Operar o caixa no turno: abrir, vender e fechar

Este é o roteiro de quem atende no balcão, do começo ao fim do turno. Você abre um caixa no seu nome contando o dinheiro da gaveta, registra cada venda com a forma de pagamento certa e fecha o turno contando de novo. Seguir a ordem evita os dois problemas mais comuns do balcão: venda que não aparece no fechamento e diferença de caixa que ninguém sabe explicar.

Antes de começar

• Seu usuário precisa ter acesso ao PDV. Quem só atende costuma ter o papel Atendente, que vende e opera o próprio caixa. O papel Gerente também vê o painel e os turnos de todo mundo.
• O caixa precisa estar criado e configurado pelo gerente, com a conta de cada forma de pagamento e a categoria de receita. Sem isso, a tela Caixas mostra “Nenhum caixa disponível”.
• Cada pessoa vende no caixa que ela mesma abriu. Se duas pessoas atendem ao mesmo tempo, são dois caixas, um para cada uma.
• Os produtos precisam estar no catálogo, com preço. Produto com controle de estoque e sem saldo não fecha a venda.

Abra o caixa no início do turno

1. No PDV, clique em Caixas.
2. Escolha um caixa com status Fechado e clique nele. Um caixa com a etiqueta Outro operador está em uso por outra pessoa e não pode ser usado por você.
3. Na janela Abrir caixa, confira o campo Troco: é o dinheiro que está na gaveta agora. O valor vem preenchido com o saldo que o sistema espera. Conte as notas e as moedas e corrija o valor se ele não bater. Se o caixa tiver mais de uma conta de dinheiro, a janela pede uma de cada vez (Conta 1 de 2). Clique em Avançar.
4. Em Observações, anote o que for útil para quem fecha (por exemplo, “faltou moeda de 1 real”). É opcional.
5. Clique em Abrir caixa. O PDV confirma com “Caixa aberto.” e leva você direto para a tela de venda.

A contagem de abertura é a base da conferência do fechamento. Se você digitar o valor de sempre sem contar, a diferença do fim do dia perde o sentido.

Registre uma venda

1. Em Vender, procure o produto pelo nome ou pelo SKU no campo Buscar produto ou SKU, ou filtre pela categoria logo abaixo. A busca não lê código de barras.
2. Clique no produto para colocar no Carrinho. Cada clique soma uma unidade. Para diminuir, use o botão − na linha do carrinho. Quando a quantidade chega a zero, o item sai do carrinho.
3. Confira o total e clique em Ir para pagamento.

4. No painel Cobrar venda, se você tiver mais de um caixa aberto, escolha em qual cobrar. Com um caixa só, ele já vem escolhido.
5. Em Cliente, clique em Adicionar cliente se a pessoa quiser se identificar ou pedir nota. Se não, siga sem cliente: a venda fica registrada como de cliente balcão. Clique em Avançar.

Cobre a venda

1. Clique em Adicionar pagamento e escolha a forma: Dinheiro, Cartão de crédito ou Pix.
2. Escolha a conta em que o pagamento entra. Normalmente o gerente já deixou uma conta por forma de pagamento, e você só confirma.
3. No cartão de crédito, escolha o número de parcelas.
4. Informe o valor:
   • em Dinheiro, digite o Valor entregue pelo cliente. Se for maior que a venda, o PDV mostra “Devolva o troco ao cliente” e o valor do Troco. Confirme em Confirmar pagamento;
   • em cartão e Pix, o valor vem limitado ao que falta receber.
5. Se o cliente pagar com mais de uma forma, clique em Adicionar pagamento de novo até o Recebido chegar ao total. Para desfazer uma forma lançada errado, use Remover na linha dela.
6. Clique em Avançar, confira o resumo (Itens, Pagamentos, Total, Recebido e Troco) e clique em Finalizar venda.

Só avance quando o Recebido for igual ao total. Se você avançar com valor faltando, a diferença fica registrada como a receber na venda, e só o gerente consegue receber depois.

Ao finalizar, abre a janela Venda registrada, com o número da venda. Clique em Recibo para imprimir ou salvar o comprovante em PDF. Entregue o comprovante ao cliente: ele é usado na conferência se houver devolução.

Registre sangria e aporte

Todo dinheiro que sai ou entra na gaveta fora de uma venda precisa ser registrado. Sem isso, a diferença aparece no fechamento e ninguém sabe de onde ela veio.

1. Em Caixas, clique no seu caixa aberto (Acessar caixa).
2. Escolha a ação:
   • Sangria, para tirar dinheiro da gaveta (por exemplo, levar o excesso para o cofre). Informe o Valor, escolha a Categoria de despesa e, se a sua empresa usar, o Centro de custo. Escreva o Motivo. O valor não pode passar do que está Disponível na gaveta;
   • Aporte, para colocar dinheiro na gaveta (por exemplo, reforço de troco). Informe o Valor e o Motivo.
3. Clique em Registrar sangria ou Registrar aporte.

O movimento aparece na hora em Movimentos de hoje, e o saldo esperado da gaveta em Contas em dinheiro já considera o que você registrou.

Desfaça uma venda registrada errado

A venda não pode ser editada nem cancelada, e o PDV não tem desconto. Se você registrou um item errado, faça a devolução e registre a venda de novo, do jeito certo.

1. Clique em Vendas e abra a venda (a lista mostra as vendas de hoje).
2. Na aba Itens, clique em Devolver itens.
3. Escolha o Motivo, confira a Data da devolução e informe a quantidade devolvida de cada item (o botão Tudo devolve o item inteiro).
4. Se quiser, escreva uma Observação.
5. Clique em Confirmar devolução. O PDV confirma com “Devolução nº … registrada”, e a mercadoria volta para o estoque.

A devolução cuida só do produto: ela não devolve o dinheiro ao cliente nem estorna o recebimento no financeiro. Se houver dinheiro a devolver, avise o gerente.

Feche o caixa no fim do turno

1. Em Caixas, clique no seu caixa aberto e depois em Fechar caixa.
2. Conte o dinheiro da gaveta e digite o total em Valor contado. Se houver mais de uma conta de dinheiro, a janela pede uma de cada vez.
3. Em Observações, explique qualquer diferença que você já saiba (por exemplo, “troco dado a mais na venda das 15h”).
4. Clique em Confirmar fechamento. O PDV confirma com “Caixa fechado”, e o caixa volta a aparecer como Fechado.

Feche o caixa antes de ir embora. Enquanto ele estiver aberto no seu nome, ninguém mais consegue usá-lo.

Como saber que deu certo

• Cada venda aparece em Vendas, com o número, o total e a forma de pagamento.
• A tela Sessões mostra o seu turno como Fechada, e a coluna Conferência diz Sem diferença ou Com diferença.
• Ao abrir o turno em Sessões, a tabela mostra, para cada conta, quanto o turno Iniciou, quanto foi Contado e a Diferença: positiva quando sobrou dinheiro e negativa quando faltou.
• O estoque dos produtos vendidos baixou, e os produtos devolvidos voltaram.

Problemas comuns

Próximo passo

Quem gerencia o balcão confere os turnos em Sessões e acompanha as vendas no Painel. O guia do PDV explica a configuração dos caixas, e o do Estoque mostra como ajustar o saldo de um produto.