ao aplicar a regra no faturamento, o Hub avisa qual regra valeu
O que a regra preencheu não pode ser mexido	Na NF-e cada linha carrega a própria tributação, e o que você edita à mão sobrevive a uma reaplicação da regra
Nota autorizada pode ser apagada	Não pode. O caminho é cancelar ou substituir, e cada um deixa o próprio rastro
A numeração é do Hub	A numeração é da empresa. O Hub continua a série que já existia, e um número fora de ordem é recusado pela prefeitura
Corrigi o código do serviço, mas o faturamento já estava na fila	Salvar o serviço atualiza os faturamentos de NFS-e daquele serviço que ainda não viraram nota, com o código da LC 116, o código de tributação municipal, o CNAE, o NBS e a imunidade, e a regra de tributação é aplicada de novo. Não é preciso desfazer a venda. Faturamento com nota emitida, cancelada ou em emissão fica como está
A lista de Faturamento mostra tudo	Ela abre no que ainda falta faturar. Os emitidos e os cancelados ficam no filtro de situação, e Emitidas em 30 dias, no topo, leva a eles
As notas de entrada aqui são as mesmas do Compras	São o mesmo conjunto visto de dois lugares, uma linha por nota nos dois. Aqui a pergunta é fiscal, lá é o lançamento da compra
A nota com o XML completo ainda precisa de manifestação	Não precisa. A SEFAZ só libera o XML inteiro depois de uma manifestação, feita no Hub ou em outro lugar, e por isso a nota aparece como Completa e sai da conta de Aguardando manifesto
Todas as empresas da organização emitem	Só as habilitadas. A habilitação é feita por CNPJ, uma de cada vez

Próximo passo

A nota quase nunca começa aqui. Se o que você quer é entender de onde vem o faturamento que aparece na fila, o caminho é Vendas, onde a efetivação da venda cria o pedido de emissão.